怎么样把excel内存缩小

如何把Excel内存缩小

优化数据结构、减少公式使用、删除不必要的格式化、压缩图片、避免使用Volatile函数。 优化数据结构能够显著地减少Excel文件的内存占用。例如，如果你在工作表中有大量的数据，但并不是全部数据都需要立即处理或分析，可以考虑将这些数据分成多个工作表或文件。这样不仅可以减少每个文件的大小，还能提高Excel的处理效率。此外，删除不必要的格式化也能有效减少文件大小，例如删除多余的颜色、边框和字体样式。

一、优化数据结构

优化数据结构是缩小Excel内存的首要步骤。通过合理地组织和管理数据，可以显著减少文件的大小，并提高Excel的效率。

1、分割大型数据集

将一个大型的数据集分割成多个小的工作表或文件是一个有效的策略。大数据集会占用大量的内存，并且处理速度会变慢。通过将数据分割到不同的工作表或文件中，你可以减少每个文件的大小，从而提高Excel的性能。

例如，如果你有一个包含数万行数据的工作表，可以将其分割成多个工作表，每个工作表包含一个特定的时间段或类别的数据。这样不仅可以减小每个文件的大小，还能使数据管理更加方便。

2、使用表格而非范围

将数据转换为Excel表格（Table）而不是普通的范围（Range）也可以帮助优化数据结构。表格具有内置的排序和筛选功能，这些功能可以帮助你更有效地管理和分析数据。此外，表格中的数据范围会自动扩展，当你添加新数据时，表格会自动调整大小，而不需要手动更新公式或范围。

3、删除多余的行和列

有时候，Excel工作表中可能会包含一些多余的空行和空列，这些空行和列会增加文件的大小。删除这些多余的行和列可以显著减少文件的大小。你可以使用快捷键Ctrl+Shift+下箭头或Ctrl+Shift+右箭头来快速选择并删除多余的行和列。

二、减少公式使用

公式是Excel中非常强大的功能，但过多的公式会增加文件的大小，并且会降低Excel的性能。通过减少公式的使用，可以有效地缩小Excel文件的内存占用。

1、使用值替代公式

对于一些不需要频繁更新的计算结果，可以将公式计算的结果转换为静态值。这样可以减少公式的数量，从而减少文件的大小。你可以通过复制包含公式的单元格，然后使用“选择性粘贴”功能，将其粘贴为值来实现这一点。

2、避免使用数组公式

数组公式可以一次性处理多个单元格的数据，但它们通常会占用更多的内存。尽量避免使用数组公式，或者将数组公式拆分成多个单独的公式，以减少内存占用。

三、删除不必要的格式化

Excel中的格式化功能（如颜色、边框和字体样式）可以使数据更加美观和易读，但过多的格式化会增加文件的大小。删除不必要的格式化可以有效地减少文件的大小。

1、清除条件格式

条件格式是一种非常有用的功能，但大量的条件格式会增加文件的大小。清除不必要的条件格式可以减少文件的大小。你可以通过“条件格式”菜单中的“清除规则”选项来清除条件格式。

2、简化单元格样式

尽量简化单元格的样式，避免使用多种颜色、字体和边框。统一使用一种样式可以减少文件的大小，并且使数据看起来更加整洁和专业。

四、压缩图片

图片是Excel文件中占用内存较大的元素之一。通过压缩图片，可以显著减少文件的大小。

1、使用内置的图片压缩功能

Excel提供了内置的图片压缩功能，可以帮助你减少文件中图片的大小。你可以通过右键点击图片，然后选择“格式图片”选项，在“压缩图片”选项卡中选择合适的压缩选项。

2、使用外部工具压缩图片

如果内置的图片压缩功能无法满足你的需求，你可以使用一些外部的图片压缩工具，如TinyPNG、JPEGmini等。这些工具可以帮助你进一步压缩图片，从而减少文件的大小。

五、避免使用Volatile函数

Volatile函数（如NOW()、TODAY()、RAND()等）会在每次工作表计算时自动重新计算，这会增加Excel的计算负担，从而增加文件的大小。避免使用这些函数可以减少内存占用。

1、使用静态值替代Volatile函数

对于一些不需要频繁更新的时间或随机数，可以使用静态值替代Volatile函数。例如，可以手动输入当前日期或时间，而不是使用NOW()或TODAY()函数。

2、优化公式计算

尽量使用非Volatile函数进行计算，以减少Excel的计算负担。例如，可以使用INDEX和MATCH函数替代VLOOKUP函数，因为VLOOKUP函数在某些情况下也会被视为Volatile函数。

