excel里面怎么把容量弄小

在Excel中减小文件大小的有效方法包括：删除多余格式、压缩图片、移除不必要的数据、优化公式计算、使用较少的工作表、保存为二进制格式、删除隐私信息。

其中，删除多余格式是非常有效的。Excel文件中有时会因为无意中添加了多余的格式导致文件变大。可以通过选择整个工作表，然后使用“清除格式”功能来快速移除这些不必要的格式，从而减小文件大小。

一、删除多余格式

Excel文件中，很多时候会因为无意中添加了多余的格式导致文件变得非常大。这些格式包括字体、边框、背景颜色等。为了减小文件的大小，可以通过以下步骤删除多余的格式：

1. 选择整个工作表：按下Ctrl+A来选择整个工作表。
2. 清除格式：在菜单栏中选择“开始”，然后点击“清除”，选择“清除格式”。

通过这样做，可以有效地删除那些不必要的格式，从而减小文件大小。

二、压缩图片

如果你的Excel文件中包含大量的图片，那么这些图片可能是导致文件变大的主要原因。你可以通过以下方法来压缩图片：

1. 选择图片：点击选择你想要压缩的图片。
2. 压缩图片：在菜单栏中选择“格式”，然后点击“压缩图片”。你可以选择不同的压缩选项，如屏幕（150 ppi）、电子邮件（96 ppi）等。

这样可以大大减小图片所占用的空间，从而减小Excel文件的大小。

三、移除不必要的数据

有时候，Excel文件中会包含一些不必要的数据，如多余的行和列、隐藏的工作表等。这些数据会增加文件的大小。可以通过以下步骤来移除这些不必要的数据：

1. 删除多余的行和列：选择这些行和列，右键点击选择“删除”。
2. 删除隐藏的工作表：右键点击隐藏的工作表标签，选择“删除”。

通过移除这些不必要的数据，可以有效减小文件大小。

四、优化公式计算

复杂的公式计算和大量的计算结果会导致Excel文件变大。可以通过以下方法来优化公式计算：

1. 使用较少的数组公式：数组公式计算量大，尽量减少使用。
2. 使用较少的VLOOKUP和HLOOKUP：这些函数计算时间长，可以用INDEX和MATCH替代。
3. 减少嵌套公式：复杂的嵌套公式会增加计算量，尽量简化公式。

通过优化公式计算，可以提高文件的运行速度，同时减小文件大小。

五、使用较少的工作表

虽然Excel允许你在一个文件中添加多个工作表，但过多的工作表会增加文件的大小。可以通过以下方法来管理工作表：

1. 合并类似的工作表：如果多个工作表包含类似的数据，可以将它们合并成一个工作表。
2. 删除不必要的工作表：右键点击不必要的工作表标签，选择“删除”。

通过减少工作表的数量，可以有效减小文件大小。

六、保存为二进制格式

Excel文件有多种保存格式，其中Excel二进制工作簿（.xlsb）格式通常比默认的Excel工作簿（.xlsx）格式要小。可以通过以下步骤将文件保存为二进制格式：

1. 文件另存为：点击文件菜单，选择“另存为”。
2. 选择保存格式：在保存类型中选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。

这样可以显著减小文件大小，同时提高文件的打开和保存速度。

七、删除隐私信息

Excel文件中可能包含一些隐私信息，如作者、时间戳等。这些信息会增加文件的大小。可以通过以下步骤删除隐私信息：

1. 检查文档：点击文件菜单，选择“信息”，然后点击“检查文档”。
2. 删除隐私信息：在文档检查器中选择删除隐私信息的选项。

通过删除这些隐私信息，可以有效减小文件大小。

八、使用外部链接

如果你的Excel文件中包含大量的数据，可以考虑使用外部链接来引用这些数据，而不是将数据直接嵌入文件中。这样可以减小文件大小，同时保持数据的实时更新。可以通过以下步骤来使用外部链接：

1. 创建数据源文件：将大量数据保存到一个单独的Excel文件中。
2. 使用外部链接：在主文件中，通过公式引用数据源文件中的数据。

通过使用外部链接，可以有效减小文件大小，同时保持数据的完整性和实时性。

九、定期清理文件

定期清理Excel文件中的无用数据和多余的格式，可以保持文件的整洁和小巧。以下是一些定期清理的建议：

1. 清理工作表：定期检查和清理工作表中的无用数据和多余格式。
2. 优化公式：定期检查和优化公式计算，减少计算量。
3. 压缩图片：定期检查和压缩文件中的图片，减小图片所占用的空间。

通过定期清理，可以保持文件的整洁和小巧，从而提高文件的运行速度和操作体验。

十、使用专业工具

除了Excel自身提供的功能外，还有一些专业的工具可以帮助你减小Excel文件的大小。这些工具通常提供更多的优化选项和高级功能，可以有效地减小文件大小。以下是一些常见的专业工具：

1. Excel File Reducer：这是一款专门用于减小Excel文件大小的工具，提供多种优化选项和高级功能。
2. Kutools for Excel：这是一款功能强大的Excel插件，提供多种文件优化和管理功能。

通过使用这些专业工具，可以更高效地减小Excel文件的大小，从而提高文件的运行速度和操作体验。

十一、总结

通过删除多余格式、压缩图片、移除不必要的数据、优化公式计算、使用较少的工作表、保存为二进制格式、删除隐私信息、使用外部链接、定期清理文件和使用专业工具，可以有效地减小Excel文件的大小。这样不仅可以提高文件的运行速度，还可以提高工作效率。

在实际操作中，可以根据文件的具体情况选择合适的方法进行优化。通过不断尝试和实践，可以找到最适合自己的优化方法，从而有效地减小Excel文件的大小，提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中压缩文件大小？

• 问题：我想在Excel中减小文件大小，有什么方法可以做到吗？
• 回答：您可以尝试以下方法来压缩Excel文件大小：
  • 删除未使用的工作表或单元格：删除不需要的工作表或清除不需要的数据，以减少文件大小。
  • 移除格式和样式：去除不必要的格式和样式，如字体、颜色和边框等。
  • 压缩图片：如果文件中包含图片，可以尝试压缩图片以减小文件大小。
  • 使用压缩工具：如果您的Excel文件仍然很大，您可以尝试使用第三方的压缩工具来压缩文件大小。

2. 如何减小Excel文件的容量？

• 问题：我的Excel文件太大了，我想减小它的容量，有什么方法可以帮助我？
• 回答：以下是一些减小Excel文件容量的方法：
  • 压缩图像：如果您的文件中包含图像，可以尝试压缩它们以减小文件大小。
  • 删除不必要的数据：删除不需要的工作表、行、列或单元格，以减少文件大小。
  • 清除格式：去除不必要的格式和样式，如字体、颜色和边框等。
  • 使用压缩工具：如果上述方法仍然无法减小文件大小，您可以考虑使用专门的压缩工具来压缩Excel文件。

3. 怎样才能在Excel中减小文件大小？

• 问题：我正在使用Excel，但文件大小太大了，有什么方法可以帮助我减小文件大小？
• 回答：以下是一些在Excel中减小文件大小的方法：
  • 删除不需要的工作表：如果您的文件中有不需要的工作表，可以尝试删除它们以减小文件大小。
  • 压缩图像：如果您的文件中包含图像，可以尝试压缩它们以减小文件大小。
  • 清除不必要的格式：去除不必要的格式和样式，如字体、颜色和边框等。
  • 使用压缩工具：如果以上方法仍无法减小文件大小，您可以尝试使用专门的压缩工具来压缩Excel文件。