电子记账凭证excel怎么打印

电子记账凭证excel怎么打印

使用Excel进行电子记账凭证打印的核心步骤包括：设置打印区域、调整页面布局、添加页眉页脚、预览并调整打印效果、使用打印机进行实际打印。 其中，设置打印区域是最关键的一步，因为它决定了打印输出的内容范围。在实际操作中，首先需要将Excel工作表中的记账凭证内容进行合理的安排和格式设置，然后通过Excel的页面布局功能进行打印设置，以确保打印效果符合预期。

一、设置打印区域

在Excel中，打印区域是指你希望打印的工作表部分。设置打印区域的步骤如下：

选择打印区域：打开包含记账凭证的Excel工作表，使用鼠标选择你需要打印的单元格区域。
设置打印区域：在菜单栏中，点击“页面布局”，然后选择“打印区域”，最后点击“设置打印区域”。此操作将所选的单元格范围设置为打印区域。

选择打印区域的目的是确保只打印所需的内容，避免多余的信息混入打印结果中。合理设置打印区域不仅可以提高打印效率，还能节省纸张和墨水。

二、调整页面布局

为了确保打印输出的效果符合预期，需要对页面布局进行调整。主要包括以下几个方面：

纸张方向和大小：在“页面布局”选项卡中，选择“方向”，根据记账凭证的内容选择“纵向”或“横向”。然后，点击“纸张大小”，选择合适的纸张尺寸（如A4、A3等）。
页边距：点击“页边距”，选择“自定义边距”进行调整，以确保内容在打印纸张上居中显示。通常情况下，上下左右的页边距可以设置为1厘米左右。
缩放比例：如果记账凭证内容较多，可以通过缩放比例功能进行调整。点击“缩放比例”，将其设置为适合的百分比，以确保所有内容都能打印在一页纸上。

调整页面布局的目的是为了使打印输出效果更加美观、整齐，确保所有内容都能完整地显示在打印纸张上。

三、添加页眉页脚

在打印记账凭证时，添加页眉页脚可以增加打印输出的专业性和规范性。操作步骤如下：

插入页眉页脚：在“插入”选项卡中，点击“页眉页脚”，选择合适的页眉页脚模板。
编辑页眉页脚内容：根据需要，在页眉页脚中添加公司名称、记账凭证标题、日期、页码等信息。可以使用Excel提供的自动化功能，如页码自动生成等。

添加页眉页脚的目的是为了使打印输出更加规范，增加记账凭证的正式性和专业性。

四、预览并调整打印效果

在进行实际打印之前，通过打印预览功能检查打印效果是非常必要的。主要步骤如下：

打印预览：在“文件”菜单中，选择“打印”，然后点击“打印预览”。此时，Excel将显示打印输出的预览效果。
调整打印设置：如果预览效果不理想，可以返回“页面布局”选项卡，重新调整纸张方向、页边距、缩放比例等设置，直到打印预览效果符合预期。

打印预览的目的是为了在实际打印之前检查打印效果，避免出现内容超出纸张范围、页边距不合适等问题。

五、使用打印机进行实际打印

在确认打印预览效果符合预期后，可以进行实际打印。主要步骤如下：

选择打印机：在“文件”菜单中，选择“打印”，然后在打印设置中选择可用的打印机。
设置打印选项：根据需要，设置打印份数、打印范围等选项。确保选择的打印机处于正常工作状态，并且已加载足够的纸张和墨水。
开始打印：点击“打印”按钮，开始实际打印。等待打印机完成打印任务后，检查打印输出的效果。

使用打印机进行实际打印的目的是将电子记账凭证转换为纸质版，方便存档和查阅。

六、常见问题及解决方法

在使用Excel打印电子记账凭证的过程中，可能会遇到一些常见问题。以下是几个常见问题及其解决方法：

1、打印内容超出纸张范围

如果打印内容超出纸张范围，可以通过以下方法解决：

调整打印区域：重新选择并设置打印区域，确保内容在纸张范围内。
调整缩放比例：在“页面布局”选项卡中，调整缩放比例，使内容适合打印在一页纸上。
调整页边距：减小页边距，增加内容显示范围。

2、打印内容不清晰

如果打印内容不清晰，可以通过以下方法解决：

检查打印机状态：确保打印机处于正常工作状态，墨水充足，打印头干净。
调整打印设置：在打印设置中选择高质量打印选项，提高打印清晰度。
调整字体和字号：在Excel中调整字体和字号，使内容更加清晰易读。

3、页码不连续

如果打印输出的页码不连续，可以通过以下方法解决：

检查页眉页脚设置：确保页码设置正确，没有遗漏或重复。
检查打印区域：确保所有需要打印的内容都在设置的打印区域内。
预览打印效果：通过打印预览检查页码连续性，确保没有遗漏的页码。

七、提高Excel记账凭证打印效率的技巧

为了提高Excel记账凭证打印的效率，可以采用以下技巧：

1、模板化设计

通过设计统一的记账凭证模板，可以大大提高打印效率。主要步骤如下：

设计模板：根据公司需求，设计统一的记账凭证模板，包括表头、表格内容、页眉页脚等。
保存模板：将设计好的模板保存为Excel模板文件，以便以后使用。
应用模板：每次需要打印记账凭证时，直接打开模板文件，填充相应的内容即可。

2、批量打印

如果需要打印大量记账凭证，可以采用批量打印的方法。主要步骤如下：

合并文件：将多个记账凭证文件合并为一个Excel文件，分多个工作表存储。
设置打印区域：分别设置每个工作表的打印区域。
批量打印：在打印设置中选择打印整个工作簿，Excel将自动打印每个工作表的内容。

3、自动化处理

通过VBA编程，可以实现记账凭证打印的自动化处理。主要步骤如下：

编写VBA代码：根据需求编写VBA代码，实现打印区域设置、页面布局调整、页眉页脚添加等功能的自动化。
运行VBA代码：将编写好的VBA代码保存到Excel文件中，运行代码即可自动完成记账凭证的打印设置。

八、总结

通过合理设置打印区域、调整页面布局、添加页眉页脚、预览并调整打印效果以及使用打印机进行实际打印，可以高效地完成电子记账凭证的打印任务。面对常见问题时，通过适当的调整和优化，可以提高打印效果和效率。采用模板化设计、批量打印和自动化处理等技巧，可以进一步提高记账凭证打印的效率和规范性。希望本文提供的详细操作步骤和技巧，能够帮助你在实际操作中顺利完成电子记账凭证的打印任务。