excel输入时 怎么出现已有的数据库

在Excel中输入时如何出现已有的数据库：使用数据验证、使用VLOOKUP函数、使用Power Query、使用Microsoft Query。 其中，使用数据验证是一种简单且常用的方法。通过数据验证，可以在单元格输入时自动出现下拉列表，用户可以从中选择已有的数据，从而提高输入的效率和准确性。以下将详细介绍如何通过数据验证实现这一功能。

一、使用数据验证

1、设置数据验证

数据验证是Excel中的一个功能，允许你为单元格指定输入规则。通过数据验证，你可以创建一个下拉列表，让用户从预定义的数据集中进行选择。

1. 准备数据源：首先，你需要有一个数据源，这个数据源可以在同一个工作表中，也可以在其他工作表中。例如，我们在Sheet2中有一列数据，A列为客户名称。
2. 选择输入单元格：回到需要输入数据的工作表，例如Sheet1，选择你想要应用数据验证的单元格范围。
3. 打开数据验证对话框：在Excel的功能区中，选择“数据”选项卡，然后点击“数据验证”按钮。
4. 配置数据验证：在弹出的数据验证对话框中，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉列表中选择“序列”。然后，在“来源”框中输入你的数据源范围，例如=Sheet2!$A$1:$A$10。
5. 完成设置：点击“确定”按钮，数据验证设置完成。现在，当你选择这些单元格时，会出现一个下拉列表，用户可以从中选择数据。

2、优化数据验证

为了提高用户体验和数据输入的准确性，可以进一步优化数据验证。

1. 动态数据范围：如果你的数据源会经常增加或减少，建议使用动态命名范围。你可以通过公式定义一个动态命名范围，例如=OFFSET(Sheet2!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet2!$A:$A), 1)。
2. 错误警告：在数据验证对话框中，可以设置“输入信息”和“错误警告”选项卡，提供输入提示和错误提示信息。
3. 多列数据验证：如果你需要从多个列中选择数据，可以使用组合框控件或VBA代码来实现。

二、使用VLOOKUP函数

1、理解VLOOKUP函数

VLOOKUP函数是Excel中最常用的查找函数之一，它可以在一个表格或区域中按行查找数据。其基本语法为=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])。

2、使用VLOOKUP查找数据

1. 准备数据源：在Sheet2中准备一个数据表，例如A列为客户ID，B列为客户名称。
2. 输入查找值：在Sheet1中选择一个单元格输入客户ID，例如A1。
3. 设置VLOOKUP公式：在B1单元格输入公式=VLOOKUP(A1, Sheet2!$A$1:$B$10, 2, FALSE)，这个公式会根据A1单元格中的客户ID查找并返回对应的客户名称。
4. 复制公式：如果需要查找多个数据，可以将这个公式复制到其他单元格。

3、处理常见问题

1. 找不到匹配数据：确保查找值在数据源中存在，并且数据源的格式一致。
2. 范围查找错误：确保VLOOKUP函数中的范围是绝对引用，例如$A$1:$B$10。
3. 性能问题：对于大数据量的查找，可以考虑使用INDEX和MATCH函数组合，或者使用Excel的高级筛选功能。

三、使用Power Query

1、了解Power Query

Power Query是Excel中的一项强大功能，允许你从各种数据源导入和转换数据。通过Power Query，你可以连接到数据库、Web页面、文件等，并对数据进行清洗和转换。

2、导入数据

1. 打开Power Query编辑器：在Excel的功能区中，选择“数据”选项卡，然后点击“获取数据”按钮，从各种数据源中选择你的数据源。
2. 连接到数据源：例如，从SQL Server数据库导入数据，输入服务器名称和数据库名称，选择需要的表。
3. 加载数据：在Power Query编辑器中，可以对数据进行清洗和转换操作，例如删除多余的列、过滤数据等。完成后，点击“关闭并加载”按钮，将数据加载到Excel工作表中。

