excel超大文件怎么变成正常文件夹

将Excel超大文件变成正常文件夹的主要方法有：压缩文件、拆分数据、优化公式和格式、使用外部链接、清理无用数据。 其中，压缩文件是最简单有效的方法之一，通过将Excel文件压缩成.zip或.rar格式，可以显著减少文件大小，同时便于传输和存储。接下来，我们将详细介绍这些方法及其具体操作步骤。

一、压缩文件

压缩文件是减少Excel文件大小的直接方法之一。通过压缩，文件的体积会显著减小，从而更容易传输和存储。

1. 使用压缩软件

可以使用WinRAR、7-Zip等压缩软件来压缩Excel文件。具体步骤如下：

打开压缩软件，选择需要压缩的Excel文件。
选择“添加到压缩文件”选项，设置压缩级别为“最佳”。
保存压缩文件，通常会生成.zip或.rar文件。

2. Windows自带压缩功能

Windows操作系统自带压缩功能，使用方法如下：

右键点击需要压缩的Excel文件，选择“发送到”->“压缩(zipped)文件夹”。
系统会自动生成一个压缩后的.zip文件。

二、拆分数据

如果Excel文件过大，可能是因为包含了大量数据。可以将数据拆分到多个文件中，以减小单个文件的大小。

1. 按工作表拆分

如果一个Excel文件包含多个工作表，可以将每个工作表保存为单独的文件：

打开Excel文件，选择要拆分的工作表。
使用“另存为”功能，将工作表保存为一个新的Excel文件。
重复上述步骤，直至所有工作表都拆分完毕。

2. 按数据范围拆分

如果一个工作表包含大量数据，可以将数据按范围拆分到多个文件中：

打开Excel文件，选择需要拆分的数据范围。
复制数据范围，粘贴到一个新的Excel文件中。
使用“另存为”功能，将新文件保存。
重复上述步骤，直至所有数据都拆分完毕。

三、优化公式和格式

复杂的公式和格式可能会导致Excel文件变大，通过优化公式和格式，可以有效减小文件大小。

1. 优化公式

使用数组公式、减少嵌套公式、避免使用过多的自定义函数，都是优化公式的方法：

使用数组公式：数组公式可以一次性计算多个值，减少公式数量，从而减小文件大小。
减少嵌套公式：过多的嵌套公式会增加计算复杂度，导致文件变大。尽量简化公式结构。
避免使用自定义函数：自定义函数可能会增加文件复杂度，尽量使用内置函数替代。

2. 优化格式

通过简化格式、减少使用条件格式、去除多余的样式，可以减小文件大小：

简化格式：避免使用过多的字体、颜色、边框等格式，保持格式简洁。
减少条件格式：条件格式会增加计算复杂度，尽量减少使用。
去除多余样式：使用“清除格式”功能，去除不必要的样式。

四、使用外部链接

通过将数据存储在外部文件中，并在Excel文件中使用链接，可以有效减小文件大小。

1. 创建外部数据源

将数据存储在一个独立的Excel文件或数据库中，作为外部数据源：

创建一个新的Excel文件，存储需要链接的数据。
保存外部数据源文件。

2. 在Excel中使用链接

在Excel文件中使用链接来引用外部数据源：

打开Excel文件，选择需要引用数据的单元格。
使用“数据”选项卡中的“从其他来源”功能，选择外部数据源文件。
设置链接选项，将外部数据导入到Excel文件中。

五、清理无用数据

删除无用的数据、隐藏的行列、以及其他多余内容，可以有效减小文件大小。

1. 删除无用数据

检查Excel文件，删除无用的数据和内容：

打开Excel文件，选择包含无用数据的工作表。
删除无用的数据行和列。
保存文件。

2. 清理隐藏的行列

检查Excel文件，清理隐藏的行列和内容：

打开Excel文件，选择包含隐藏行列的工作表。
使用“取消隐藏”功能，显示所有隐藏的行列。
删除隐藏的行列和内容。
保存文件。

3. 清理多余内容

检查Excel文件，清理多余的内容和对象：

打开Excel文件，选择包含多余内容的工作表。
删除多余的图片、图表、形状等对象。
保存文件。

通过上述方法，可以将Excel超大文件变成正常文件夹，减小文件大小，提高文件的传输和存储效率。每种方法都有其适用的场景，可以根据具体情况选择合适的方法进行操作。