六、定期清理和维护

定期清理和维护Excel文件可以帮助你保持文件的整洁和高效，从而减少文件的大小。

1、删除不必要的数据

定期检查并删除不再需要的数据，如旧的工作表、临时数据等。这些不必要的数据会占用大量的内存，删除它们可以显著减少文件的大小。

2、使用宏进行自动化清理

可以编写一些宏来自动化清理和优化Excel文件。例如，可以编写一个宏来自动删除空行和空列、清除不必要的格式化等。这样可以节省大量的时间和精力。

七、使用外部数据库

对于非常大型的数据集，可以考虑将数据存储在外部数据库中，而不是Excel文件中。使用外部数据库可以显著减少Excel文件的大小，并且可以提高数据的访问和处理速度。

1、使用Access数据库

Microsoft Access是一个非常适合与Excel配合使用的数据库管理系统。你可以将大型的数据集存储在Access数据库中，并在Excel中通过数据连接来访问这些数据。这样可以减少Excel文件的大小，并且可以更高效地管理和分析数据。

2、使用SQL数据库

对于更加复杂和大型的数据集，可以考虑使用SQL数据库（如MySQL、SQL Server等）。通过将数据存储在SQL数据库中，并在Excel中使用SQL查询来访问数据，可以显著减少Excel文件的大小，并提高数据的处理效率。

八、使用专业的Excel优化工具

除了手动优化外，还可以使用一些专业的Excel优化工具来帮助你缩小文件的大小。这些工具可以自动检测和修复文件中的问题，从而减少文件的大小。

1、Excel File Optimizer

Excel File Optimizer是一款专门用于优化Excel文件的工具。它可以自动检测和修复文件中的问题，如多余的格式化、空行空列等，从而减少文件的大小。

2、Kutools for Excel

Kutools for Excel是一个功能强大的Excel插件，提供了许多实用的工具，可以帮助你优化和管理Excel文件。例如，它可以自动删除多余的格式化、压缩图片、清除条件格式等，从而减少文件的大小。

九、使用Excel的压缩选项

Excel本身提供了一些压缩选项，可以帮助你减少文件的大小。例如，可以将文件保存为压缩格式（如XLSB格式），这样可以显著减少文件的大小。

1、保存为XLSB格式

XLSB格式是Excel的二进制文件格式，与传统的XLSX格式相比，XLSB格式可以显著减少文件的大小，并且可以提高文件的打开和保存速度。你可以通过“另存为”选项，将文件保存为XLSB格式。

2、使用Zip压缩文件

将Excel文件压缩为Zip格式也是一种有效的减小文件大小的方法。你可以通过右键点击文件，然后选择“发送到压缩文件夹”选项，将文件压缩为Zip格式。

十、使用云存储和协作工具

使用云存储和协作工具（如OneDrive、Google Drive等）可以帮助你更高效地管理和共享Excel文件，同时减少文件的大小。

1、存储在云端

将Excel文件存储在云端，可以减少本地存储的占用，并且可以随时随地访问文件。云存储服务通常会自动压缩文件，从而减少文件的大小。

2、协作编辑

使用云协作工具，可以多人同时编辑同一个Excel文件，而无需频繁地发送和接收文件。这样不仅可以提高工作效率，还可以减少文件的大小。

十一、优化图表和对象

Excel中的图表和对象（如形状、文本框等）也会占用大量的内存。通过优化图表和对象，可以进一步减少文件的大小。

1、简化图表

尽量简化图表的设计，避免使用复杂的图表类型和过多的图表元素。例如，可以使用简单的柱状图或折线图，而不是复杂的三维图表。此外，删除不必要的图表元素（如网格线、图例等）也可以减少文件的大小。

2、删除不必要的对象

定期检查并删除不再需要的对象（如形状、文本框等）。这些对象会占用大量的内存，删除它们可以显著减少文件的大小。

十二、使用更高效的数据格式

选择更高效的数据格式可以帮助你减少Excel文件的大小。例如，使用适当的数据类型和格式，可以减少文件的内存占用。

1、使用适当的数据类型

尽量使用适当的数据类型来存储数据。例如，对于整数数据，可以使用整数类型，而不是浮点数类型。这样可以减少内存的占用。

2、使用自定义格式

使用自定义格式可以减少文件的大小。例如，可以使用自定义日期和时间格式，而不是默认的长日期和时间格式。这样可以减少文件的大小，同时保持数据的可读性。

通过以上十二个方面的优化，可以显著减少Excel文件的大小，提高文件的处理效率和性能。希望这些方法对你有所帮助，能够让你的Excel文件更加高效和轻便。