怎么把做好的excel文件压缩一下

如何压缩已完成的Excel文件

压缩Excel文件的主要方法包括：使用压缩软件、减少文件内容、使用Excel内置功能。 其中，使用压缩软件是一种最简单、最直接的方法。接下来，我将详细介绍如何使用压缩软件来压缩Excel文件。

压缩文件不仅可以节省存储空间，还可以更方便地通过电子邮件或其他方式进行文件传输。下面我们将探讨几种有效的方法来压缩已完成的Excel文件。

一、使用压缩软件

1. WinRAR或7-Zip

WinRAR和7-Zip是两款常见的压缩软件，可以方便快捷地将Excel文件压缩成ZIP或RAR格式。

步骤一：下载安装软件
- 前往WinRAR或7-Zip的官方网站，下载并安装软件。
- WinRAR官方网站: WinRAR
- 7-Zip官方网站: 7-Zip
步骤二：压缩Excel文件
- 右键点击需要压缩的Excel文件。
- 选择“添加到压缩文件”或“Add to archive”（具体选项根据软件语言设置而定）。
- 在弹出的窗口中，可以选择压缩格式（如ZIP或RAR），压缩等级（如正常、最大压缩）。
- 点击“确定”或“OK”按钮，压缩过程开始，几秒钟后即可完成。

2. 使用文件管理器自带功能

在Windows操作系统中，可以直接使用文件管理器的内置功能来压缩文件。

步骤一：选择文件
- 打开文件管理器，找到需要压缩的Excel文件。
- 右键点击文件。
步骤二：添加到压缩文件
- 选择“发送到”选项。
- 在子菜单中选择“压缩（zipped）文件夹”。
- 系统会自动创建一个ZIP文件，文件名相同，位于同一目录下。

二、减少文件内容

1. 删除不必要的内容

有时Excel文件体积较大是因为其中包含了大量不必要的数据和内容。通过删除这些内容，可以显著减少文件大小。

步骤一：删除隐藏的工作表
- 检查文件中是否存在隐藏的工作表，删除不再需要的隐藏工作表。
步骤二：删除不必要的格式
- 检查并删除不必要的单元格格式，如多余的颜色填充、边框等。
步骤三：压缩图片和对象
- 如果文件中包含图片或其他对象，使用Excel自带的图片压缩功能进行压缩。
- 选择图片，点击“格式”选项卡，选择“压缩图片”。

2. 使用外部链接

如果Excel文件中包含大量数据，可以将部分数据存储在外部文件中，通过链接方式引用，从而减小文件体积。

步骤一：创建外部文件
- 将大数据集单独存储在一个Excel文件或CSV文件中。
步骤二：建立链接
- 在主文件中，通过公式或数据连接功能引用外部文件中的数据。

三、使用Excel内置功能

1. Excel文件保存选项

Excel提供了多种文件保存格式，不同格式的文件大小不同。选择合适的保存格式，可以有效减小文件体积。

步骤一：另存为
- 打开文件，点击“文件”菜单，选择“另存为”。
步骤二：选择文件格式
- 在保存对话框中，选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”格式，或者选择“Excel 97-2003工作簿（.xls）”格式。

2. 使用VBA宏

通过编写VBA宏，可以自动化地进行一些文件优化操作，比如删除空白行、压缩图片等。

步骤一：打开VBA编辑器
- 按下“Alt + F11”打开VBA编辑器。

步骤二：编写宏

在VBA编辑器中编写宏代码，执行特定的优化操作，如删除空白行：

Sub DeleteEmptyRows()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        For i = lastRow To 1 Step -1
            If Application.WorksheetFunction.CountA(ws.Rows(i)) = 0 Then
                ws.Rows(i).Delete
            End If
        Next i
    Next ws
End Sub

运行宏，完成优化操作。

四、其他优化方法

1. 使用在线压缩工具

如果不想安装软件，可以使用在线压缩工具，如Smallpdf、Compress2Go等。这些工具可以直接在浏览器中操作，方便快捷。

步骤一：访问网站
- 打开在线压缩工具网站，例如Smallpdf（https://www.smallpdf.com/cn/compress-pdf）或Compress2Go（https://www.compress2go.com/）。
步骤二：上传文件
- 点击上传按钮，选择需要压缩的Excel文件。
步骤三：下载压缩文件
- 等待压缩完成，下载压缩后的文件。

2. 优化数据结构

通过优化Excel文件中的数据结构，可以提高文件的压缩效率。例如，将宽表（包含许多列）转换为窄表（尽量减少列数，增加行数），可以更有效地进行压缩。

步骤一：分析数据
- 分析文件中的数据结构，找出可以优化的部分。
步骤二：调整结构
- 对数据进行重新排列，尽量减少列数，增加行数。

结论

压缩Excel文件的方法多种多样，使用压缩软件是最简单、直接的方法，减少文件内容和使用Excel内置功能也可以有效地减小文件体积。此外，使用在线压缩工具和优化数据结构也是不错的选择。通过合理地选择和组合这些方法，可以显著地减小Excel文件的大小，提高文件的传输和存储效率。