excel怎么设置自动打印pdf

Excel设置自动打印PDF的方法

要在Excel中设置自动打印PDF，可以使用宏、VBA代码、第三方插件等工具。其中，使用VBA代码是最为常见且灵活的方法。具体步骤如下：

1. 打开Excel并启用开发者选项：

要使用VBA代码，首先需要启用Excel中的开发者选项。点击文件选项卡，选择“选项”，在弹出的对话框中点击“自定义功能区”，勾选“开发者”选项。

2. 编写VBA代码实现自动打印PDF：

在开发者选项卡中，点击“Visual Basic”，打开VBA编辑器。在VBA编辑器中，插入一个新的模块，并输入以下代码：

Sub PrintToPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Dim pdfPath As String
    ' 设置PDF文件保存路径
    pdfPath = "C:UsersYourUsernameDocumentsoutput.pdf"
    ' 指定要打印的工作表
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    ' 打印工作表为PDF
    ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=pdfPath, Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

3. 运行VBA代码：

返回Excel工作表，按快捷键 Alt + F8 打开宏对话框，选择 PrintToPDF 宏并点击“运行”。

4. 通过按钮触发VBA代码（可选）：

如果希望在工作表中添加一个按钮来触发PDF打印，可以在开发者选项卡中选择“插入”，然后选择“按钮（窗体控件）”，在工作表中绘制按钮，并将其与 PrintToPDF 宏关联。

一、启用开发者选项

在Excel中使用VBA代码，需要启用开发者选项。开发者选项提供了使用宏和VBA功能的入口，使我们能够编写自定义代码来实现复杂的操作。

如何启用开发者选项

点击Excel窗口左上角的“文件”选项卡。
在文件菜单中选择“选项”。
在弹出的Excel选项对话框中，选择左侧的“自定义功能区”。
在右侧的“自定义功能区”面板中，找到并勾选“开发者”选项。
点击“确定”按钮，返回Excel主界面，此时你会看到开发者选项卡已被添加到功能区中。

启用开发者选项后，我们就可以使用其中的工具来创建宏、编写VBA代码，并执行其他开发相关的任务。

二、编写VBA代码

使用VBA代码可以实现自动打印PDF功能。VBA（Visual Basic for Applications）是一种嵌入在Microsoft Office应用程序中的编程语言，允许用户通过编程实现自动化操作。

创建新模块

在开发者选项卡中，点击“Visual Basic”按钮，打开VBA编辑器。
在VBA编辑器中，点击“插入”菜单，选择“模块”。
这将创建一个新的模块，你可以在其中编写VBA代码。

编写自动打印PDF的VBA代码

在新模块中输入以下代码：

Sub PrintToPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Dim pdfPath As String
    ' 设置PDF文件保存路径
    pdfPath = "C:UsersYourUsernameDocumentsoutput.pdf"
    ' 指定要打印的工作表
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    ' 打印工作表为PDF
    ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=pdfPath, Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

这段代码将把指定工作表（如Sheet1）打印为PDF，并保存在指定路径中。你可以根据需要修改 pdfPath 和 ws 变量。

三、运行VBA代码

编写完VBA代码后，需要运行它来执行自动打印PDF的操作。

运行宏

返回Excel工作表。
按快捷键 Alt + F8，打开宏对话框。
在宏对话框中选择 PrintToPDF 宏，然后点击“运行”按钮。

宏运行后，指定工作表将被打印为PDF，并保存在你设置的路径中。

四、通过按钮触发VBA代码（可选）

为了方便使用，可以在工作表中添加一个按钮，通过点击按钮来触发VBA代码。

添加按钮

在开发者选项卡中，点击“插入”按钮。
在“插入”下拉菜单中选择“按钮（窗体控件）”。
在工作表中绘制按钮，Excel会弹出“分配宏”对话框。
在“分配宏”对话框中选择 PrintToPDF 宏，然后点击“确定”。

使用按钮触发宏

现在，你可以通过点击工作表中的按钮来运行 PrintToPDF 宏，实现自动打印PDF的功能。

五、优化与扩展

为了使VBA代码更具灵活性和实用性，可以对其进行优化和扩展。例如，你可以添加代码来自动生成PDF文件名，或将多个工作表合并打印成一个PDF文件。

自动生成PDF文件名

可以使用日期和时间生成唯一的PDF文件名，避免文件覆盖问题。修改后的代码如下：

Sub PrintToPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Dim pdfPath As String
    Dim fileName As String
    ' 自动生成PDF文件名
    fileName = "output_" & Format(Now, "yyyy-mm-dd_hh-mm-ss") & ".pdf"
    pdfPath = "C:UsersYourUsernameDocuments" & fileName
    ' 指定要打印的工作表
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    ' 打印工作表为PDF
    ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=pdfPath, Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

合并多个工作表为一个PDF文件

可以使用循环遍历所有工作表，并将其合并打印成一个PDF文件。修改后的代码如下：

Sub PrintAllSheetsToPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Dim pdfPath As String
    Dim fileName As String
    Dim wsArray() As Variant
    Dim i As Integer
    ' 自动生成PDF文件名
    fileName = "AllSheets_" & Format(Now, "yyyy-mm-dd_hh-mm-ss") & ".pdf"
    pdfPath = "C:UsersYourUsernameDocuments" & fileName
    ' 将工作簿中的所有工作表名称存入数组
    ReDim wsArray(1 To ThisWorkbook.Sheets.Count)
    For i = 1 To ThisWorkbook.Sheets.Count
        wsArray(i) = ThisWorkbook.Sheets(i).Name
    Next i
    ' 打印所有工作表为PDF
    ThisWorkbook.Sheets(wsArray).Select
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=pdfPath, Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

通过以上步骤，用户可以方便地在Excel中设置自动打印PDF功能，无论是单个工作表还是多个工作表，都可以轻松实现。