怎么看excel历史更改记录

在Excel中查看历史更改记录的方法有很多种，包括启用工作簿共享、使用“修订”功能、查阅版本历史记录等。 其中，通过启用“修订”功能来跟踪和查看更改记录是最常用的方法。这不仅允许用户查看所有更改，还可以选择接受或拒绝这些更改。接下来，我们将详细探讨如何使用这些方法来查看和管理Excel中的历史更改记录。

一、启用工作簿共享

启用工作簿共享功能是查看历史更改记录的一个重要方法。共享工作簿可以让多个用户同时编辑一个工作簿，而所有的更改都会被记录下来。

1. 如何启用工作簿共享

打开需要共享的Excel文件。
点击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，点击“共享工作簿”。
在弹出的对话框中，勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项。
点击“确定”。

2. 查看历史更改记录

在“审阅”选项卡下，点击“修订”。
选择“突出显示修订”。
在弹出的对话框中，选择“自上次保存起的修订”或“所有修订”。
所有的更改将会被高亮显示，并且在单元格旁边会有批注，说明是谁在什么时候做了什么更改。

二、使用“修订”功能

“修订”功能是Excel中专门用于跟踪更改的工具，它可以详细记录每一个更改的内容、时间和修改者。

1. 如何启用修订功能

打开需要跟踪更改的Excel文件。
点击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，点击“修订”。
选择“跟踪修订”。

2. 查看和管理修订

在“审阅”选项卡下，点击“修订”。
选择“突出显示修订”。
在弹出的对话框中，选择需要查看的修订类型和时间范围。
所有的更改将会被高亮显示，并且在单元格旁边会有批注，说明是谁在什么时候做了什么更改。
用户可以选择“接受”或“拒绝”这些更改。

三、查阅版本历史记录

如果你使用的是Excel Online或通过OneDrive、SharePoint等云服务来存储和协作编辑Excel文件，那么你还可以利用版本历史记录功能来查看更改记录。

1. 如何查看版本历史记录

打开需要查看历史记录的Excel文件。
在文件名旁边，点击“文件”选项卡。
选择“信息”。
点击“版本历史记录”。
在右侧的面板中，将显示所有保存的版本以及每个版本的修改者和时间。
点击任意一个版本，可以查看该版本的具体内容。

2. 恢复或比较版本

在版本历史记录面板中，点击任意一个版本。
选择“恢复”可以将文件恢复到该版本。
选择“比较”可以将当前版本与所选版本进行详细比较。

四、使用Excel的审查功能

Excel还提供了一些审查功能，帮助用户更好地了解和管理工作簿的更改情况。

1. 使用“圈释输入”功能

打开需要审查的Excel文件。
点击“数据”选项卡。
在“数据工具”组中，点击“数据验证”。
选择“圈释无效数据”。
所有不符合数据验证规则的单元格会被圈释出来，便于用户检查和更正。

2. 使用“审阅”功能

打开需要审查的Excel文件。
点击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，点击“修订”。
选择“审阅修订”。
在弹出的对话框中，选择需要审阅的修订类型和时间范围。
用户可以逐一审阅每一个修订，并选择“接受”或“拒绝”。

五、使用第三方工具和插件

除了Excel自带的功能外，还可以利用一些第三方工具和插件来更高效地查看和管理历史更改记录。

1. 有哪些第三方工具和插件

Kutools for Excel：这是一款强大的Excel插件，提供了200多种功能，其中包括查看和管理历史更改记录的功能。
Spreadsheet Compare：这是一款独立的工具，可以比较两个Excel文件或同一个文件的不同版本，详细列出所有的差异和更改。

2. 如何使用第三方工具和插件

下载并安装需要的工具或插件。
打开需要查看历史记录的Excel文件。
根据工具或插件的使用说明，进行更改记录的查看和管理。

六、Excel VBA宏的使用

如果你有编程基础，还可以编写Excel VBA宏来自动记录和管理更改记录。这种方法可以高度自定义，满足特定的需求。

1. 编写VBA宏记录更改

打开需要记录更改的Excel文件。
按下Alt + F11打开VBA编辑器。
在VBA编辑器中，插入一个新的模块。

编写如下代码来记录更改：

Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("ChangeLog")
    If ws Is Nothing Then
        Set ws = ThisWorkbook.Sheets.Add
        ws.Name = "ChangeLog"
        ws.Cells(1, 1).Value = "Sheet"
        ws.Cells(1, 2).Value = "Cell"
        ws.Cells(1, 3).Value = "Old Value"
        ws.Cells(1, 4).Value = "New Value"
        ws.Cells(1, 5).Value = "Changed By"
        ws.Cells(1, 6).Value = "Date/Time"
    End If
    ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Sh.Name
    ws.Cells(ws.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Target.Address
    ws.Cells(ws.Rows.Count, 3).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Target.Value
    ws.Cells(ws.Rows.Count, 4).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Application.PreviousValue
    ws.Cells(ws.Rows.Count, 5).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Application.UserName
    ws.Cells(ws.Rows.Count, 6).End(xlUp).Offset(1, 0).Value = Now
End Sub

保存并关闭VBA编辑器。

2. 使用VBA宏记录更改

每次当工作表中的数据发生变化时，VBA宏将自动在“ChangeLog”工作表中记录更改。
用户可以随时打开“ChangeLog”工作表，查看详细的更改记录，包括更改的内容、时间和修改者。

结论

通过以上几种方法，用户可以非常详细地查看和管理Excel中的历史更改记录。启用工作簿共享、使用修订功能、查阅版本历史记录、使用审查功能、利用第三方工具和插件、编写VBA宏，每一种方法都有其独特的优势和适用场景。根据具体需求选择合适的方法，可以帮助用户更高效地管理和审查Excel文件的更改记录，从而提升工作效率和数据准确性。