excel打印怎么全部显示出来怎么办

为了在Excel中打印时将所有内容全部显示出来，你需要调整页面设置、使用适当的打印区域、缩放内容、调整行列宽度、以及使用分页符等技巧。 其中，调整页面设置 是最关键的一步，通过选择适当的纸张大小、方向和边距，可以确保所有内容在一页或多页内正确显示和打印。

一、调整页面设置

调整页面设置是确保Excel打印时内容全部显示的关键步骤。首先，选择适当的纸张大小和方向。通常，A4纸是最常用的标准纸张大小，但根据你的数据量，你可能需要选择更大的纸张，如A3或更小的纸张。此外，选择适当的页面方向（横向或纵向）也非常重要。对于宽表格，横向方向通常更适合。

其次，调整页边距。过大的页边距会浪费纸张空间，导致内容无法全部显示。你可以通过Excel的页面设置选项来调整上、下、左、右的页边距，确保更多的内容能够显示在纸张上。

最后，使用“缩放比例”功能来调整内容的大小。你可以在页面设置中选择“调整为一页宽、一页高”选项，这样Excel会自动缩放内容以适应一页或者多页。

二、设置打印区域

在Excel中，设置打印区域可以确保只打印你需要的部分，而不是整个工作表。首先，选择你需要打印的单元格区域，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”>“设置打印区域”。这会确保只有选定的区域在打印时显示。

如果你的数据跨越多个区域，可以使用“添加打印区域”功能，将多个区域合并为一个打印区域。这样做可以避免打印时遗漏关键数据。

三、调整行列宽度

调整行列的宽度和高度是另一个确保打印时所有内容显示的重要步骤。首先，选中需要调整的行或列，然后在顶部的行或列标头上右键单击，选择“行高”或“列宽”，并输入合适的值。

你也可以使用“自动调整列宽”或“自动调整行高”功能，Excel会根据内容自动调整行列的宽度和高度。这种方法特别适合包含大量文本或数字的单元格，可以确保内容在打印时不会被裁剪。

四、使用分页符

使用分页符可以控制打印时内容的分页方式，确保每一页的内容都完整显示。你可以在“页面布局”选项卡中选择“分页符”>“插入分页符”，手动添加分页符到合适的位置。

此外，你还可以使用“分页预览”功能查看和调整分页符的位置。分页预览会显示每一页的内容和分页符位置，方便你进行调整，确保打印时不会出现数据断裂或遗漏。

五、使用打印预览

在进行实际打印之前，使用打印预览功能检查你的设置是否正确。在“文件”菜单中选择“打印”，然后点击“打印预览”。打印预览会显示你的工作表在纸张上的实际显示效果。

通过打印预览，你可以检查是否有内容被裁剪、分页是否合理、以及是否需要进一步调整页面设置、行列宽度或分页符位置。确保所有内容在打印预览中显示正确后，再进行实际打印。

六、使用标题行和重复列

在打印多页表格时，使用标题行和重复列可以确保每一页都有关键的标题信息。这样可以提高打印输出的可读性，避免用户在查看多页表格时迷失。

在“页面布局”选项卡中，选择“打印标题”，然后在“顶端标题行”或“左端标题列”中输入需要重复的行或列。例如，如果你的表格有多列数据，可以在“顶端标题行”中输入“$1:$1”，这样每页都会显示第一行的标题。

七、使用表格样式和条件格式

使用表格样式和条件格式可以提高打印输出的可读性和美观度。首先，选择你的数据区域，然后在“开始”选项卡中选择“格式化为表格”，选择一个适合的表格样式。

条件格式可以根据数据值自动应用格式。你可以在“开始”选项卡中选择“条件格式”，然后根据需要设置规则。例如，你可以为超过某个数值的单元格设置不同的颜色，这样在打印时可以更直观地查看数据。

