怎么把excel中的文件缩小

要缩小Excel文件的大小，可以通过以下几种方法：删除多余数据、压缩图片、移除无用的格式、减少工作表数量、使用外部链接。其中，删除多余数据是最为直接和有效的方法。很多情况下，我们的Excel文件包含了大量无用的数据和空单元格，这些无用的数据会占用大量的存储空间。通过删除这些不必要的数据和空单元格，可以显著减少文件的大小。

一、删除多余数据

在处理Excel文件时，经常会发现文件中存在大量的空单元格和无用数据。这些数据虽然看似无关紧要，但实际上会占用大量的存储空间。删除这些无用数据是缩小文件大小的最直接方法。

1.1、删除空行和空列

在Excel中，空行和空列会占用不必要的存储空间。通过删除这些空行和空列，可以显著减少文件大小。

删除空行的方法：

1. 选择整个数据区域。
2. 点击“查找和选择”按钮（通常在“开始”选项卡中）。
3. 选择“定位条件”。
4. 在弹出的对话框中选择“空值”。
5. 点击“确定”，此时所有空行将被选中。
6. 右键点击选中的行，选择“删除”。

删除空列的方法：

1. 选择整个数据区域。
2. 点击“查找和选择”按钮。
3. 选择“定位条件”。
4. 在弹出的对话框中选择“空值”。
5. 点击“确定”，此时所有空列将被选中。
6. 右键点击选中的列，选择“删除”。

1.2、删除无用数据

有时候，Excel文件中包含了大量不再需要的数据。这些数据可能是旧的计算结果、导入的测试数据等等。删除这些无用数据，可以显著减少文件大小。

删除无用数据的方法：

1. 手动选择不再需要的数据区域。
2. 右键点击选中的区域，选择“删除”。

二、压缩图片

图片是Excel文件中占用存储空间的主要因素之一。通过压缩图片，可以显著减少文件大小。

2.1、使用内置的图片压缩工具

Excel提供了内置的图片压缩工具，可以帮助用户轻松压缩图片。

使用内置图片压缩工具的方法：

1. 选中需要压缩的图片。
2. 点击“图片工具格式”选项卡。
3. 点击“压缩图片”按钮。
4. 在弹出的对话框中，选择“删除裁剪区域”。
5. 选择“屏幕（150 ppi）”或“电子邮件（96 ppi）”。
6. 点击“确定”。

