excel表格做好怎么保存发送给别人

Excel表格做好之后，如何保存并发送给别人？

保存为常用格式、确保数据完整性、使用云存储分享、通过电子邮件发送。确保数据完整性是最关键的一步，因为这是确保接收者能够正确查看和使用你的Excel表格的基础。为了确保数据的完整性，你应该始终检查表格的格式、公式和数据。在保存之前，还可以考虑锁定某些单元格或使用密码保护来防止意外修改。

一、保存为常用格式

保存Excel表格时，选择适当的文件格式非常重要。Excel提供了多种文件格式，每种格式都有其特定的用途和兼容性。以下是一些常见的文件格式：

1、Excel工作簿 (.xlsx)

这是默认且最常用的格式，适合大多数情况下的使用。它支持所有的Excel功能，包括公式、图表和数据验证。

2、Excel 97-2003 工作簿 (.xls)

这种格式是为了向后兼容旧版本的Excel。如果你知道接收者使用的是旧版本的Excel，这种格式是一个不错的选择。

3、PDF (.pdf)

如果你不希望接收者对文件进行编辑，PDF格式是一个很好的选择。它可以保持原始布局和格式，且几乎所有设备都能打开PDF文件。

4、CSV (.csv)

这种格式适用于纯数据传输，特别是在数据需要导入到数据库或其他数据处理工具时。请注意，CSV文件不支持格式和公式。

二、确保数据完整性

在发送Excel文件之前，确保数据的完整性是必不可少的。这意味着你需要检查数据是否准确、格式是否正确以及公式是否按预期工作。

1、检查公式

确保所有公式都正确无误，并且不会在接收者打开文件时显示错误。你可以使用Excel的“公式审核”工具来帮助你检查和纠正任何潜在的问题。

2、格式设置

确保所有的单元格格式设置正确，包括数字格式、日期格式和文本格式。如果你的表格中包含图表，确保它们都显示正确且数据源是正确的。

3、数据验证

使用Excel的数据验证功能来确保输入的数据符合预期。例如，你可以设置一个下拉列表让用户只能选择特定的值，或者设置条件格式来高亮显示不符合要求的数据。

三、使用云存储分享

云存储服务如Google Drive、Dropbox和OneDrive提供了一个方便的方式来分享Excel文件。使用这些服务，你可以轻松地上传文件并生成共享链接。

1、Google Drive

将文件上传到Google Drive，然后右键点击文件，选择“获取链接”。设置权限为“任何拥有链接的人都可以查看”或“编辑”，然后复制链接发送给接收者。

2、Dropbox

将文件上传到Dropbox，右键点击文件，选择“共享”。然后，生成一个共享链接并发送给接收者。你也可以设置链接的权限，例如只读或可编辑。

3、OneDrive

将文件上传到OneDrive，右键点击文件，选择“共享”。生成一个共享链接并设置相应的权限，然后将链接发送给接收者。

四、通过电子邮件发送

如果文件不太大，直接通过电子邮件发送也是一个常见的方法。请注意，电子邮件有附件大小限制，通常在25MB左右。如果你的文件超过这个大小，考虑使用云存储链接。

1、添加附件

在撰写电子邮件时，点击“添加附件”按钮，选择你要发送的Excel文件。确保文件已经保存为正确的格式并且数据完整。

2、撰写邮件

在邮件正文中简要说明文件的内容和任何特别注意事项。例如，你可以指出哪些部分是需要特别关注的，或者提供一些使用说明。

3、发送邮件

确保你已经填写了正确的接收者邮箱地址，并且邮件主题明确。例如：“财务报表Q3 – 2023”。检查一遍附件是否正确，然后点击“发送”。

五、文件保护和安全措施

在发送Excel文件时，保护数据的安全性也是一个重要的考虑因素。你可以使用Excel内置的功能来保护文件不被未授权的用户修改或查看。

1、设置密码保护

你可以为Excel文件设置密码，这样只有知道密码的人才能打开和查看文件。点击“文件”>“信息”>“保护工作簿”>“用密码进行加密”。

2、锁定单元格

如果你不希望接收者修改某些特定的单元格，你可以锁定这些单元格。在“审阅”选项卡中，选择“保护工作表”，然后选择你要保护的单元格。

3、使用只读权限

你可以将文件保存为只读模式，这样接收者可以查看但不能修改文件。在“文件”>“信息”>“保护工作簿”中，选择“始终以只读方式打开”。

六、文件大小优化

在发送Excel文件时，文件大小可能会成为一个问题。特别是当文件包含大量数据和复杂图表时，文件大小可能会超出电子邮件附件的限制。

1、压缩文件

你可以使用压缩工具如WinRAR或7-Zip来压缩Excel文件，这样可以显著减小文件大小。右键点击文件，选择“添加到压缩文件”，然后选择压缩格式和压缩级别。

2、移除多余数据

检查并移除表格中不必要的数据、空白行和列。你也可以使用Excel的“清除格式”功能来删除不必要的格式设置，从而减小文件大小。

3、减少图表和图片

如果你的Excel文件包含大量图表和图片，考虑减少这些元素的数量或使用更小的图像文件。你可以右键点击图片，选择“设置图片格式”，然后调整图片的分辨率。

七、测试文件

在发送文件之前，最好先进行一次测试。你可以将文件发送到自己的另一个邮箱，或者使用不同的设备和软件来打开文件，确保文件在接收者端能够正确显示和使用。

1、发送测试邮件

将文件发送到自己的另一个邮箱，打开并检查文件是否完整无误。确保所有的公式、图表和数据都正确显示，并且没有出现任何格式错误。

2、使用不同设备和软件

尝试在不同的设备和软件上打开文件，例如使用Excel的网页版、Google Sheets或者其他兼容的表格软件。确保文件在这些平台上都能正常工作。

八、与接收者沟通

在发送文件之前，与接收者进行沟通也是非常重要的。了解他们的需求和使用习惯，可以帮助你选择最合适的文件格式和发送方式。

1、确认需求

在发送文件之前，确认接收者的需求。例如，他们是否需要编辑文件，或者只需要查看数据。根据他们的需求选择相应的文件格式和权限设置。

2、提供使用说明

如果你的Excel文件比较复杂，考虑提供一份简短的使用说明。你可以在邮件正文中简要说明文件的内容和使用方法，或者在Excel文件中添加一个说明页。

九、常见问题解决

即使你已经尽力确保文件的完整性和兼容性，有时接收者仍然可能会遇到问题。了解一些常见问题及其解决方法，可以帮助你及时应对这些情况。

1、文件无法打开

如果接收者无法打开文件，首先确认他们是否使用了正确的软件和版本。你可以建议他们更新软件，或者尝试使用其他兼容的软件如Google Sheets。

2、数据或格式丢失

如果接收者发现数据或格式丢失，可能是由于不同版本的Excel或其他表格软件的兼容性问题。你可以建议他们在打开文件时选择“启用内容”，或者提供一个PDF版本供参考。

3、公式错误

如果接收者遇到公式错误，可能是由于区域设置或语言设置的不同。你可以提供一个示例文件，或者直接在邮件中解释公式的含义和使用方法。

通过以上九个步骤，你可以确保Excel表格做好后能够安全、准确地保存并发送给别人。每一步都至关重要，确保数据完整性和文件安全性可以让接收者顺利使用和查看文件内容。