excel表格占用空间大要怎么改小

Excel表格占用空间大，可以通过删除不必要的格式、压缩图片、删除隐藏的行列、使用适当的数据类型、优化公式和使用外部数据源等方法来减小文件大小。其中，删除不必要的格式是一个非常有效的方法，因为过多的格式会导致文件体积迅速膨胀。清除不必要的格式可以通过选择整张工作表，然后使用“清除格式”功能来完成。

一、删除不必要的格式

在Excel文件中，过多的格式（如颜色、边框、字体样式等）会显著增加文件的大小。因此，删除不必要的格式是减小Excel文件大小的一个重要步骤。

1. 清除整张工作表的格式

有时候，我们可能会不小心给整个工作表应用了格式，这会大大增加文件的体积。为了清除这些不必要的格式，可以选择整张工作表，然后使用“清除格式”功能。具体步骤如下：

打开需要优化的Excel文件。
按下快捷键Ctrl + A选择整个工作表。
在“开始”选项卡中，找到“编辑”区域，点击“清除”按钮。
从下拉菜单中选择“清除格式”。

2. 清除特定区域的格式

如果只需要清除特定区域的格式，可以手动选择该区域，然后按照上述步骤进行清除。

二、压缩图片

在Excel表格中插入图片会显著增加文件的大小。因此，压缩图片是一个有效的优化方法。

1. 使用内置图片压缩工具

Excel自带了图片压缩工具，可以帮助我们压缩插入的图片，从而减小文件大小。具体操作步骤如下：

选择需要压缩的图片。
在“图片工具”下，点击“格式”选项卡。
找到“调整”区域，点击“压缩图片”按钮。
在弹出的对话框中，根据需要选择压缩选项，然后点击“确定”。

2. 使用外部工具

如果Excel内置的压缩工具不能满足需求，可以使用一些专门的图片压缩工具，如TinyPNG、JPEGmini等，将图片压缩后再插入到Excel文件中。

三、删除隐藏的行列

隐藏的行和列虽然在视图中不可见，但仍然占用文件空间。因此，删除隐藏的行列是减小文件大小的一个有效方法。

1. 查找隐藏的行列

要查找隐藏的行列，可以选择整张工作表，然后在“开始”选项卡中，点击“查找和选择”，选择“定位条件”，在弹出的对话框中选择“隐藏行和列”。

2. 删除隐藏的行列

找到隐藏的行列后，可以手动删除这些行列，或者使用VBA脚本自动删除。以下是一个简单的VBA脚本示例：

Sub 删除隐藏的行列() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.Rows.Hidden = False ws.Columns.Hidden = False Next ws End Sub

四、使用适当的数据类型

在Excel中，选择合适的数据类型可以有效减少文件大小。例如，数值数据可以使用整数或浮点数存储，而不是文本形式。

1. 检查数据类型

可以通过检查数据类型，确保所有数据都使用了合适的类型。例如，确保数值数据没有被存储为文本。

2. 转换数据类型

如果发现有数据类型不合适，可以使用Excel的内置功能进行转换。例如，可以使用“分列”功能将文本形式的数值转换为数值类型。

五、优化公式

复杂的公式会增加文件的计算时间和体积。因此，优化公式也是减小Excel文件大小的重要方法。

1. 使用简单公式

尽量使用简单的公式，避免使用复杂的嵌套公式。例如，可以将多个公式拆分为几个简单的公式，分别计算每一步的结果。

2. 避免使用数组公式

数组公式虽然强大，但会占用更多的内存和计算资源。如果可能，尽量避免使用数组公式，或者将数组公式转换为普通公式。

六、使用外部数据源

对于包含大量数据的Excel文件，可以考虑将数据存储在外部数据源中，然后通过Excel的数据连接功能进行访问。

1. 使用Access数据库

Access数据库是一个常用的外部数据源，可以存储大量数据，然后通过Excel的数据连接功能读取这些数据。这样可以显著减小Excel文件的大小。

2. 使用SQL数据库

SQL数据库（如MySQL、SQL Server）也是一个常用的外部数据源，可以存储和管理大量数据。通过Excel的数据连接功能，可以轻松访问这些数据，而不需要将所有数据存储在Excel文件中。

七、移除未使用的工作表

Excel文件中包含的工作表越多，文件的大小就越大。移除未使用的工作表可以有效减小文件的大小。

1. 检查工作表

检查Excel文件中所有的工作表，确定哪些工作表是未使用的或不再需要的。

2. 删除未使用的工作表

选择未使用的工作表，右键点击工作表标签，选择“删除”选项，将其删除。

八、删除临时数据和缓存

Excel文件中可能会包含一些临时数据和缓存，这些数据会增加文件的大小。删除临时数据和缓存也是减小文件大小的一个有效方法。

1. 清除临时数据

检查工作表中的临时数据，如中间计算结果、调试数据等，将其删除。

2. 清除缓存

Excel会缓存一些数据以提高性能，但这些缓存数据会增加文件的大小。可以通过保存文件、关闭Excel然后重新打开文件来清除缓存数据。

九、使用压缩文件格式

将Excel文件保存为压缩格式（如.xlsx）可以显著减小文件的大小。

1. 保存为.xlsx格式

.xlsx格式是Excel的默认压缩文件格式，可以显著减小文件的大小。确保文件保存为.xlsx格式，而不是较老的.xls格式。

2. 使用压缩软件

可以使用压缩软件（如WinRAR、7-Zip）将Excel文件进行进一步压缩。虽然这不会直接减少Excel文件的大小，但可以减少传输和存储时所需的空间。

十、定期维护和优化

定期对Excel文件进行维护和优化，可以确保文件始终保持较小的体积。

1. 定期检查和清理

定期检查Excel文件，清理不必要的数据、格式和工作表，保持文件的整洁和优化。

2. 备份和归档

将不常用的Excel文件进行备份和归档，避免不必要的文件占用过多的存储空间。