excel怎么保存文档发送

Excel保存文档发送的方式有多种，包括：通过电子邮件发送、使用共享链接、保存为PDF格式等。 其中，通过电子邮件发送是一种常见且便捷的方式。用户只需要在Excel中点击“文件”菜单，选择“共享”选项，然后选择“电子邮件”，即可将文档作为附件发送给收件人。这种方式简单高效，适用于大多数使用场景。

通过电子邮件发送具体步骤如下：

1. 打开你想要发送的Excel文档。
2. 点击Excel窗口左上角的“文件”菜单。
3. 在弹出的菜单中选择“共享”选项。
4. 选择“通过电子邮件发送”，然后选择“作为附件发送”。
5. Excel会自动打开默认的电子邮件客户端，并将文档作为附件附加到新的电子邮件中。
6. 输入收件人的电子邮件地址，添加主题和内容，点击发送即可。

通过电子邮件发送Excel文档的步骤非常简单，只需几步操作即可完成。接下来，我们将深入探讨其他几种常见的Excel保存和发送方法，并提供详细的步骤和注意事项。

一、通过电子邮件发送

通过电子邮件发送Excel文档是一种简单且广泛使用的方式。用户可以直接在Excel中操作，无需打开其他软件。这种方法适合需要将文档快速发送给特定收件人的情况。

1. 选择共享选项

在Excel中打开需要发送的文档后，点击左上角的“文件”菜单，选择“共享”选项。在共享选项中，选择“通过电子邮件发送”。

2. 选择发送方式

在弹出的菜单中，可以选择多种发送方式，如“作为附件发送”、“作为PDF发送”等。选择“作为附件发送”，Excel会自动将文档作为附件附加到新的电子邮件中。

3. 输入收件人信息

Excel会自动打开默认的电子邮件客户端，并将文档作为附件附加到新的电子邮件中。在新邮件窗口中，输入收件人的电子邮件地址，添加主题和邮件内容，点击发送即可。

二、使用共享链接

使用共享链接是一种方便的方式，特别适合需要与多人共享文档的情况。用户可以将文档上传到云存储服务，如OneDrive、Google Drive等，然后生成一个共享链接，发送给需要的人员。

1. 上传文档到云存储服务

首先，将需要发送的Excel文档上传到一个云存储服务，如OneDrive、Google Drive或Dropbox等。用户可以通过拖拽或选择文件的方式将文档上传。

2. 生成共享链接

上传完成后，选择刚刚上传的文档，点击“共享”或“获取链接”按钮。云存储服务会生成一个唯一的共享链接，用户可以将该链接复制。

3. 发送共享链接

将生成的共享链接通过电子邮件、即时通讯工具或其他方式发送给需要的人员。接收方只需点击链接，即可在线查看或下载文档。

三、保存为PDF格式

将Excel文档保存为PDF格式是一种适合正式场合的方式，特别是当需要确保文档格式不被改变时。PDF格式具有良好的兼容性，适合打印和发布。

1. 选择保存为PDF

在Excel中打开需要发送的文档，点击左上角的“文件”菜单，选择“另存为”选项。在弹出的对话框中，选择保存路径，并在文件类型中选择“PDF”。

2. 设置PDF选项

在保存为PDF时，可以选择导出的页码范围、是否包含注释等选项。设置完成后，点击“保存”按钮，Excel会将文档转换为PDF格式并保存。

3. 发送PDF文件

将生成的PDF文件通过电子邮件或其他方式发送给需要的人员。PDF文件具有良好的兼容性，接收方无需担心格式问题。

四、使用Excel内置的共享功能

Excel内置了一些共享功能，允许多个用户同时编辑同一文档。这种方式适合需要多人协作的情况，如团队项目、数据分析等。

1. 打开共享功能

在Excel中打开需要共享的文档，点击“文件”菜单，选择“共享”选项。在共享选项中，选择“与他人共同编辑”。

2. 邀请他人编辑

在弹出的对话框中，输入邀请人的电子邮件地址，并设置他们的权限（如“只能查看”或“可以编辑”）。点击“共享”按钮，Excel会发送邀请邮件给指定的人员。

3. 实时协作

接收方接受邀请后，可以实时查看和编辑文档。所有的修改都会自动同步，确保每个人都能看到最新的内容。

五、使用即时通讯工具发送

使用即时通讯工具发送Excel文档是一种快速高效的方式，特别适合需要立即传递文件的情况。常见的即时通讯工具包括微信、WhatsApp、Slack等。

1. 准备发送文件

在Excel中打开需要发送的文档，保存并关闭文档。打开即时通讯工具，选择需要发送文件的联系人或群组。

2. 发送文件

在聊天窗口中，点击“发送文件”按钮，选择需要发送的Excel文档。文件上传完成后，点击发送按钮，即可将文档发送给指定的联系人。

3. 确认接收

确认接收方已收到文件，并确保他们能够正常打开和查看文档。如果接收方遇到任何问题，可以通过即时通讯工具及时沟通解决。

六、使用文件传输服务

文件传输服务是一种适合发送大文件的方式，常见的服务包括WeTransfer、SendAnywhere等。这些服务通常提供免费的文件传输功能，支持大文件上传和下载。

