excel引用外部数据怎么转

在Excel中引用外部数据并进行转换的过程涉及多个步骤，包括获取外部数据、导入数据到Excel、清理和转换数据以便于分析。以下是详细的指南：

获取外部数据的步骤：

1. 打开Excel并导航到“数据”选项卡。
2. 选择“获取数据”选项。
3. 从下拉菜单中选择外部数据源的类型，如“从文件”、“从数据库”等。

导入数据到Excel的步骤：

1. 选择数据源类型后，系统将提示你选择具体的数据文件或连接。
2. 选择文件或输入连接信息后，点击“导入”。
3. 根据数据源的不同，系统可能会提示你进行身份验证或其他设置。
4. 导入数据后，你会看到一个数据预览界面，可以在这里对数据进行初步过滤和选择。

清理和转换数据的步骤：

1. 导入数据后，数据通常会显示在Excel的一个新工作表中。
2. 使用Excel的内置工具，如“文本到列”、“查找和替换”等，进行数据清理。
3. 使用“数据透视表”或“Power Query”进行数据转换，以便于后续的数据分析。

一、获取外部数据

1. 从文件中获取数据

Excel支持从多种文件格式中获取数据，包括CSV、TXT、XML等。以下是详细步骤：

从CSV文件获取数据：

1. 在Excel中打开“数据”选项卡，点击“获取数据”。
2. 选择“从文件”>“从文本/CSV”。
3. 浏览并选择要导入的CSV文件，点击“导入”。
4. 在数据预览窗口中，确认数据的分隔符和格式，点击“加载”。

从TXT文件获取数据：

1. 在Excel中打开“数据”选项卡，点击“获取数据”。
2. 选择“从文件”>“从文本/CSV”。
3. 浏览并选择要导入的TXT文件，点击“导入”。
4. 在数据预览窗口中，确认数据的分隔符和格式，点击“加载”。

2. 从数据库中获取数据

Excel可以连接到多种数据库，如SQL Server、MySQL、Oracle等。以下是详细步骤：

从SQL Server获取数据：

1. 在Excel中打开“数据”选项卡，点击“获取数据”。
2. 选择“从数据库”>“从SQL Server数据库”。
3. 输入服务器名称和数据库名称，点击“连接”。
4. 系统可能会提示你进行身份验证，输入用户名和密码。
5. 选择要导入的表或视图，点击“加载”。

从MySQL获取数据：

1. 在Excel中打开“数据”选项卡，点击“获取数据”。
2. 选择“从数据库”>“从MySQL数据库”。
3. 输入服务器名称、用户名和密码，点击“连接”。
4. 选择要导入的表或视图，点击“加载”。

二、导入数据到Excel

1. 导入数据后的预处理

在数据导入到Excel后，通常会显示在一个新的工作表中。此时可以进行一些初步的预处理操作：

删除空行和空列：

1. 选择包含数据的区域。
2. 使用“查找和选择”>“定位条件”功能，选择“空值”。
3. 右键点击选中的空单元格，选择“删除”。

更改数据类型：

1. 选择包含数据的列。
2. 右键点击列标题，选择“设置单元格格式”。
3. 根据需要选择合适的数据类型，如“文本”、“数字”、“日期”等。

2. 数据清理

数据清理是确保数据质量的关键步骤，包括删除重复项、处理缺失值等。

删除重复项：

1. 选择包含数据的区域。
2. 在“数据”选项卡下，点击“删除重复项”。
3. 系统会提示你选择要检查重复项的列，确认后点击“确定”。

处理缺失值：

1. 选择包含数据的区域。
2. 在“查找和选择”>“定位条件”中，选择“空值”。
3. 右键点击选中的空单元格，可以选择“删除”或“填充”缺失值。

三、数据转换

1. 使用数据透视表

数据透视表是Excel中强大的数据分析工具，可以帮助你快速汇总和分析数据。

创建数据透视表：

1. 选择包含数据的区域。
2. 在“插入”选项卡下，点击“数据透视表”。
3. 选择数据透视表的位置，点击“确定”。
4. 在数据透视表字段列表中，拖动字段到行、列和值区域，根据需要进行设置。

2. 使用Power Query

Power Query是Excel中的高级数据处理工具，可以帮助你进行复杂的数据转换和清理操作。

导入数据到Power Query：

1. 在Excel中打开“数据”选项卡，点击“获取数据”。
2. 选择数据源并导入数据后，点击“编辑”以打开Power Query编辑器。
3. 在Power Query编辑器中，可以使用各种转换工具，如“拆分列”、“合并列”、“过滤行”等。

应用转换步骤：

1. 在Power Query编辑器中，选择要转换的列或行。
2. 使用工具栏中的转换选项进行数据转换。
3. 完成转换后，点击“关闭并加载”将数据加载回Excel。

四、数据分析

1. 使用公式和函数

Excel提供了丰富的公式和函数，可以帮助你进行各种数据分析操作。

常用公式和函数：

1. SUM：计算总和。
2. AVERAGE：计算平均值。
3. COUNT：计算个数。
4. IF：进行条件判断。
5. VLOOKUP：进行垂直查找。

示例：

1. 使用SUM函数计算总销售额：

=SUM(B2:B10)

2. 使用IF函数进行条件判断：

=IF(A2>100, "高", "低")

