怎么把电脑里excel文件缩小了

要缩小电脑里的Excel文件，可以通过删除不必要的数据、压缩图像、去除格式、使用合适的文件格式、使用更少的公式、减少工作表的数量等方法。 其中，删除不必要的数据是最有效的方法之一。通过删除未使用的行和列、清除临时数据和冗余信息，可以显著减少文件大小。以下将详细介绍如何通过删除不必要的数据来缩小Excel文件。

一、删除不必要的数据

删除不必要的数据是缩小Excel文件最直接和有效的方法之一。以下是一些具体步骤：

删除未使用的行和列：Excel文件中可能会包含大量未使用的行和列，它们虽然看似空白，但可能会占用大量的存储空间。通过选择这些未使用的行和列，并右键选择“删除”，可以显著减少文件大小。
清除临时数据：在数据处理过程中，可能会生成一些临时数据。这些数据在最终结果中并不需要，可以通过筛选和删除来清理。
移除重复数据：Excel中的重复数据不仅占用空间，还可能影响数据分析的准确性。通过使用Excel的“删除重复项”功能，可以轻松清除这些冗余数据。

二、压缩图像

Excel文件中包含的图像文件通常会占用大量空间。以下是一些压缩图像的方法：

使用压缩功能：Excel提供了内置的图像压缩功能。选择图像后，点击“图片工具”中的“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，可以选择适当的压缩选项，以减少图像的分辨率和文件大小。
使用外部工具压缩图像：在将图像插入Excel之前，可以使用外部图像压缩工具，如Photoshop、GIMP或在线压缩工具，将图像文件压缩到合适的大小。
删除不必要的图像：确保Excel文件中仅包含必要的图像。删除不需要的图像文件，可以显著减少文件大小。

三、去除格式

过多的格式设置会增加Excel文件的大小。以下是一些减少格式的方法：

移除不必要的格式：包括字体颜色、填充颜色、边框等。选择需要清除格式的区域，点击“开始”选项卡中的“清除”按钮，然后选择“清除格式”。
简化条件格式：条件格式虽然强大，但也会增加文件大小。简化条件格式规则，或者删除不必要的条件格式。
使用样式而非手动格式设置：Excel提供了预设的单元格样式，可以使用这些样式来代替手动设置格式，从而减少文件大小。

四、使用合适的文件格式

Excel文件可以保存为多种格式，不同的格式会影响文件大小。以下是一些建议：

使用Excel压缩格式（.xlsx）：相比于旧版的.xls格式，.xlsx格式经过压缩，文件大小通常更小。
保存为二进制格式（.xlsb）：如果文件仍然很大，可以尝试将文件保存为二进制格式（.xlsb），这种格式通常比.xlsx格式更小。

五、使用更少的公式

过多的公式会增加文件的计算负担和大小。以下是一些优化公式的方法：

减少嵌套公式：复杂的嵌套公式会显著增加文件大小。尝试简化公式，或者使用辅助列来分解复杂的计算。
使用数组公式：数组公式可以一次性处理多行数据，减少单个公式的数量，从而减少文件大小。
避免使用挥发性函数：诸如NOW()、TODAY()、RAND()等挥发性函数会在每次计算时更新，增加文件的计算负担。尽量避免使用这些函数。

六、减少工作表的数量

多个工作表会增加文件的大小。以下是一些管理工作表的方法：

合并工作表：将内容相似或相关的工作表合并到一个工作表中，可以减少文件的总大小。
删除不必要的工作表：确保文件中仅包含必要的工作表。删除不需要的工作表，可以显著减少文件大小。
归档旧数据：将不再需要频繁访问的数据归档到单独的文件中，以减少当前文件的大小。

七、清理名称管理器

名称管理器中可能会存储大量未使用的名称，这些名称会增加文件的大小。以下是一些清理名称管理器的方法：

删除未使用的名称：打开名称管理器，检查并删除未使用的名称。
合并重复的名称：如果存在重复的名称，可以将它们合并，以减少文件的复杂性和大小。

八、使用数据模型

Excel的数据模型功能可以有效管理和压缩大量数据。以下是一些使用数据模型的方法：

导入数据到数据模型：将数据导入到数据模型中，可以减少Excel文件的大小，同时提高数据处理效率。
使用Power Query进行数据清理：Power Query是一种强大的数据处理工具，可以在导入数据之前进行清理和转换，以减少文件大小。

九、优化宏和VBA代码

宏和VBA代码可能会增加文件的大小。以下是一些优化宏和VBA代码的方法：

删除未使用的宏：检查并删除文件中未使用的宏。
优化VBA代码：简化和优化VBA代码，以减少文件的大小和提高运行效率。
避免重复代码：将重复的代码段合并为一个函数或子程序，以减少代码的冗余和文件大小。

十、压缩文件

最后，可以使用外部压缩工具来进一步减少文件大小。以下是一些方法：

使用ZIP压缩：将Excel文件压缩为ZIP格式，可以显著减少文件的大小。
使用其他压缩工具：如7-Zip、WinRAR等，这些工具提供了更高效的压缩算法，可以进一步减少文件的大小。

通过以上方法，可以有效地缩小电脑里的Excel文件，提升文件的加载和处理速度，减少存储空间的占用。