excel怎么变小些

在Excel中将文件变小的方法包括：删除多余数据、压缩图片、使用有效的文件格式、清理隐藏数据。下面将详细描述删除多余数据的方法。

删除多余数据是最基本且有效的缩小Excel文件大小的方法之一。很多时候，Excel文件的大小增加是由于存在大量未使用的行、列或包含冗余数据的单元格。通过删除这些多余数据，可以显著减小文件的大小。具体操作包括清理空白行和列、删除不必要的数据表格以及去除多余的公式和格式设置。

一、删除多余数据

1、清理空白行和列

在Excel工作表中，空白行和列会占用存储空间，尤其是在大型数据集的情况下。以下是清理空白行和列的步骤：

1. 选择空白行和列：按住Ctrl键，选择所有包含空白数据的行和列。
2. 删除选中的行和列：右键点击选中的行和列，然后选择“删除”。这样可以立即释放这些行和列所占用的存储空间。

2、删除不必要的数据表格

有时Excel文件中可能包含多个数据表格，其中一些可能已经不再需要。删除这些不必要的数据表格可以显著减小文件的大小：

1. 审查所有工作表：浏览文件中的所有工作表，确定哪些表格是多余的。
2. 删除不必要的工作表：右键点击不需要的工作表标签，选择“删除”。确保在删除之前备份重要数据。

3、去除多余的公式和格式设置

公式和复杂的格式设置也会增加Excel文件的大小。以下是一些优化公式和格式设置的方法：

1. 简化公式：使用简单的公式代替复杂的嵌套公式。例如，使用SUM函数而不是多个加法运算。
2. 删除不必要的格式设置：选择整个工作表，点击“清除”按钮（位于“开始”选项卡的“编辑”组中），然后选择“清除格式”。这将删除所有不必要的格式设置。

二、压缩图片

1、压缩已有图片

图片通常是Excel文件变大的主要原因之一。压缩图片可以显著减小文件的大小。以下是压缩图片的步骤：

1. 选择图片：点击工作表中的图片。
2. 选择压缩选项：在“图片格式”选项卡中，点击“压缩图片”按钮。
3. 选择压缩设置：选择合适的分辨率和压缩选项，然后点击“确定”进行压缩。

2、使用链接图片

另一个减少文件大小的方法是使用链接图片而不是嵌入图片：

1. 插入链接图片：在“插入”选项卡中，点击“图片”按钮，然后选择“插入链接”。
2. 选择图片文件：选择图片文件，确保选中“插入链接”选项，这样图片将链接到外部文件而不是嵌入到Excel文件中。

三、使用有效的文件格式

1、保存为Excel二进制文件格式（.xlsb）

Excel提供了多种文件格式，其中Excel二进制文件格式（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式更小。以下是保存为.xlsb格式的步骤：

1. 打开保存对话框：点击“文件”菜单，选择“另存为”。
2. 选择文件类型：在“保存类型”下拉菜单中选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”。
3. 保存文件：点击“保存”按钮。

2、使用压缩文件格式（.zip）

将Excel文件压缩为.zip格式也可以显著减小文件的大小。以下是压缩文件的步骤：

1. 找到Excel文件：在文件资源管理器中找到要压缩的Excel文件。
2. 压缩文件：右键点击文件，选择“发送到”，然后选择“压缩（zipped）文件夹”。

四、清理隐藏数据

1、删除隐藏行和列

隐藏行和列中的数据仍然会占用存储空间。以下是删除隐藏行和列的步骤：

1. 显示所有隐藏行和列：按住Ctrl+Shift+9显示隐藏行，按住Ctrl+Shift+0显示隐藏列。
2. 删除显示的隐藏行和列：选择这些行和列，右键点击并选择“删除”。