3、使用导入的数据

导入的数据会作为一个独立的表格加载到Excel中，你可以使用这些数据作为数据验证的来源，或者使用VLOOKUP函数进行查找。

四、使用Microsoft Query

1、了解Microsoft Query

Microsoft Query是Excel中的一个工具，允许你从外部数据库中提取数据并将其导入Excel。通过Microsoft Query，你可以编写SQL查询语句，从数据库中获取所需的数据。

2、创建查询

1. 打开Microsoft Query：在Excel的功能区中，选择“数据”选项卡，然后点击“从其他来源”按钮，选择“从Microsoft Query”。
2. 选择数据源：选择一个预定义的数据源，或者创建一个新的数据源，例如SQL Server。
3. 编写SQL查询：在Microsoft Query界面中，编写SQL查询语句，例如SELECT CustomerID, CustomerName FROM Customers。
4. 导入数据：完成查询后，点击“返回Excel”按钮，将数据导入到Excel工作表中。

3、使用导入的数据

导入的数据会作为一个独立的表格加载到Excel中，你可以使用这些数据作为数据验证的来源，或者使用VLOOKUP函数进行查找。

通过以上方法，你可以在Excel中输入时，自动出现已有的数据库数据，极大地提高了数据输入的效率和准确性。每种方法都有其独特的优势和适用场景，你可以根据实际需求选择合适的方法。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中导入已有的数据库？

• 首先，确保已有的数据库处于可访问状态，比如数据库服务器已打开并且网络连接正常。
• 打开Excel并选择要导入数据的工作表。
• 在Excel的菜单栏中，选择“数据”选项卡。
• 在“获取外部数据”部分，选择“从其他源”。
• 在弹出的对话框中，选择“从数据库”选项，并点击“下一步”。
• 选择数据库类型，如SQL Server、MySQL等，并点击“下一步”。
• 输入数据库服务器的名称、用户名和密码等连接信息，并点击“下一步”。
• 选择要导入的数据库和表，并点击“下一步”。
• 在“导入数据”对话框中，选择适当的选项，如导入方式和数据源筛选等，并点击“完成”。
• Excel将会尝试连接并导入数据库中的数据。导入完成后，你可以选择将数据放置在现有工作表中或新建一个工作表来放置数据。

2. 我如何将现有的数据库数据导入到Excel中？

• 首先，打开Excel并选择要导入数据的工作表。
• 在Excel的菜单栏中，选择“数据”选项卡。
• 在“获取外部数据”部分，选择“从其他源”。
• 在弹出的对话框中，选择“从数据库”选项，并点击“下一步”。
• 选择数据库类型，如SQL Server、MySQL等，并点击“下一步”。
• 输入数据库服务器的名称、用户名和密码等连接信息，并点击“下一步”。
• 选择要导入的数据库和表，并点击“下一步”。
• 在“导入数据”对话框中，选择适当的选项，如导入方式和数据源筛选等，并点击“完成”。
• Excel将会尝试连接并导入数据库中的数据。导入完成后，你可以选择将数据放置在现有工作表中或新建一个工作表来放置数据。

3. 如何将已有的数据库中的特定数据导入到Excel中？

• 首先，打开Excel并选择要导入数据的工作表。
• 在Excel的菜单栏中，选择“数据”选项卡。
• 在“获取外部数据”部分，选择“从其他源”。
• 在弹出的对话框中，选择“从数据库”选项，并点击“下一步”。
• 选择数据库类型，如SQL Server、MySQL等，并点击“下一步”。
• 输入数据库服务器的名称、用户名和密码等连接信息，并点击“下一步”。
• 选择要导入的数据库和表，并点击“下一步”。
• 在“导入数据”对话框中，选择适当的选项，如导入方式和数据源筛选等，并点击“完成”。
• 在“导入数据”对话框中，选择“属性”选项卡，并设置筛选条件来过滤要导入的数据。
• Excel将会尝试连接并导入符合筛选条件的数据库数据。导入完成后，你可以选择将数据放置在现有工作表中或新建一个工作表来放置数据。