怎么把excel表格的存变小了

要减小Excel表格的文件大小，可以采取以下方法：移除未使用的数据和格式、压缩图像、删除不必要的公式、使用适当的数据格式、清理缓存和临时文件。其中，移除未使用的数据和格式是最关键的一步，因为这些内容通常会在不知不觉中占用大量的文件空间。

在Excel文件中，未使用的行和列、过多的格式设置、以及空白单元格会显著增加文件大小。通过删除这些不必要的元素，可以有效地减小文件体积。具体操作包括选择不需要的行或列，右键选择“删除”，或使用“清除格式”功能来移除多余的格式设置。

一、移除未使用的数据和格式

在Excel文件中，未使用的数据和格式会显著增加文件大小。以下是详细的步骤和方法：

1、删除未使用的行和列

许多Excel文件中包含未使用的行和列，这些内容会占用不必要的文件空间。以下是删除未使用行和列的具体步骤：

步骤一：选择未使用的行或列

首先，选择包含数据的最后一行或列，然后按Ctrl+Shift+下箭头（或右箭头）以选择所有后续的空行或列。

步骤二：右键选择“删除”

在选择了所有未使用的行或列后，右键点击选择“删除”选项。这样可以确保这些空行和列从文件中彻底移除。

2、清除不必要的格式设置

过多的格式设置（如颜色填充、边框、字体样式等）会增加文件大小。以下是清除不必要格式设置的具体步骤：

步骤一：选择数据区域

选择需要清除格式的单元格区域。

步骤二：使用“清除格式”功能

在“开始”选项卡中，找到“清除”按钮，然后选择“清除格式”。这样可以移除所有不必要的格式，只保留数据内容。

二、压缩图像

Excel文件中的图像通常占用大量空间。压缩图像是一个有效的减少文件大小的方法。以下是详细步骤：

1、选择图像

首先，选择需要压缩的图像。

2、使用“压缩图片”功能

在“图片工具”选项卡中，选择“格式”选项卡，然后点击“压缩图片”。在弹出的对话框中，可以选择不同的分辨率以减小图像大小。

三、删除不必要的公式

复杂的公式和计算会增加文件大小，以下是如何删除不必要的公式：

1、识别不必要的公式

首先，识别哪些公式是重复或不必要的。

2、使用“复制”和“粘贴值”功能

选择包含公式的单元格，复制它们，然后右键选择“粘贴值”。这样可以将公式转换为静态值，从而减少文件大小。

四、使用适当的数据格式

数据格式的选择也会影响文件大小，以下是如何选择适当的数据格式：

1、选择适当的数据类型

确保每个单元格使用最适合的数据类型。例如，日期应该用日期格式，数值应该用数值格式。

2、避免使用过多的小数位

如果不需要精确到多位小数，可以减少小数位数。例如，将小数位数减少到2位或3位。

五、清理缓存和临时文件

Excel会生成一些临时文件和缓存，这些内容也会增加文件大小。以下是清理缓存和临时文件的方法：

1、使用“清理工作簿”功能

在“文件”选项卡中，选择“检查工作簿”，然后选择“清理工作簿”。这可以移除不必要的缓存和临时文件。

2、定期保存和关闭文件

定期保存和关闭文件可以帮助清理缓存和临时文件，从而减少文件大小。

六、分割大型文件

如果文件过大，可以考虑将其分割为多个较小的文件。以下是详细步骤：

1、识别文件的逻辑部分

首先，识别文件中不同的逻辑部分，例如不同的工作表或章节。

2、将逻辑部分移到新文件

将每个逻辑部分复制并粘贴到一个新的Excel文件中。这样可以有效地分割大型文件，从而减小每个文件的大小。

七、使用压缩工具

除了在Excel内部进行优化，还可以使用压缩工具来进一步减小文件大小。以下是详细步骤：

1、选择压缩工具

选择一个压缩工具，如WinRAR或7-Zip。

2、压缩文件

将Excel文件添加到压缩工具中，然后选择“压缩”选项。可以选择不同的压缩级别以达到最佳效果。

八、定期审查和更新文件

定期审查和更新文件可以确保文件大小保持在一个合理的范围内。以下是详细步骤：

1、定期检查文件内容

定期检查文件内容，确保没有冗余数据和格式。

2、更新文件结构

根据需要更新文件结构，例如合并重复的数据或简化复杂的公式。

通过以上方法，可以有效地减小Excel表格的文件大小，从而提高工作效率和文件管理的便利性。