1. 上传文件

打开文件传输服务的网站，选择需要发送的Excel文档进行上传。根据服务的不同，可能需要输入发送方和接收方的电子邮件地址。

2. 生成下载链接

文件上传完成后，服务会生成一个唯一的下载链接。将该链接复制，并通过电子邮件或其他方式发送给接收方。

3. 下载文件

接收方点击下载链接，即可下载并打开Excel文档。文件传输服务通常提供一定时间的下载期限，接收方需要在期限内完成下载。

七、保存到共享网络驱动器

共享网络驱动器是一种适合企业内部文件共享的方式，特别适合需要在局域网内共享文档的情况。共享网络驱动器通常由IT部门管理，确保文件的安全和可访问性。

1. 保存文档到共享驱动器

在Excel中打开需要发送的文档，点击“文件”菜单，选择“另存为”选项。在弹出的对话框中，选择共享网络驱动器作为保存路径，并点击“保存”按钮。

2. 通知接收方

保存完成后，通过电子邮件或即时通讯工具通知接收方，告知他们文档的保存路径。接收方可以通过网络驱动器访问并打开文档。

3. 权限管理

根据需要，可以设置文档的访问权限，确保只有授权人员可以查看或编辑文档。这通常需要联系IT部门进行设置。

八、使用版本控制系统

版本控制系统是一种适合需要跟踪文档修改历史的方式，常见的系统包括Git、SVN等。版本控制系统可以记录每次修改，方便回滚和审查。

1. 初始化版本库

在本地计算机上初始化一个版本库，将需要发送的Excel文档添加到版本库中。根据使用的版本控制系统，执行相应的命令，如git init、svn create等。

2. 提交修改

每次修改Excel文档后，执行提交操作，将修改记录到版本库中。可以添加注释，说明修改内容，方便日后查阅。

3. 共享版本库

将版本库上传到远程服务器，生成一个共享链接。接收方可以通过链接访问版本库，查看和下载文档的各个版本。

九、使用专用文件分享平台

专用文件分享平台是一种适合企业内部文件共享和管理的方式，常见的平台包括SharePoint、Confluence等。这些平台通常提供丰富的文件管理功能，支持版本控制、权限管理等。

1. 上传文档

打开文件分享平台，选择需要上传文档的目录或项目。点击“上传文件”按钮，选择需要发送的Excel文档进行上传。

2. 设置权限

根据需要，设置文档的访问权限，确保只有授权人员可以查看或编辑文档。可以设置不同级别的权限，如只读、可编辑等。

3. 发送通知

上传和权限设置完成后，通过平台内的通知功能或电子邮件通知接收方，告知他们文档的保存位置和访问方式。

十、使用加密文件发送

对于需要保护文件内容安全的情况，可以使用加密文件发送的方式。这种方式适合敏感数据的传输，确保文件在传输过程中不会被未经授权的人员访问。

1. 加密文件

在Excel中打开需要发送的文档，点击“文件”菜单，选择“信息”选项。在“保护工作簿”中，选择“用密码进行加密”。设置密码后，保存文档。

2. 发送文件

将加密后的Excel文档通过电子邮件或其他方式发送给接收方。确保通过安全渠道将密码传递给接收方，避免密码泄露。

3. 解密文件

接收方收到文件后，打开Excel文档并输入正确的密码，即可解密并查看文档内容。确保密码的安全性，避免使用简单或常见的密码。

通过以上多种方式，用户可以根据具体需求选择最合适的Excel文档保存和发送方法。每种方法都有其优点和适用场景，选择合适的方法可以提高工作效率，确保文档的安全和准确传递。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中保存文档并发送？

• 问题： 我该如何在Excel中保存文档并将其发送给其他人？
• 回答： 在Excel中保存并发送文档非常简单。首先，点击Excel菜单栏中的“文件”选项，然后选择“保存”或使用快捷键Ctrl + S。接下来，选择您要将文档保存到的位置，并为文档命名。完成后，点击“保存”按钮即可。要发送文档，可以在Excel中选择“文件”>“发送”>“电子邮件”，然后选择您想要发送的邮件应用程序，并按照相应的步骤进行操作即可。

2. 如何将Excel文档保存为PDF并发送？

• 问题： 我该如何将Excel文档保存为PDF文件并通过电子邮件发送给其他人？
• 回答： 要将Excel文档保存为PDF并发送，首先点击Excel菜单栏中的“文件”选项，然后选择“另存为”。在保存类型下拉菜单中，选择PDF格式。接下来，选择您要将PDF保存到的位置，并为PDF文件命名。完成后，点击“保存”按钮即可。要发送PDF文件，可以在电子邮件应用程序中创建新邮件，并将PDF文件作为附件添加到邮件中，然后输入收件人的电子邮件地址并发送邮件。

3. 如何在Excel中保存文档为模板并分享给他人？

• 问题： 我该如何在Excel中将文档保存为模板，并与他人共享？
• 回答： 要将Excel文档保存为模板并与他人共享，首先打开您要保存为模板的文档。然后，点击Excel菜单栏中的“文件”选项，选择“另存为”。在保存类型下拉菜单中，选择“Excel模板”或“xltx”格式。接下来，选择您要将模板保存到的位置，并为模板命名。完成后，点击“保存”按钮即可。要与他人共享模板，您可以将模板文件发送给他们，或者将其上传到共享文件夹或云存储服务中，并与他们共享访问权限。