excel有外部链接时怎么手动更新

在Excel中手动更新外部链接的核心步骤是：打开工作簿、选择数据选项卡、点击“编辑链接”按钮、选择需要更新的链接、点击“更新值”按钮。

在实际操作中，手动更新Excel中的外部链接能够确保数据的准确性和及时性。以下将详细介绍每个步骤及其重要性。

一、打开工作簿

打开包含外部链接的Excel文件是更新链接的第一步。确保文件已正确打开且没有受到任何保护或限制。这样你才能进行后续的操作。

在打开文件时，Excel可能会提示你是否要更新链接，尤其是当文件包含重要的外部数据源时。如果你选择不在此时更新，可以稍后手动更新。

二、选择数据选项卡

在Excel界面的顶部，找到并点击“数据”选项卡。这一选项卡包含了所有与数据管理相关的功能，包括外部链接的管理。

数据选项卡中有多个重要的工具和选项，包括数据导入、数据连接以及数据刷新选项。通过了解这些工具，你可以更高效地管理工作簿中的数据。

三、点击“编辑链接”按钮

在数据选项卡中，找到并点击“编辑链接”按钮。这个按钮通常位于“连接”组中，并用于管理和编辑工作簿中的所有外部链接。

编辑链接窗口将显示所有当前工作簿中的外部链接，包括链接的来源、状态和最后更新时间。这是你管理链接的主要界面。

四、选择需要更新的链接

在编辑链接窗口中，你将看到一个链接列表。选择你需要更新的链接。可以选择一个或多个链接，具体取决于你的需求。

选择链接时，你可以查看链接的详细信息，包括链接的来源文件路径、状态（如已更新或已断开）以及最近一次更新的时间。

五、点击“更新值”按钮

选择链接后，点击“更新值”按钮以手动更新所选链接的数据。Excel将会从外部数据源中获取最新的数据，并更新到你的工作簿中。

重要提示： 在更新链接时，确保外部数据源是可用的，并且你有权限访问这些数据源。如果外部文件已被移动或删除，链接将无法正确更新。

六、验证数据更新

更新完成后，仔细检查工作簿中的数据，以确保所有外部链接都已成功更新。验证更新数据的准确性和完整性是确保工作簿数据质量的重要步骤。

七、保存工作簿

最后，保存你的工作簿，以确保所有更新后的数据被永久保存。可以选择保存为当前文件，也可以另存为新文件以保留旧数据的备份。

八、处理更新问题

在更新外部链接的过程中，你可能会遇到一些常见问题，例如链接断开、数据源不可用等。以下是一些处理方法：

1、链接断开

如果链接断开，首先检查外部数据源是否存在。如果文件被移动或重命名，更新链接路径即可解决问题。

2、数据源不可用

如果数据源暂时不可用，可以稍后再尝试更新，或者联系数据源管理员解决问题。

3、权限问题

如果你没有权限访问外部数据源，请联系系统管理员或数据源所有者获取访问权限。

九、优化外部链接管理

为了更有效地管理Excel中的外部链接，可以采取以下一些优化措施：

1、定期检查和更新链接

定期检查工作簿中的外部链接，并及时更新数据，确保数据的及时性和准确性。

2、使用相对路径

在可能的情况下，使用相对路径而不是绝对路径来创建外部链接，以减少链接断开的风险。

3、集中管理数据源

将所有外部数据源集中管理，例如将所有数据文件存储在一个共享的网络驱动器上，以减少链接断开的可能性。

4、记录链接信息

记录所有外部链接的信息，包括数据源位置、更新时间等，以便在出现问题时快速排查和解决。

5、使用自动更新选项

在某些情况下，可以设置Excel自动更新外部链接。在数据选项卡中，选择“连接属性”，然后在弹出的窗口中设置自动刷新选项。

十、总结

手动更新Excel中的外部链接是确保数据准确性和及时性的关键步骤。通过打开工作簿、选择数据选项卡、点击“编辑链接”按钮、选择需要更新的链接、点击“更新值”按钮等步骤，你可以有效地管理和更新工作簿中的外部链接。此外，定期检查和优化外部链接管理措施，可以进一步提高数据管理的效率和可靠性。