excel打印时怎么能显示出表格

Excel打印时怎么能显示出表格

在Excel中打印时显示出表格的关键在于设置打印区域、调整页面设置、使用页眉页脚、预览打印效果。以下将详细阐述这些步骤，以确保你在打印时能够顺利显示出表格。

一、设置打印区域

1. 选择打印区域

在Excel中，首先需要选择你想要打印的表格区域。可以通过点击并拖动鼠标来选择需要的单元格范围，或者按住“Shift”键并使用箭头键来选择区域。

2. 设置打印区域

一旦选择了所需的区域，接下来你可以通过“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮来设置打印区域。点击“打印区域”按钮，然后选择“设置打印区域”，此时所选择的区域将被标记为打印区域。

3. 清除打印区域

如果需要更改或清除打印区域，可以再次点击“打印区域”按钮，然后选择“清除打印区域”。

二、调整页面设置

1. 页面方向和纸张大小

在“页面布局”选项卡中，你可以调整页面方向（纵向或横向）以及纸张大小。通常，如果表格内容较宽，可以选择横向打印来确保所有内容都能显示在一页内。

2. 缩放比例

可以通过“缩放”选项来调整打印的比例。例如，选择“调整为一页宽”，这样可以确保表格在一页内显示完整。

3. 页边距设置

通过“页边距”按钮，可以设置页面的边距大小。通常，适当缩小页边距可以增加表格内容的显示范围。

三、使用页眉页脚

1. 添加页眉页脚

在“插入”选项卡中，可以添加页眉和页脚。页眉页脚可以包含页码、日期、文件名等信息，有助于在多页打印时进行识别和管理。

2. 自定义页眉页脚

你可以通过“页面布局”选项卡中的“页眉页脚”按钮来自定义页眉和页脚内容。点击“自定义页眉”或“自定义页脚”，然后输入所需的内容。

四、预览打印效果

1. 打印预览

在“文件”选项卡中，选择“打印”以进入打印预览界面。在这里，可以查看打印效果，并根据需要进行调整。

2. 调整和确认

在打印预览界面中，如果发现表格内容未能完全显示，可以返回页面布局进行调整，直到打印预览显示满意的效果为止。

五、打印设置的高级技巧

1. 添加网格线

在“页面布局”选项卡中，选择“打印网格线”选项，这样在打印时将显示出表格的网格线，有助于更清晰地查看表格内容。

2. 分页符设置

在“页面布局”选项卡中，可以通过“分页符”按钮来手动添加或删除分页符，从而控制表格的分页位置。通过合理设置分页符，可以避免在关键数据之间产生分页。

3. 打印标题行

在“页面布局”选项卡中，选择“打印标题”按钮，然后在“顶端标题行”中选择表头行。这样，在打印多页表格时，每页都会显示表头行，方便查看数据。

六、打印设置的常见问题和解决方法

1. 表格内容超出页面范围

如果表格内容超出页面范围，可以通过调整缩放比例或改变页面方向来解决。也可以尝试缩小表格字体大小，以适应页面尺寸。

2. 表格内容被截断

如果表格内容被截断，可以尝试调整页边距或使用缩放选项来确保内容完整显示。如果仍然不能解决问题，可以尝试将表格内容分成多个部分打印。

3. 页眉页脚显示不正确

如果页眉页脚显示不正确，可以通过自定义设置进行调整。确保页眉页脚的内容和格式符合打印要求。

4. 打印预览与实际打印效果不一致

有时候打印预览与实际打印效果可能会有差异。可以通过检查打印机设置、纸张类型和打印质量等参数来确保打印效果一致。

七、打印设置的实用技巧

1. 使用模板

可以创建或下载打印模板，根据模板设置打印区域、页面布局、页眉页脚等内容。这样在每次打印时，可以直接使用模板进行打印，节省时间。

2. 自动化打印

通过VBA（Visual Basic for Applications）编写宏，可以实现自动化打印。例如，可以编写宏来自动设置打印区域、调整页面设置、添加页眉页脚等，提高打印效率。

3. 打印多个工作表

在“文件”选项卡中，选择“打印”，然后在打印选项中选择“打印整个工作簿”。这样可以一次性打印多个工作表，减少重复操作。

4. 使用PDF打印

可以将Excel表格打印为PDF文件，确保打印效果一致。通过“文件”选项卡中的“另存为”功能，可以选择保存为PDF格式，然后进行打印。

八、总结

通过设置打印区域、调整页面设置、使用页眉页脚、预览打印效果等步骤，可以确保在Excel打印时显示出完整的表格内容。此外，通过添加网格线、设置分页符、打印标题行等高级技巧，可以进一步优化打印效果。面对常见问题时，可以通过调整缩放比例、页面方向、页边距等方法进行解决。最后，通过使用模板、自动化打印和PDF打印等实用技巧，可以提高打印效率，确保打印效果一致。希望通过这些详细的步骤和技巧，能够帮助你在Excel打印时顺利显示出表格。