excel太大怎么改小

Excel文件太大，可以通过以下方法改小：删除多余数据、压缩图片、使用适当的数据格式、清理格式化区域、拆分工作表。这些方法可以有效减少文件大小，以下将详细介绍其中一种方法——删除多余数据。

删除多余数据：在Excel文件中，不必要的数据和空白单元格可能会占用大量的空间。首先，仔细检查工作表，删除任何不需要的数据和空白单元格。对于较大的数据集，可以使用筛选和排序功能来快速找到和删除不需要的数据。例如，利用筛选功能可以筛选出特定条件的数据，然后批量删除。此外，还可以使用“查找和替换”功能来定位并删除特定的字符或空白内容。删除多余数据不仅可以减少文件大小，还可以提高Excel文件的运行速度和响应时间。

一、删除多余数据

删除多余数据是最直接且有效的方法之一。当Excel文件中包含了很多不必要的数据时，这些数据不仅占用存储空间，还会影响文件的性能。

1、检查和删除空白行和列

空白行和列在Excel文件中可能会占用大量空间。使用以下步骤检查和删除这些空白行和列：

筛选空白行和列：使用筛选功能来查找并删除空白行和列。选择数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，筛选出空白项，然后删除。
快速删除空白行和列：按下Ctrl+Shift+End键可以快速定位到数据的最后一个单元格，然后检查是否存在空白行和列，若存在，则选中并删除。

2、删除重复数据

重复数据不仅会增加文件大小，还会影响数据分析结果。可以使用“删除重复项”功能来清理数据：

选择数据区域：选中包含重复数据的区域。
删除重复项：点击“数据”选项卡中的“删除重复项”按钮，选择需要检查的列，然后点击“确定”删除重复数据。

二、压缩图片

图片是Excel文件变大的主要原因之一。通过压缩图片，可以显著减少文件大小。

1、压缩现有图片

Excel提供了内置的图片压缩工具：

选择图片：点击需要压缩的图片。
压缩图片：在“图片工具”选项卡下，点击“格式”选项卡中的“压缩图片”按钮，选择适当的分辨率并应用压缩。

2、使用外部工具压缩图片

有时Excel内置的压缩功能可能不足以达到理想效果，这时可以使用外部图片压缩工具，如TinyPNG、JPEG-Optimizer等，将图片压缩后再插入Excel文件中。

三、使用适当的数据格式

使用适当的数据格式可以显著减少文件大小。例如，将文本格式的数据转换为数值格式，或将复杂的公式结果转换为数值。

1、转换数据格式

选择数据区域：选中需要转换格式的数据区域。
设置数据格式：右键点击选中区域，选择“设置单元格格式”，根据需要选择适当的数据格式，如数值、日期等。

2、转换公式结果为数值

复杂的公式会占用大量内存，尤其是当公式涉及大量数据时。可以将公式结果转换为数值：

复制公式结果：选中包含公式的单元格，复制公式结果。
粘贴为数值：右键点击目标单元格，选择“选择性粘贴”中的“数值”，将公式结果粘贴为数值。

四、清理格式化区域

Excel文件中的格式化区域（如背景颜色、边框等）会增加文件大小。清理这些格式化区域可以减少文件大小。

1、清理多余格式

选择数据区域：选中需要清理格式的区域。
清除格式：点击“开始”选项卡中的“清除”按钮，选择“清除格式”。

2、检查和清理隐藏格式

有时隐藏的格式会占用大量空间。可以使用以下步骤清理：

按Ctrl+Shift+空格键：选中整个工作表。
清除格式：点击“开始”选项卡中的“清除”按钮，选择“清除格式”。

五、拆分工作表

当一个Excel文件包含大量数据和多个工作表时，可以考虑将其拆分为多个文件。这样不仅可以减少单个文件的大小，还可以提高文件的打开和保存速度。

1、拆分数据

复制数据：将需要拆分的数据复制到新的工作表中。
保存为新文件：将新的工作表保存为单独的Excel文件。

2、使用外部工具拆分

有些外部工具可以帮助自动拆分Excel文件，如Excel Splitter、Kutools for Excel等。这些工具可以根据特定条件（如行数、列数等）自动拆分文件。

六、使用压缩工具

除了上述方法，还可以使用压缩工具（如WinRAR、7-Zip等）来压缩Excel文件。这些工具可以将文件压缩成ZIP或RAR格式，从而减少文件大小。

1、使用WinRAR压缩

选择文件：右键点击需要压缩的Excel文件。
添加到压缩文件：选择“添加到压缩文件”选项，设置压缩格式和压缩级别，然后点击“确定”进行压缩。

2、使用7-Zip压缩

选择文件：右键点击需要压缩的Excel文件。
压缩到ZIP格式：选择“压缩到‘文件名.zip’并且邮件”选项，设置压缩格式和压缩级别，然后点击“确定”进行压缩。

七、优化工作表和数据布局

优化工作表和数据布局不仅可以减少文件大小，还可以提高数据处理效率。

1、合并相似数据

将相似的数据合并到一个工作表中，减少工作表的数量。例如，将多个年度的数据合并到一个工作表中，而不是分别放在不同的工作表中。

2、使用数据透视表

数据透视表可以帮助汇总和分析大量数据，而不需要存储冗余数据。例如，可以使用数据透视表生成汇总报表，而不是手动复制和粘贴数据。

八、禁用自动计算

在处理大量数据时，自动计算功能可能会占用大量内存和处理时间。可以考虑禁用自动计算功能，然后在需要时手动计算。

1、禁用自动计算

打开选项：点击“文件”选项卡中的“选项”按钮。
禁用自动计算：在“公式”选项卡中，选择“手动”计算模式，然后点击“确定”。

2、手动计算

在需要计算时，可以按下F9键进行手动计算。这可以减少处理时间和内存占用。

九、清理命名区域

命名区域是Excel文件中可能被忽略的占用空间的地方。检查并清理命名区域可以减少文件大小。

1、查看命名区域

打开名称管理器：点击“公式”选项卡中的“名称管理器”按钮。
检查命名区域：查看命名区域列表，删除任何不需要的命名区域。

2、删除不需要的命名区域

选择命名区域：在名称管理器中选择不需要的命名区域。
删除命名区域：点击“删除”按钮删除不需要的命名区域。

十、优化宏和VBA代码

宏和VBA代码可能会增加文件大小，尤其是当代码中包含冗余或不必要的部分时。优化宏和VBA代码可以减少文件大小并提高运行效率。

1、简化代码

检查宏和VBA代码，删除任何不必要的部分。例如，删除未使用的变量、函数和子程序。

2、使用外部文件存储代码

将宏和VBA代码存储在外部文件中（如.xlam或.bas文件），然后在需要时加载。这可以减少Excel文件的大小。

综上所述，Excel文件太大可以通过多种方法改小，包括删除多余数据、压缩图片、使用适当的数据格式、清理格式化区域、拆分工作表、使用压缩工具、优化工作表和数据布局、禁用自动计算、清理命名区域、优化宏和VBA代码等。通过综合运用这些方法，可以显著减少Excel文件的大小，提高文件的运行速度和响应时间。