怎么压缩excel中数据大小不变

在Excel中压缩数据大小的方法有：使用压缩文件格式、移除重复数据、使用较小的单元格范围、减少图像和对象的使用、压缩图像、清理未使用的单元格、禁用自动计算、使用数据表代替嵌入对象。*其中，使用压缩文件格式是最直接的方法。保存文件时选择“Excel二进制工作簿 (.xlsb)”格式，而非默认的“Excel工作簿 (*.xlsx)”格式，这样可以显著减小文件大小，同时保留所有功能和数据。

一、使用压缩文件格式

使用Excel提供的不同文件格式可以显著减少文件大小。默认的.xlsx格式虽然很常用，但其文件大小相对较大。以下是如何使用压缩文件格式的方法：

1.1 Excel二进制工作簿 (*.xlsb)

保存文件时，选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”格式。这种格式可以压缩文件大小，同时保留所有数据和功能。具体步骤如下：

打开Excel文件。
点击“文件”菜单，选择“另存为”。
在“另存为类型”下拉菜单中，选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”。
点击“保存”。

1.2 压缩文件夹

将Excel文件放入压缩文件夹（如ZIP文件），这种方法可以进一步减少文件大小，方便通过电子邮件或其他方式传输。具体步骤如下：

选择需要压缩的Excel文件。
右键点击文件，选择“发送到” > “压缩(zipped)文件夹”。

二、移除重复数据

重复数据不仅占用空间，还可能影响数据分析的准确性。通过移除重复数据，可以显著减少文件大小。以下是具体步骤：

2.1 使用“删除重复项”功能

选择包含重复数据的列或单元格区域。
在“数据”选项卡中，点击“删除重复项”。
在弹出的对话框中，选择需要检查重复项的列，然后点击“确定”。

2.2 使用公式查找重复项

可以使用公式来查找并标记重复项，然后手动删除这些重复数据。例如，使用COUNTIF函数来标记重复项：

=COUNTIF(A:A, A2)>1

如果返回TRUE，则表示该行存在重复数据。

三、使用较小的单元格范围

Excel中的单元格范围越大，文件大小越大。通过限制使用的单元格范围，可以减少文件大小。

3.1 删除未使用的行和列

选择未使用的行或列。
右键点击选择区域，选择“删除”。

3.2 使用“定义名称”功能

通过定义名称来限制单元格范围，可以避免未使用的单元格占用空间。

在“公式”选项卡中，点击“定义名称”。
输入名称和引用的单元格范围，然后点击“确定”。

四、减少图像和对象的使用

图像和对象（如图表、形状等）会显著增加Excel文件的大小。通过减少这些元素的使用或压缩图像，可以显著减少文件大小。

4.1 压缩图像

选择需要压缩的图像。
在“格式”选项卡中，点击“压缩图片”。
在弹出的对话框中，选择适当的压缩选项，然后点击“确定”。

4.2 删除不必要的对象

选择不需要的对象（如图表、形状等）。
按“Delete”键删除这些对象。

五、清理未使用的单元格

未使用的单元格可能包含格式或数据，这些都会增加文件大小。通过清理未使用的单元格，可以减少文件大小。

5.1 使用“查找和选择”功能

在“开始”选项卡中，点击“查找和选择”。
选择“定位条件”，然后选择“常量”。
删除未使用的单元格中的内容。

5.2 清理未使用的格式

选择整个工作表。
在“开始”选项卡中，点击“清除” > “清除格式”。

六、禁用自动计算

自动计算功能会在每次修改数据时重新计算所有公式，这会增加文件大小。通过禁用自动计算，可以减少文件大小。

6.1 禁用自动计算

在“公式”选项卡中，点击“计算选项”。
选择“手动”。

6.2 手动更新计算

在需要更新计算时，按“F9”键手动更新公式计算。

七、使用数据表代替嵌入对象

嵌入对象（如嵌入的Word文档、PowerPoint幻灯片等）会显著增加Excel文件的大小。通过使用数据表或链接代替嵌入对象，可以减少文件大小。

7.1 使用数据表

将嵌入对象转换为数据表，具体步骤如下：

复制嵌入对象中的数据。
在Excel中粘贴为数据表。

7.2 使用链接

通过链接到外部文件，而不是嵌入对象，可以减少文件大小。

在Excel中，选择需要链接的单元格。
在“插入”选项卡中，点击“链接”。
输入外部文件的路径，然后点击“确定”。

八、使用外部数据源

如果Excel文件中包含大量数据，可以考虑使用外部数据源。这不仅可以减少文件大小，还可以提高数据处理的效率。

8.1 使用Power Query

Power Query是一种强大的数据连接和转换工具，可以从外部数据源导入数据。

在“数据”选项卡中，点击“获取数据”。
选择数据源类型，并按照提示导入数据。

8.2 使用SQL数据库

将数据存储在SQL数据库中，并通过Excel连接到数据库，可以显著减少文件大小。

在“数据”选项卡中，点击“获取数据”。
选择“从数据库” > “从SQL Server数据库”。
输入数据库连接信息，导入数据。

九、优化公式和函数的使用

复杂的公式和函数会增加文件大小，并降低性能。通过优化公式和函数的使用，可以减少文件大小并提高性能。

9.1 使用数组公式

数组公式可以一次性处理多个数据，减少公式的数量，从而减少文件大小。

{=SUM(A1:A10*B1:B10)}

9.2 使用简化的公式

避免使用嵌套过多的公式，使用简化的公式可以减少文件大小。

=IF(A1>0, A1*B1, 0)

十、定期维护和备份

定期维护和备份Excel文件，可以防止文件大小增加过快，并确保数据的安全性。

10.1 定期清理数据

定期检查并清理不需要的数据和对象，保持文件大小在合理范围内。

10.2 定期备份

定期备份Excel文件，可以防止数据丢失，并在需要时恢复数据。

通过以上方法，可以有效地压缩Excel文件的大小，同时保持数据的完整性和功能的可用性。无论是通过使用压缩文件格式、移除重复数据、减少图像和对象的使用，还是通过优化公式和函数的使用，都是压缩Excel文件大小的有效途径。定期维护和备份也是确保文件大小和数据安全的重要措施。