excel表格容量太大怎么变小

Excel表格容量太大，可以通过以下几种方法来变小：删除不必要的数据、使用合适的文件格式、压缩图片和对象、删除隐藏数据、使用公式代替数据、减少工作表数量。其中，删除不必要的数据是一种非常有效的方法。我们常常在工作中会积累大量的冗余数据，这些数据可能是临时的分析结果或是过时的信息。将这些不必要的数据删除，不仅能显著降低文件的大小，还能提升Excel的运行速度。接下来，我们将详细探讨如何通过这些方法来减小Excel表格的容量。

一、删除不必要的数据

1、识别冗余数据

在Excel表格中，冗余数据通常是那些已经不再需要的历史数据、临时数据或者重复的数据。为了识别这些数据，可以按以下步骤操作：

筛选和排序：使用Excel的筛选和排序功能，将数据按时间或其他关键字段进行排序，找出那些明显已经过时或重复的数据。
数据透视表：利用数据透视表对数据进行汇总和分析，识别出不再需要的数据。

2、删除数据

识别出冗余数据后，可以使用以下方法删除：

手动删除：直接选中需要删除的数据行或列，按Delete键删除。

宏命令：如果数据量非常大，可以编写VBA宏命令，自动删除冗余数据。例如：

Sub DeleteOldData()
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    Dim lastRow As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    For i = lastRow To 2 Step -1
        If ws.Cells(i, 1).Value < Date - 365 Then
            ws.Rows(i).Delete
        End If
    Next i
End Sub

二、使用合适的文件格式

1、选择适当的文件格式

Excel提供了多种文件格式，如.xlsx、.xls、.xlsm等。不同的文件格式对文件大小有不同的影响：

.xlsx：这是Excel默认的文件格式，通常比.xls文件小，因为它采用了压缩技术。
.xls：这是早期的Excel文件格式，不具备压缩功能，文件通常较大。
.xlsm：这是包含宏的文件格式，如果你的文件中没有宏，可以将其保存为.xlsx格式以减少文件大小。

2、转换文件格式

可以通过以下步骤将文件转换为合适的格式：

打开Excel文件，点击“文件”菜单，选择“另存为”。
在“保存类型”下拉菜单中选择合适的文件格式，如.xlsx。
点击“保存”按钮完成转换。

三、压缩图片和对象

1、压缩图片

Excel中的图片和图表会占用大量的存储空间。可以通过以下方法压缩图片：

内置压缩功能：Excel提供了内置的图片压缩功能。选中图片后，点击“格式”菜单，然后选择“压缩图片”。选择“删除裁剪区域的图片”和“电子邮件（96 ppi）”选项，然后点击“确定”。
外部工具：使用第三方图片压缩工具（如TinyPNG、JPEGmini）对图片进行压缩，然后将压缩后的图片重新插入到Excel文件中。

2、删除不必要的对象

除了图片，Excel文件中还可能包含其他对象，如形状、文本框、图表等。这些对象也会增加文件的大小。可以通过以下方法删除不必要的对象：

手动删除：选中不需要的对象，按Delete键删除。
选择窗格：使用选择窗格（在“开始”菜单下的“查找和选择”中）查找和删除不需要的对象。

四、删除隐藏数据

1、查找隐藏数据

Excel文件中可能包含隐藏的行、列或工作表，这些隐藏的数据也会占用存储空间。可以通过以下方法查找隐藏数据：

手动查找：在工作表中逐个检查隐藏的行和列，使用“取消隐藏”功能显示隐藏的数据。

VBA宏：编写VBA宏命令，自动查找和删除隐藏的数据。例如：

Sub UnhideAndDeleteHiddenData() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Sheets ws.Rows.Hidden = False ws.Columns.Hidden = False Next ws End Sub

2、删除隐藏数据

找到隐藏数据后，可以按以下步骤删除：

手动删除：选中需要删除的行或列，按Delete键删除。

VBA宏：编写VBA宏命令，自动删除隐藏的数据。例如：

Sub DeleteHiddenData()
    Dim ws As Worksheet
    For Each ws In ThisWorkbook.Sheets
        ws.Rows.Hidden = False
        ws.Columns.Hidden = False
        ws.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeVisible).Delete
    Next ws
End Sub