2、清理命名范围

命名范围是指在Excel中为一个或多个单元格指定的名称。如果这些命名范围不再使用，它们也会增加文件的大小。以下是清理命名范围的步骤：

1. 打开名称管理器：点击“公式”选项卡，然后点击“名称管理器”。
2. 删除不必要的命名范围：在名称管理器中选择不再使用的命名范围，然后点击“删除”。

3、清理Excel缓存

Excel会缓存一些数据以加快处理速度，但这些缓存数据也会增加文件的大小。以下是清理Excel缓存的步骤：

1. 打开Excel选项：点击“文件”菜单，选择“选项”。
2. 清理缓存：在“高级”选项卡中，找到“常规”部分，然后点击“清理”。

五、使用插件和工具

1、使用第三方插件

一些第三方插件可以帮助优化Excel文件的大小。以下是一些常用的插件：

1. Kutools for Excel：提供了多种工具来优化和管理Excel文件，包括删除空白行和列、压缩图片等。
2. XLTools：提供了文件大小优化、数据管理等功能。

2、使用Excel自带工具

Excel自带的一些工具也可以帮助优化文件大小：

1. 使用“查找和替换”工具：查找并删除特定的数据或格式。
2. 使用“数据验证”工具：确保数据的一致性和正确性，从而减少冗余数据。

六、合并和拆分文件

1、合并多个文件

有时将多个Excel文件合并为一个文件可以减少总的文件大小。以下是合并文件的步骤：

1. 打开主文件：打开要作为主文件的Excel文件。
2. 插入其他文件：点击“插入”选项卡，选择“对象”，然后选择“从文件创建”，选择要插入的文件。

2、拆分大型文件

如果Excel文件过大，拆分为多个较小的文件也可以减少每个文件的大小。以下是拆分文件的步骤：

1. 复制数据：将文件中的数据复制到新的工作簿中。
2. 保存新文件：将新的工作簿保存为单独的Excel文件。

3、使用引用

在某些情况下，可以通过使用引用而不是复制数据来减少文件大小：

1. 创建新的工作簿：在新的工作簿中创建引用，指向原始数据文件。
2. 使用公式引用：使用公式引用原始数据文件中的数据，而不是直接复制数据。

七、优化数据结构

1、使用适当的数据类型

选择适当的数据类型可以减少文件的大小。例如，使用整数而不是浮点数，使用文本而不是日期时间格式。

2、减少重复数据

通过减少重复数据可以显著减小文件的大小：

1. 使用唯一值：确保数据表中只包含唯一值，删除重复数据。
2. 使用数据透视表：通过数据透视表来总结和分析数据，而不是存储冗余数据。

3、优化数据表格设计

设计良好的数据表格可以提高数据的可读性和可维护性，同时减少文件的大小：

1. 使用紧凑的数据表格：避免空白行和列，保持数据表格紧凑。
2. 使用合适的格式：使用简单的格式设置，避免复杂的样式和颜色。

通过以上方法，您可以显著减小Excel文件的大小，提高文件的加载速度和可操作性。这不仅有助于优化工作效率，还能节省存储空间。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中缩小工作表的大小？

• 问题： 我想要在Excel中缩小工作表的大小，以便能够在一页上查看更多的数据。有什么方法可以实现吗？
• 回答： 您可以通过以下几种方法来缩小Excel工作表的大小：
  • 使用缩放功能：在Excel的右下角找到缩放滑块，向左滑动来缩小工作表的大小。
  • 调整列宽和行高：选中需要调整大小的列或行，然后通过拖动边界来缩小它们的宽度或高度。
  • 隐藏不需要的列或行：选中需要隐藏的列或行，然后右键单击并选择"隐藏"选项。
  • 使用页面布局视图：在Excel的视图选项卡中选择页面布局视图，这样您可以更直观地调整工作表的大小和布局。
  • 编辑打印设置：通过调整打印设置中的页面缩放比例来缩小工作表的大小，以便在打印时能够适应一页。

2. 如何减小Excel文件的大小？

• 问题： 我的Excel文件非常大，导致保存和传输变得困难。有没有办法减小Excel文件的大小？
• 回答： 是的，您可以尝试以下方法来减小Excel文件的大小：
  • 删除不必要的工作表：如果您的Excel文件包含多个工作表，而您只需要其中一部分，可以删除不必要的工作表以减小文件大小。
  • 删除不必要的格式和样式：Excel中的格式和样式可能会增加文件的大小。您可以通过清除不必要的格式和样式来减小文件大小。
  • 压缩图片和图形：如果您的Excel文件包含许多图片和图形，可以尝试压缩它们以减小文件大小。
  • 删除隐藏的数据和公式：如果您的Excel文件中存在隐藏的数据和公式，可以删除它们以减小文件大小。
  • 使用文件压缩工具：您还可以尝试使用专门的文件压缩工具来压缩Excel文件，以减小文件大小。

3. 怎样在Excel中缩小单元格的大小？

• 问题： 我想要在Excel中缩小单元格的大小，以便能够在一个单元格内显示更多的内容。有没有办法实现这个目标？
• 回答： 是的，您可以使用以下方法在Excel中缩小单元格的大小：
  • 调整列宽和行高：选中需要调整大小的列或行，然后通过拖动边界来缩小它们的宽度或高度。
  • 缩小字体大小：选中需要缩小的单元格，然后通过在"字体"选项中选择较小的字号来缩小字体大小。
  • 文本换行：如果单元格中的内容太长而无法完全显示，您可以使用文本换行功能，使内容在多行中显示，从而减小单元格的大小。
  • 缩小边框和填充：通过减小边框和填充的粗细或颜色来减小单元格的大小。这样做可以增加可见内容的区域。
  • 使用缩放功能：在Excel的右下角找到缩放滑块，向左滑动来缩小工作表的大小，从而间接地缩小单元格的大小。