excel怎么导出打印

Excel导出打印的步骤主要包括以下几个关键步骤：设置打印区域、调整页面布局、预览打印效果、选择打印机并导出为PDF。下面，我们将对这些步骤进行详细介绍，帮助您从Excel中导出并打印文档。

一、设置打印区域

在Excel中，设置打印区域是确保打印输出符合预期的重要步骤。打印区域是指在工作表中指定的一个或多个单元格范围，这些范围将被发送到打印机进行打印。

1、选择打印区域

首先，打开您的Excel工作簿并选择需要打印的工作表。使用鼠标拖动来选择您希望打印的单元格范围。如果需要打印多个不连续的区域，可以按住Ctrl键，然后选择不同的区域。

2、定义打印区域

在选择好打印区域之后，点击菜单栏中的“页面布局”选项卡，然后在“页面设置”组中找到并点击“打印区域”按钮。在下拉菜单中选择“设置打印区域”。此时，您所选择的单元格范围将被设置为打印区域，Excel将在打印时只打印这些内容。

二、调整页面布局

调整页面布局是确保打印结果美观且易于阅读的关键步骤。页面布局包括纸张大小、方向、页边距等设置。

1、设置纸张大小和方向

在“页面布局”选项卡中，找到“纸张大小”按钮，点击后选择适合的纸张大小，例如A4、Letter等。同时，点击“方向”按钮，选择横向或纵向打印。通常，表格内容较多时选择横向打印，而内容较少时选择纵向打印。

2、调整页边距

为了使打印结果更加美观，可以调整页边距。在“页面布局”选项卡中，找到“页边距”按钮，点击后选择预设的页边距，或者选择“自定义页边距”进行手动调整。适当的页边距可以确保打印内容不会超出纸张范围，同时留出足够的空白区域供读者书写备注。

3、使用分页符

如果您的工作表内容较多，需要分多页打印，可以手动插入分页符。在选择好需要分页的位置后，点击“页面布局”选项卡中的“分页符”按钮，然后选择“插入分页符”。这样可以确保每页打印的内容符合您的预期，避免内容被截断。

三、预览打印效果

在实际打印之前，预览打印效果可以帮助您检查并调整打印设置，确保最终打印结果符合要求。

1、进入打印预览

点击Excel菜单栏中的“文件”选项卡，然后选择“打印”。在打印页面中，您将看到当前的打印预览。通过左右翻页按钮，可以查看每一页的打印效果。

2、调整打印设置

在打印预览页面中，您可以进一步调整打印设置。例如，可以选择缩放打印，将整个工作表内容缩放到一页或者多页打印。在“设置”部分，选择“将工作表缩放到一页”选项，Excel将自动调整内容大小以适应一页打印。

3、检查页眉和页脚

在打印预览页面中，还可以检查并编辑页眉和页脚内容。点击“编辑页眉和页脚”，在弹出的窗口中输入需要显示的页眉和页脚信息，例如文档标题、页码、日期等。这些信息将出现在每一页的顶部或底部，方便读者快速了解文档内容。

四、选择打印机并导出为PDF

最后一步是选择打印机并导出为PDF文件，或直接进行打印。

1、选择打印机

在打印预览页面中，点击“打印机”下拉菜单，选择您需要使用的打印机。如果您的电脑连接了多台打印机，可以在此处选择合适的打印设备。

2、导出为PDF

如果您希望将Excel文档导出为PDF文件，可以在“打印机”下拉菜单中选择“Microsoft Print to PDF”或其他PDF打印机选项。选择好后，点击“打印”按钮，系统将弹出保存对话框，您可以选择保存位置并为PDF文件命名。

3、直接打印

如果您希望直接打印文档，在选择好打印机后，点击“打印”按钮。确保打印机已连接并正常工作，Excel将开始打印您的文档。

五、打印设置的其他高级选项

除了以上基本步骤，Excel还提供了一些高级打印设置，帮助您更好地控制打印结果。

1、打印标题行

如果您的工作表有标题行，需要在每一页重复显示，可以设置打印标题行。在“页面布局”选项卡中，点击“打印标题”按钮。在弹出的窗口中，选择需要重复显示的标题行，确保每一页都能显示相同的标题信息。

2、打印网格线

默认情况下，Excel不会打印网格线。如果您希望在打印结果中包含网格线，可以在“页面布局”选项卡中，勾选“打印”选项下的“网格线”复选框。这样，打印结果将包含单元格的边框线，方便读者查看表格内容。

3、打印注释

如果您的工作表中包含注释，可以选择是否打印注释。在“页面布局”选项卡中，点击“页面设置”按钮，在弹出的窗口中选择“工作表”选项卡。在“打印”部分，可以选择打印注释的位置，例如“在工作表末尾”或“如显示在工作表中”。

4、打印分页符预览

为了更好地调整分页符，可以使用分页符预览功能。在Excel菜单栏中，点击“视图”选项卡，然后选择“分页预览”。在分页预览模式下，您可以直观地查看和调整分页符位置，确保每一页的内容合理分布。

六、打印大数据量的工作表

打印大数据量的工作表可能会遇到一些挑战，例如内容超出纸张范围、分页不合理等。以下是一些应对方法。

1、分段打印

如果工作表内容过多，可以考虑分段打印。将工作表内容拆分成多个小部分，每次只打印一个部分。这样可以避免内容过于密集，提高打印质量。

2、使用筛选和排序功能

在打印之前，可以使用筛选和排序功能，筛选出需要打印的关键数据。点击Excel菜单栏中的“数据”选项卡，然后选择“筛选”按钮。通过筛选条件，选择需要打印的部分数据，避免打印不必要的内容。

3、调整列宽和行高

为了更好地适应打印页面，可以调整列宽和行高。在选择需要调整的列或行后，右键点击选择“列宽”或“行高”，输入合适的数值。合理的列宽和行高可以确保打印内容清晰可读。

七、打印图表和图片

如果您的Excel工作表包含图表和图片，打印时需要特别注意。

1、调整图表和图片大小

在打印之前，可以调整图表和图片的大小，确保它们在打印页面中显示合适。选中图表或图片，拖动边框调整大小，确保打印结果美观。

2、设置图表打印区域

如果只希望打印图表，可以将图表设置为打印区域。选中图表后，点击“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮，然后选择“设置打印区域”。这样可以确保只打印图表，不包含其他内容。

3、检查图片质量

在打印包含图片的工作表时，确保图片质量足够高。低分辨率的图片在打印时可能会显得模糊。使用高分辨率的图片可以提高打印质量。

八、打印多个工作表

如果您的Excel工作簿包含多个工作表，可以一次性打印所有工作表。

1、选择多个工作表

按住Ctrl键，然后点击需要打印的每个工作表标签，选择多个工作表。选择好之后，所有选中的工作表将被同时打印。

2、设置打印选项

在选择好多个工作表后，点击“文件”选项卡，然后选择“打印”。在打印页面中，选择适当的打印设置，例如纸张大小、方向、页边距等。确保所有工作表的打印设置一致，以获得最佳打印效果。

3、检查打印预览

在打印预览页面中，逐一检查每个工作表的打印效果。确保每个工作表的内容都符合预期，避免打印错误。

通过以上步骤，您可以在Excel中轻松设置并导出打印内容。无论是简单的表格还是复杂的数据分析报告，合理的打印设置都能确保打印结果美观、清晰。希望本文对您在Excel中导出打印方面有所帮助。