怎么让excel占的空间变小

压缩Excel文件的方法包括：删除不必要的数据、使用适当的文件格式、优化图片、删除空白行和列、使用外部链接、清理格式、启用压缩功能、移除隐藏数据和属性。

在此，我们重点讨论如何删除不必要的数据。Excel文件有时会因为包含大量不必要的数据而变得异常庞大。例如，您可能会在工作表的某些部分复制和粘贴数据，然后忘记清理这些临时数据。通过定期检查和删除这些不必要的数据，您可以显著减小文件的大小。要做到这一点，可以按以下步骤操作：首先，检查每个工作表中的数据区域，确保只包含必要的数据。其次，删除任何临时表格或数据块。最后，使用Excel的“移除重复项”功能，确保没有重复的数据。

一、删除不必要的数据

删除不必要的数据是减小Excel文件大小的基本步骤之一。数据冗余、临时数据和重复数据都可能占用大量的文件空间。

1.1 检查并删除冗余数据

冗余数据是指那些不必要或重复的数据。要找到并删除这些数据，可以使用Excel的“删除重复项”功能。首先，选择要检查的整个数据区域，然后导航到“数据”选项卡，选择“删除重复项”。在弹出的对话框中，选择要检查的列并确认删除重复项。

1.2 清理临时数据

有时在处理数据时，会创建一些临时表格或数据块。这些临时数据在最终文件中可能不再需要，但它们仍然占用文件空间。定期检查并删除这些临时数据可以有效减小文件大小。

1.3 使用数据筛选和排序

数据筛选和排序工具可以帮助您快速找到不必要的数据。例如，使用筛选功能可以快速找到并删除空白行或列。通过排序功能，您可以轻松识别并删除异常值或重复数据。

二、使用适当的文件格式

选择适当的文件格式对文件大小有显著影响。Excel提供了多种文件格式，每种格式在文件大小和功能上都有不同的表现。

2.1 XLSX vs XLS

XLSX是Excel的默认文件格式，它比旧的XLS格式更高效。XLSX使用的是基于XML的压缩格式，通常文件大小比XLS小得多。因此，如果您的文件是XLS格式，保存为XLSX格式可以显著减小文件大小。

2.2 CSV格式

对于仅包含纯文本数据的文件，使用CSV格式也是一个好选择。CSV格式是纯文本格式，不包含任何格式和图形，因此文件大小非常小。需要注意的是，CSV格式不支持Excel的高级功能，如公式、图表和格式。

2.3 压缩文件

如果文件仍然很大，可以考虑将其压缩为ZIP格式。虽然这不会减少文件在Excel中的大小，但可以减少文件在磁盘上的占用空间，并且便于通过电子邮件或其他方式传输。

三、优化图片

图片通常是Excel文件中占用空间最多的元素之一。优化图片是减小文件大小的有效方法。

3.1 使用适当的图片格式

不同的图片格式在文件大小和质量上有显著差异。一般来说，使用JPEG格式可以获得较小的文件大小，而PNG格式适用于需要保持透明背景的图片。避免使用BMP或TIFF格式，这些格式的文件大小通常较大。

3.2 压缩图片

Excel提供了内置的图片压缩功能，可以显著减小图片大小。选择图片，然后在“格式”选项卡中选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，选择适当的分辨率和压缩选项。

3.3 使用外部链接

如果图片不需要嵌入在文件中，可以考虑使用外部链接。将图片存储在外部文件中，然后在Excel中使用链接引用这些图片。这可以显著减小Excel文件的大小，但需要注意保持外部文件的路径和访问权限。

四、删除空白行和列

空白行和列虽然看似无害，但它们也会占用文件空间。定期检查并删除空白行和列可以有效减小文件大小。

4.1 查找和删除空白行

要查找空白行，可以使用Excel的筛选功能。选择整个数据区域，然后在“数据”选项卡中选择“筛选”。在每列的筛选下拉菜单中，选择“空白”以查找所有空白行。然后，删除这些空白行。

4.2 查找和删除空白列

类似地，可以使用筛选功能查找空白列。选择整个数据区域，然后在“数据”选项卡中选择“筛选”。在每行的筛选下拉菜单中，选择“空白”以查找所有空白列。然后，删除这些空白列。

4.3 使用VBA脚本自动删除

如果文件中有大量的空白行和列，可以考虑使用VBA脚本自动删除。编写一个简单的VBA宏，可以快速遍历整个工作表并删除所有空白行和列。这样可以节省大量时间，并确保文件保持整洁。