八、使用打印选项中的“适合页面”功能

在打印选项中，使用“适合页面”功能可以确保所有内容在一页或多页内完整显示。在“文件”菜单中选择“打印”，然后在打印设置中选择“适合页面”选项。你可以选择“调整为一页宽、一页高”或“调整为多页”。

这种方法可以自动调整内容的大小，使其适应指定的页面数。特别适用于包含大量数据的工作表，可以确保所有内容在打印时不会被裁剪。

九、使用页眉和页脚

使用页眉和页脚可以在每页的顶部或底部添加额外的信息，例如页码、日期、作者等。在“插入”选项卡中选择“页眉和页脚”，然后根据需要添加内容。

页眉和页脚可以提高打印输出的专业性，确保每页都有一致的信息。特别适用于多页报表和正式文档。

十、保存和共享打印设置

最后，保存和共享你的打印设置可以确保其他用户在打印时使用相同的设置。在“页面布局”选项卡中选择“页面设置”，然后点击“保存打印设置”。你可以将这些设置保存为模板，方便下次使用。

此外，你可以与团队成员共享这些设置，确保大家在打印相同的工作表时使用一致的设置，提高工作效率。

通过以上这些技巧，你可以在Excel中确保打印时所有内容完整显示，提高打印输出的质量和专业性。无论是调整页面设置、设置打印区域，还是使用打印预览和条件格式，这些方法都可以帮助你在打印时避免常见问题，确保最终打印结果符合预期。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中打印时确保所有内容都能完整显示出来？

• 问题：我在Excel中输入了很多数据，但在打印时发现部分内容被截断了，如何确保所有内容都能完整显示出来？

• 回答：若要确保在Excel打印时所有内容都能完整显示出来，可以采取以下几个步骤：

  • 调整页面边距：在打印前，点击页面布局选项卡，然后选择页面设置，调整页面边距，确保内容不会被截断。
  • 缩小工作表：如果内容仍然无法完整显示在一页上，可以在页面布局选项卡中，点击缩放，选择适合选项，将工作表缩小以便完整打印。
  • 调整列宽行高：如果某些列或行内容被截断，可以双击列头或行号调整宽度或高度，以确保内容完整显示。
  • 打印预览：在打印前，点击文件选项卡，选择打印预览，查看打印效果，如有需要可以再次调整页面设置或缩放比例。

2. Excel打印时为什么部分内容会被截断？

• 问题：我注意到在Excel打印时，部分内容会被截断，导致无法完整显示，这是为什么？

• 回答：部分内容被截断的原因可能有以下几个方面：

  • 页面边距设置不合适：如果页面边距设置过大，会导致可打印区域变小，内容无法完整显示。
  • 列宽或行高不足：若某些列或行的宽度或高度不足以容纳内容，也会导致内容被截断。
  • 字体大小过大：如果在Excel中使用了较大的字体，也可能导致内容无法完整显示在一页上。
  • 打印设置问题：在打印设置中选择了错误的缩放比例或纸张尺寸，也会导致内容被截断。

3. 有没有快捷方法在Excel中自动调整打印内容，确保完整显示？

• 问题：我在Excel中有大量数据需要打印，每次都手动调整页面设置和缩放比例很麻烦，有没有快捷方法来自动调整打印内容，确保完整显示？

• 回答：是的，Excel提供了自动调整打印内容的功能，可以按照以下步骤操作：

  • 选择要打印的区域：在Excel中选中要打印的区域。
  • 点击页面布局选项卡：在Excel的菜单栏中，点击页面布局选项卡。
  • 点击自动调整选项：在页面布局选项卡中，点击自动调整选项，选择适应选项。
  • 打印预览：点击文件选项卡，选择打印预览，查看自动调整后的打印效果，如有需要可以再次调整页面设置或缩放比例。
  • 打印：确认打印效果无误后，点击打印按钮进行打印。

请注意，以上方法适用于Excel 2010及更高版本。如果您使用的是旧版Excel，请参考相应版本的帮助文档来进行操作。