2.2、使用外部图片压缩工具

如果Excel的内置压缩工具无法满足需求，可以考虑使用外部图片压缩工具，如Photoshop、TinyPNG等。这些工具可以提供更高效的图片压缩效果。

三、移除无用的格式

Excel文件中的格式（如字体颜色、单元格边框、填充颜色等）虽然看似简单，但实际上会占用大量的存储空间。通过移除这些无用的格式，可以显著减少文件大小。

3.1、移除无用的单元格格式

在Excel中，很多格式是无用的，特别是在处理大量数据时。

移除无用单元格格式的方法：

1. 选择整个数据区域。
2. 点击“开始”选项卡中的“清除”按钮。
3. 选择“清除格式”。

3.2、使用条件格式替代静态格式

在一些情况下，静态的单元格格式（如手动设置的字体颜色、填充颜色等）可以被条件格式替代。条件格式不仅可以动态显示数据，还能减少文件大小。

使用条件格式的方法：

1. 选择需要应用条件格式的数据区域。
2. 点击“开始”选项卡中的“条件格式”按钮。
3. 选择需要的条件格式规则。

四、减少工作表数量

每个工作表都会占用一定的存储空间，特别是包含大量数据的工作表。通过减少工作表数量，可以显著减少文件大小。

4.1、合并相似的工作表

如果文件中包含多个相似的工作表，可以考虑将这些工作表合并为一个。这样不仅可以减少文件大小，还能提高工作效率。

合并相似工作表的方法：

1. 新建一个工作表，用于存放合并后的数据。
2. 复制相似工作表中的数据，粘贴到新工作表中。
3. 删除原有的相似工作表。

4.2、移除不再需要的工作表

有时候，Excel文件中包含了不再需要的工作表。通过删除这些工作表，可以显著减少文件大小。

移除工作表的方法：

1. 右键点击不再需要的工作表标签。
2. 选择“删除”。

五、使用外部链接

在一些情况下，Excel文件中的数据可以存储在外部文件中，通过链接的方式引用这些数据。这样可以显著减少Excel文件的大小。

5.1、创建外部链接

通过创建外部链接，可以将数据存储在其他文件中，而不是直接存储在Excel文件中。

创建外部链接的方法：

1. 将数据存储在另一个Excel文件中。
2. 在需要引用数据的单元格中输入“=”，然后选择外部文件中的数据单元格。
3. 按回车键确认。

5.2、使用Power Query

Power Query是Excel中的一个强大工具，可以帮助用户从外部文件中导入和处理数据。通过使用Power Query，可以减少Excel文件的大小，同时提高数据处理效率。

使用Power Query的方法：

1. 点击“数据”选项卡中的“获取数据”按钮。
2. 选择“自文件”中的“从Excel工作簿”。
3. 选择外部文件，并导入所需的数据。
4. 使用Power Query编辑和处理数据。

六、其他优化方法

除了上述方法之外，还有一些其他的优化方法可以帮助缩小Excel文件的大小。

6.1、禁用自动计算

在处理大型Excel文件时，自动计算功能会占用大量的系统资源。通过禁用自动计算，可以提高Excel的性能，同时减少文件的大小。

禁用自动计算的方法：

1. 点击“公式”选项卡中的“计算选项”按钮。
2. 选择“手动”。

6.2、使用数据透视表

数据透视表是Excel中的一个强大工具，可以帮助用户快速汇总和分析数据。通过使用数据透视表，可以减少数据的存储空间，同时提高数据处理效率。

使用数据透视表的方法：

1. 选择需要汇总的数据区域。
2. 点击“插入”选项卡中的“数据透视表”按钮。
3. 在弹出的对话框中选择数据源和目标位置。
4. 点击“确定”，并根据需要设置数据透视表。

6.3、优化公式和函数

复杂的公式和函数会占用大量的存储空间。通过优化公式和函数，可以减少文件的大小，同时提高Excel的性能。

优化公式和函数的方法：

1. 使用简单的公式替代复杂的公式。
2. 避免使用过多的数组公式。
3. 使用内置函数替代自定义函数。

七、总结

通过以上几种方法，可以有效地缩小Excel文件的大小，提高文件的加载和处理速度。在实际操作中，可以根据具体情况选择合适的方法进行优化。无论是删除多余数据、压缩图片、移除无用格式，还是减少工作表数量、使用外部链接，都是非常有效的优化手段。希望本文能够帮助您更好地管理和优化Excel文件，提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中缩小文件大小？
在Excel中缩小文件大小有几种方法。首先，可以尝试删除不必要的数据、空行和空列，以减少文件的大小。其次，可以将工作表中的图表和图像转换为静态图像，以减少文件的体积。此外，还可以考虑将文件保存为二进制格式（如.xlsb），而不是常见的.xlsx格式，因为二进制格式通常会减少文件大小。最后，可以尝试使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）对Excel文件进行压缩，以进一步减小文件大小。

2. Excel文件为什么会变得很大？
Excel文件变得很大可能是因为其中包含了大量的数据、图表、图像或公式。此外，如果文件中存在复杂的计算或链接到其他工作簿或外部数据源，也可能导致文件变得很大。此外，使用特定的格式（如.xlsx）保存文件可能会增加文件的体积。

3. 如何优化Excel文件以减小文件大小？
要优化Excel文件以减小文件大小，可以尝试以下几种方法。首先，删除不必要的数据、空行和空列，以减少文件的大小。其次，将工作表中的图表和图像转换为静态图像，以减少文件的体积。此外，可以考虑将文件保存为二进制格式（如.xlsb），而不是常见的.xlsx格式，因为二进制格式通常会减少文件大小。最后，可以尝试使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）对Excel文件进行压缩，以进一步减小文件大小。