excel里的身份证格式怎么做

在Excel中设置身份证格式的方法有：使用自定义格式、文本格式、数据验证。 其中，自定义格式 是一种非常便捷的方法，可以确保身份证号码显示得整齐而且不会自动变为科学计数法。通过自定义格式，可以设置身份证号码为纯数字，并在显示时加上分隔符，使其更易读。

以下是详细介绍如何在Excel中设置和管理身份证格式的几种方法：

一、自定义格式

1、定义自定义格式

自定义格式是Excel中一个非常强大的功能。通过此功能，可以自定义单元格的显示格式，包括身份证号码。以下是具体步骤：

选中需要设置格式的单元格或列。
右键单击，选择“设置单元格格式”。
在弹出的对话框中，选择“数字”选项卡，然后选择“自定义”。
在“类型”框中输入自定义格式。如：如果身份证号码是18位的，可以输入“000000000000000000”。

这种方法确保了所有输入的身份证号码都以18位数字显示，而不会自动转化为科学计数法。

2、使用分隔符

在某些情况下，为了提高身份证号码的可读性，可以在自定义格式中添加分隔符。例如：

在“类型”框中输入“000-0000-0000-0000-000”。
这样，身份证号码将显示为“123-4567-8901-2345-678”。

这种方法不仅保证了身份证号码的完整性，还增加了可读性。

二、文本格式

1、设置文本格式

另一种常用的方法是将身份证号码设置为文本格式。这种方法可以确保任何输入的数字都以文本形式存储，而不会被Excel自动转换为科学计数法或其他格式。

选中需要设置格式的单元格或列。
右键单击，选择“设置单元格格式”。
在弹出的对话框中，选择“文本”。
确认并关闭对话框。

这样，所有在这些单元格中输入的身份证号码都会被视为文本处理，确保其显示的准确性。

2、数据输入技巧

在设置为文本格式后，可以直接输入身份证号码。然而，为了避免误操作，可以在输入身份证号码之前，添加一个单引号（'）。例如：

在单元格中输入 '123456789012345678。
按回车键，身份证号码将以文本形式显示，且不包含单引号。

这种方法特别适用于一次性输入大量身份证号码的数据。

三、数据验证

1、定义数据验证规则

通过数据验证，可以确保输入的身份证号码符合特定的格式要求，从而减少错误输入的机会。以下是设置数据验证的步骤：

选中需要设置格式的单元格或列。
点击菜单栏中的“数据”，选择“数据验证”。
在弹出的对话框中，选择“设置”选项卡。
在“允许”下拉菜单中选择“自定义”。
在“公式”框中输入验证公式，如：=AND(ISNUMBER(A1), LEN(A1)=18)。
点击“确定”完成设置。

此方法确保了所有输入的身份证号码都必须是18位数字，否则将弹出错误提示。

2、设置输入提示

为了进一步减少错误输入，可以为数据验证设置输入提示和错误提示。

在“数据验证”对话框中，选择“输入信息”选项卡。
勾选“输入信息时显示提示”，并输入标题和输入信息，如：“请输入18位身份证号码”。
在“错误警告”选项卡中，勾选“输入无效数据时显示错误提示”，并设置标题和错误信息，如：“输入的身份证号码无效，请检查并重新输入”。

这种方法不仅能确保数据的准确性，还能提供实时的输入指导和错误反馈。

四、数据格式转换

1、批量转换数据格式

在处理已有数据时，可能需要将现有的身份证号码格式进行转换。可以使用Excel的“文本分列”功能进行批量转换：

选中需要转换的列。
点击菜单栏中的“数据”，选择“分列”。
在弹出的向导中，选择“固定宽度”或“分隔符”，然后根据需要进行设置。
在最后一步，选择“文本”作为数据格式。

这种方法适用于将现有的身份证号码从其他格式转换为文本格式。

2、使用公式进行转换

如果需要进行更复杂的格式转换，可以使用Excel中的公式。例如，使用TEXT函数将数字格式转换为文本格式：

在空白列中输入公式：=TEXT(A1, "000000000000000000")。
将公式向下拖动，应用到所有需要转换的单元格。

这种方法灵活性更高，可以根据具体需求进行调整。

五、数据清洗与验证

1、清洗数据

在实际工作中，获取的身份证号码数据可能包含各种格式错误或冗余信息。可以使用Excel的“查找和替换”功能进行数据清洗：

选中需要清洗的列。
按Ctrl+H打开“查找和替换”对话框。
输入需要查找的内容和替换的内容，如：查找空格并替换为空。
点击“全部替换”完成清洗。

这种方法可以快速清理数据中的常见错误。

2、验证数据准确性

为了确保数据的准确性，可以编写自定义函数来验证身份证号码的合法性。例如，使用VBA编写一个身份证号码验证函数：

Function IsValidID(ID As String) As Boolean
    ' 判断ID是否为18位数字
    If Len(ID) <> 18 Or Not IsNumeric(ID) Then
        IsValidID = False
        Exit Function
    End If
    ' 其他验证逻辑，如校验码验证
    ' ...
    IsValidID = True
End Function

将此函数应用到数据列中，可以快速标识出不合法的身份证号码。

六、保护和共享数据

1、保护数据

在设置好身份证号码格式后，可以对工作表进行保护，防止格式被意外更改：

点击菜单栏中的“审阅”，选择“保护工作表”。
设置密码并选择允许的操作，如：选择锁定单元格、格式化单元格等。
点击“确定”完成设置。

这种方法确保了数据格式的稳定性。

2、共享数据

在共享包含身份证号码的Excel文件时，需要注意数据隐私和安全。可以对身份证号码进行部分隐藏或加密处理：

使用公式隐藏部分身份证号码，如：=LEFT(A1, 6) & "" & RIGHT(A1, 4)。
将处理后的数据保存为新的文件进行共享。

这种方法可以有效保护敏感数据。

总结

在Excel中设置身份证格式的方法多种多样，包括自定义格式、文本格式、数据验证等。每种方法都有其独特的优势和适用场景。通过合理选择和组合这些方法，可以确保身份证号码的正确输入、显示和管理。同时，数据清洗、验证和保护措施也是确保数据质量的重要环节。在实际操作中，根据具体需求选择合适的方法，能够大大提高工作效率和数据准确性。