2. 使用图表

图表是Excel中常用的数据可视化工具，可以帮助你更直观地展示数据。

创建图表：

1. 选择包含数据的区域。
2. 在“插入”选项卡下，点击“图表”。
3. 选择图表类型，如“柱状图”、“折线图”、“饼图”等。
4. 根据需要进行图表设置，如添加标题、标签、图例等。

五、自动化和宏

1. 使用Excel宏

Excel宏是自动化重复任务的有效工具，可以帮助你节省时间和提高效率。

录制宏：

1. 在“视图”选项卡下，点击“宏”>“录制宏”。
2. 输入宏名称和快捷键，点击“确定”开始录制。
3. 执行要自动化的操作，完成后点击“停止录制”。

运行宏：

1. 在“视图”选项卡下，点击“宏”>“查看宏”。
2. 选择要运行的宏，点击“运行”。

2. 使用VBA编程

Excel VBA（Visual Basic for Applications）是Excel中的编程语言，可以帮助你进行更复杂的自动化和数据处理操作。

打开VBA编辑器：

1. 在“开发工具”选项卡下，点击“Visual Basic”。
2. 在VBA编辑器中，可以编写和编辑VBA代码。

示例代码：

Sub HelloWorld()

    MsgBox "Hello, World!"
End Sub

运行VBA代码：

1. 在VBA编辑器中，选择要运行的代码。
2. 点击“运行”按钮或按F5键。

六、数据安全和共享

1. 数据保护

确保数据的安全性是非常重要的，可以使用Excel的内置功能保护数据。

保护工作表：

1. 在“审阅”选项卡下，点击“保护工作表”。
2. 输入密码并选择要保护的选项，点击“确定”。

保护工作簿：

1. 在“审阅”选项卡下，点击“保护工作簿”。
2. 输入密码并选择要保护的选项，点击“确定”。

2. 数据共享

Excel提供了多种数据共享方式，可以帮助你与他人协作。

通过电子邮件共享：

1. 在“文件”选项卡下，点击“共享”>“通过电子邮件发送”。
2. 选择要发送的格式，如Excel工作簿、PDF等。
3. 输入收件人地址，点击“发送”。

通过云端共享：

1. 在“文件”选项卡下，点击“保存到云端”。
2. 选择OneDrive或SharePoint位置，点击“保存”。
3. 在“共享”选项卡下，点击“共享”，输入收件人地址，点击“发送”。

七、实际应用案例

1. 销售数据分析

通过导入销售数据到Excel，可以使用数据透视表和图表进行详细分析。

步骤：

1. 导入销售数据。
2. 使用数据透视表汇总销售额。
3. 创建图表展示销售趋势。
4. 使用公式计算各项指标，如平均销售额、最大销售额等。

2. 项目进度跟踪

通过导入项目数据到Excel，可以使用甘特图和条件格式进行项目进度跟踪。

步骤：

1. 导入项目数据。
2. 使用条件格式突出显示项目状态。
3. 创建甘特图展示项目进度。
4. 使用公式计算项目完成率、延期天数等。

通过以上详细的步骤和实际应用案例，希望你能更好地掌握在Excel中引用外部数据并进行转换的技巧。无论是在日常工作还是数据分析中，这些技能都将大大提高你的效率和数据处理能力。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel中引用的外部数据转换为数值？

• 问题：我在Excel中使用了外部数据链接，但现在我想将它们转换为实际的数值，该怎么办？

• 回答：要将Excel中引用的外部数据转换为数值，您可以按照以下步骤操作：

  1. 选中包含外部数据链接的单元格或区域。
  2. 在Excel的主菜单中，点击“数据”选项卡。
  3. 在“数据”选项卡中，找到“连接”组中的“编辑链接”选项，并点击它。
  4. 在“编辑链接”对话框中，选择要转换为数值的链接，并点击“更新值”按钮。
  5. 在弹出的确认对话框中，选择“以数值保留值”选项，并点击“确定”按钮。
  6. Excel将会更新所选链接的值为实际的数值。

2. 如何将Excel中引用的外部数据转换为文本？

• 问题：我在Excel中使用了外部数据链接，但现在我想将它们转换为文本格式，怎么做？

• 回答：要将Excel中引用的外部数据转换为文本，您可以按照以下步骤操作：

  1. 选中包含外部数据链接的单元格或区域。
  2. 在Excel的主菜单中，点击“数据”选项卡。
  3. 在“数据”选项卡中，找到“连接”组中的“编辑链接”选项，并点击它。
  4. 在“编辑链接”对话框中，选择要转换为文本的链接，并点击“更新值”按钮。
  5. 在弹出的确认对话框中，选择“以文本保留值”选项，并点击“确定”按钮。
  6. Excel将会更新所选链接的值为文本格式。

3. 如何将Excel中引用的外部数据转换为日期格式？

• 问题：我在Excel中使用了外部数据链接，但现在我想将它们转换为日期格式，应该怎么做？

• 回答：要将Excel中引用的外部数据转换为日期格式，您可以按照以下步骤操作：

  1. 选中包含外部数据链接的单元格或区域。
  2. 在Excel的主菜单中，点击“数据”选项卡。
  3. 在“数据”选项卡中，找到“连接”组中的“编辑链接”选项，并点击它。
  4. 在“编辑链接”对话框中，选择要转换为日期的链接，并点击“更新值”按钮。
  5. 在弹出的确认对话框中，选择“以日期保留值”选项，并点击“确定”按钮。
  6. Excel将会更新所选链接的值为日期格式。