五、使用公式代替数据

1、使用公式减少数据量

在Excel中，直接存储大量的数据会增加文件的大小。可以使用公式来代替部分数据，从而减少文件的大小。例如，使用VLOOKUP或INDEX+MATCH公式从其他表中查找数据，而不是直接复制数据到当前表中。

VLOOKUP：在需要查找数据的单元格中输入VLOOKUP公式，如=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,FALSE)。
INDEX+MATCH：在需要查找数据的单元格中输入INDEX+MATCH公式，如=INDEX(Sheet2!B:B,MATCH(A2,Sheet2!A:A,0))。

2、动态数据范围

使用公式创建动态数据范围，可以减少存储空间。例如，使用OFFSET和COUNTA函数创建动态数据范围：

OFFSET+COUNTA：在定义名称时使用OFFSET和COUNTA函数创建动态数据范围，如=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)。

六、减少工作表数量

1、合并工作表

在一个Excel文件中，过多的工作表会增加文件的大小。可以通过以下方法合并工作表：

手动合并：将多个工作表的数据复制到一个工作表中，然后删除多余的工作表。

VBA宏：编写VBA宏命令，自动合并工作表。例如：

Sub MergeSheets() Dim ws As Worksheet Dim wsMaster As Worksheet Set wsMaster = ThisWorkbook.Sheets.Add wsMaster.Name = "MasterSheet" Dim lastRow As Long lastRow = 1 For Each ws In ThisWorkbook.Sheets If ws.Name <> "MasterSheet" Then ws.UsedRange.Copy wsMaster.Cells(lastRow, 1) lastRow = lastRow + ws.UsedRange.Rows.Count End If Next ws End Sub

2、删除空白工作表

检查并删除文件中不再需要的空白工作表：

手动删除：右键点击空白工作表标签，选择“删除”。

VBA宏：编写VBA宏命令，自动删除空白工作表。例如：

Sub DeleteEmptySheets()
    Dim ws As Worksheet
    For Each ws In ThisWorkbook.Sheets
        If ws.UsedRange.Cells.Count = 1 And ws.UsedRange.Cells(1, 1).Value = "" Then
            Application.DisplayAlerts = False
            ws.Delete
            Application.DisplayAlerts = True
        End If
    Next ws
End Sub

七、清理格式和样式

1、清除多余的格式

在Excel中，过多的格式设置（如字体、颜色、边框等）会增加文件的大小。可以通过以下方法清除多余的格式：

手动清除：选中需要清除格式的单元格，点击“清除”按钮，然后选择“清除格式”。

VBA宏：编写VBA宏命令，自动清除多余的格式。例如：

Sub ClearFormats() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Sheets ws.Cells.ClearFormats Next ws End Sub

2、优化样式

使用内置的样式而不是自定义样式，可以减少文件的大小。可以通过以下方法优化样式：

应用内置样式：选中需要应用样式的单元格，点击“开始”菜单下的“样式”按钮，选择内置样式。
删除自定义样式：点击“开始”菜单下的“样式”按钮，选择“管理样式”，在样式管理器中删除不需要的自定义样式。

八、使用外部工具

1、Excel压缩工具

使用专门的Excel压缩工具，可以进一步减少文件的大小。例如：

Excel File Reducer：这是一个专门用于压缩Excel文件的工具，可以自动删除不必要的数据和对象，优化文件结构。
WinZip：使用压缩软件（如WinZip、7-Zip）将Excel文件压缩为.zip格式，可以显著减少文件的大小。

2、在线压缩服务

使用在线压缩服务，可以方便地压缩Excel文件。例如：

Smallpdf：这是一个在线压缩服务，支持Excel文件的压缩。上传文件后，系统会自动进行压缩，并提供下载链接。
Compress Excel：这是另一个在线压缩服务，专门用于压缩Excel文件。上传文件后，系统会自动进行压缩，并提供下载链接。

通过以上多种方法，可以有效减少Excel表格的容量，提高文件的存储和传输效率。无论是删除不必要的数据、压缩图片和对象，还是使用合适的文件格式和外部工具，都能显著减小Excel文件的大小。希望这些方法能帮助你更好地管理Excel文件，提高工作效率。