五、使用外部链接

使用外部链接是一种有效的减小文件大小的方法，尤其是当文件中包含大量数据或图片时。

5.1 数据连接

如果文件中包含大量数据，可以考虑将数据存储在外部文件或数据库中，然后在Excel中使用数据连接引用这些数据。这样可以显著减小文件大小，并且便于更新数据。

5.2 图片链接

如前所述，图片可以存储在外部文件中，然后在Excel中使用链接引用这些图片。这不仅减小了文件大小，还可以更灵活地管理图片。

5.3 动态链接

使用动态链接可以使文件更加灵活和高效。例如，可以使用VLOOKUP或INDEX/MATCH函数动态引用外部数据，而不是将所有数据复制到文件中。这样可以减少文件大小，并保持数据的一致性。

六、清理格式

格式设置是Excel文件中常见的占用空间问题。虽然格式设置可以提高文件的可读性，但过多的格式设置可能会导致文件变大。

6.1 清理未使用的格式

未使用的格式设置是指那些应用于空白单元格或不必要的区域的格式。这些格式虽然看不见，但仍然会占用文件空间。使用Excel的“清除格式”功能，可以快速清理未使用的格式。

6.2 使用样式

使用样式而不是直接设置格式，可以减少文件大小。Excel的样式功能允许您定义一组格式设置，然后将其应用于多个单元格。这样可以减少重复的格式设置，并保持文件的一致性。

6.3 删除条件格式

条件格式是指基于某些条件自动应用的格式。虽然条件格式可以提高文件的可读性，但过多的条件格式也会增加文件大小。定期检查并删除不必要的条件格式，可以减小文件大小。

七、启用压缩功能

Excel提供了一些内置的压缩功能，可以显著减小文件大小。这些功能通常默认启用，但可以手动检查和调整。

7.1 检查压缩设置

在Excel的“选项”菜单中，可以检查和调整压缩设置。例如，可以启用或禁用图片压缩功能，选择适当的压缩级别等。

7.2 启用压缩保存

在保存文件时，可以选择“压缩保存”选项。这将使用更高效的压缩算法，减小文件大小。需要注意的是，这可能会增加保存时间，但通常值得一试。

7.3 使用第三方压缩工具

如果内置的压缩功能不足以满足需求，可以考虑使用第三方压缩工具。这些工具通常提供更多的压缩选项和更高效的算法，可以显著减小文件大小。

八、移除隐藏数据和属性

隐藏数据和属性是指那些不直接显示在文件中的信息，如隐藏的工作表、隐藏的行和列、文档属性等。这些信息虽然不可见，但仍然占用文件空间。

8.1 删除隐藏工作表

隐藏工作表是指那些在文件中存在但不可见的工作表。定期检查并删除不再需要的隐藏工作表，可以减小文件大小。在Excel中，可以右键点击工作表标签，选择“删除”以删除隐藏工作表。

8.2 删除隐藏行和列

类似地，隐藏的行和列也会占用文件空间。定期检查并删除不再需要的隐藏行和列，可以减小文件大小。可以使用Excel的“取消隐藏”功能查看和管理隐藏行和列。

8.3 清理文档属性

文档属性是指文件的元数据，如作者、标题、关键词等。虽然这些信息通常占用很小的空间，但在某些情况下也可能显著增加文件大小。使用Excel的“文档检查器”工具，可以清理不必要的文档属性。

九、使用宏和脚本

使用宏和脚本可以自动化一些重复的任务，并减小文件大小。例如，可以编写宏来删除不必要的数据、清理格式、压缩图片等。

9.1 编写VBA宏

VBA（Visual Basic for Applications）是Excel的编程语言，可以用来编写宏。通过编写VBA宏，可以自动执行一系列操作，如删除空白行和列、清理格式、压缩图片等。这不仅节省时间，还可以确保文件保持整洁和高效。

9.2 使用第三方脚本

如果不熟悉VBA编程，可以考虑使用第三方脚本或工具。这些工具通常提供友好的界面和丰富的功能，可以帮助您轻松减小文件大小。例如，有些工具可以自动压缩图片、清理格式、删除不必要的数据等。

十、定期维护和备份

定期维护和备份是确保Excel文件保持小巧和高效的关键。通过定期检查和清理文件，可以避免文件变得过大和混乱。

10.1 定期检查文件

定期检查文件的大小和内容，可以及时发现并解决问题。例如，可以定期检查和删除不必要的数据、清理格式、压缩图片等。这样可以确保文件保持小巧和高效。

10.2 备份文件

定期备份文件可以防止数据丢失和文件损坏。在清理和压缩文件之前，最好先备份文件，以防意外情况。可以使用Excel的“另存为”功能将文件保存为不同的版本，或者使用云存储服务进行自动备份。

10.3 使用版本控制

如果文件需要频繁更新和共享，可以考虑使用版本控制系统。版本控制系统允许您跟踪文件的所有更改，并轻松恢复到之前的版本。这样可以避免文件变得过大和混乱，并确保数据的一致性和完整性。

通过以上方法，您可以显著减小Excel文件的大小，并提高文件的效率和可维护性。希望这些建议对您有所帮助！