excel表格怎么打印固定的表尾

在Excel中打印固定的表尾，可以通过设置打印区域、页眉页脚、使用重复行等方法来实现。其中，最常用且高效的方法是使用页脚功能进行固定表尾的打印。这种方法可以确保在每一页的底部都打印相同的内容，无论数据有多少页。下面就这一方法展开详细描述。

使用页脚功能可以让你在每一页的底部添加固定内容，例如公司名称、页码、日期等。这不仅能为表格增添专业性，还能确保重要信息在所有打印页中都能被看到。具体步骤如下：1. 打开Excel文件，点击“页面布局”选项卡；2. 点击“页眉/页脚”按钮；3. 在弹出的对话框中，选择“自定义页脚”；4. 在页脚区域中输入你想要固定的表尾内容，点击“确定”即可。

一、设置页面布局

在Excel中，页面布局是打印设置的关键部分。通过正确配置页面布局，可以确保打印输出符合预期。

1、页面方向和纸张大小

首先，确定页面方向是横向还是纵向，这取决于表格的内容和宽度。通常情况下，较宽的表格适合横向打印，而较长的表格适合纵向打印。其次，选择合适的纸张大小，一般为A4，但根据具体需求，也可以选择其他尺寸。

2、设置边距

边距的设置直接影响到打印内容的布局。通常，较小的边距可以使更多的内容打印在一页上，但要注意不要让内容贴边太紧，以免影响美观和可读性。设置边距的方法是在“页面布局”选项卡中，点击“边距”，然后根据需要选择“窄”、“普通”或“宽”等选项。

二、添加页眉和页脚

页眉和页脚是Excel中用于添加固定信息的重要部分，尤其适用于固定表尾的打印。

1、添加页脚

在“页面布局”选项卡中，点击“页眉/页脚”按钮，然后选择“自定义页脚”。在弹出的对话框中，可以分别设置左、中、右三个区域的内容。通常，页脚可以包含公司名称、日期、页码等信息。输入完成后，点击“确定”。

2、自定义内容

在页脚的自定义设置中，可以插入各种动态字段，如页码、总页数、日期和时间等。这样可以确保页脚内容在每页都能自动更新。例如，可以在页脚中添加“第 &[页码] 页，共 &[总页数] 页”来显示当前页码和总页数。

三、设置打印区域

打印区域的设置可以确保只打印需要的部分，而不包含多余的内容。

1、选择打印区域

在Excel中，选中需要打印的单元格区域，然后在“页面布局”选项卡中，点击“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。这样，只有选定的部分会被打印出来。

2、预览打印效果

设置打印区域后，可以通过“文件”菜单中的“打印预览”功能，查看打印效果。如果发现内容超出一页或布局不合理，可以调整打印区域或页面布局设置，直到满意为止。

四、使用重复行和列

在打印较大的表格时，重复行和列的设置可以确保每页都显示重要的标题信息。

1、设置重复行

在“页面布局”选项卡中，点击“打印标题”按钮。在弹出的对话框中，选择“顶端标题行”栏，点击右侧的选择按钮，然后在表格中选择需要重复的标题行。这样，在打印每一页时，都会自动包含选定的标题行。

2、设置重复列

同样的，在“打印标题”对话框中，可以在“左端标题列”栏中选择需要重复的列。这样，每页都会显示选定的列，确保读者能清晰理解表格内容。

五、调整打印缩放比例

有时候，表格的内容可能超出一页，调整打印缩放比例可以使所有内容适合在一页上打印。

1、设置缩放比例

在“页面布局”选项卡中，点击“缩放比例”按钮，可以选择“调整为”选项，将表格内容缩放到指定的页数。例如，可以设置为“调整为 1 页宽 1 页高”，这样所有内容将被缩放以适合在一页上打印。

2、检查打印效果

调整缩放比例后，务必再次检查打印预览，确保内容的可读性没有受到影响。如果内容太小，可以考虑调整页面布局或分多个页面打印。

六、添加图表和图形

在许多情况下，表格数据需要通过图表或图形来更直观地展示。Excel提供了丰富的图表和图形工具，可以将这些元素添加到打印输出中。

1、创建图表

选择需要可视化的数据，然后在“插入”选项卡中，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图、饼图等。创建图表后，可以通过“图表工具”选项卡中的各种设置，调整图表的外观和布局。

2、调整图表位置

为了确保图表在打印输出中的位置合适，可以将图表移动到合适的位置，或调整其大小。可以通过拖动图表边框或使用“大小和属性”对话框来实现。

七、使用条件格式

条件格式可以使表格内容更加醒目，尤其是在打印输出中。

1、设置条件格式

选择需要应用条件格式的单元格区域，然后在“开始”选项卡中，点击“条件格式”按钮。可以选择预设的格式规则，也可以创建自定义规则。例如，可以设置某些数值高于或低于特定值时，单元格背景颜色自动变化。

2、调整格式规则

在设置条件格式后，可以通过“管理规则”对话框，调整规则的优先级或编辑已有规则。确保条件格式不会影响表格的可读性和打印效果。

八、添加超链接和批注

在一些高级应用中，可能需要在表格中添加超链接或批注，以提供更多信息或注释。

1、添加超链接

选中需要添加超链接的单元格，然后在“插入”选项卡中，点击“超链接”按钮。在弹出的对话框中，可以输入目标网址或文件路径。超链接在打印输出中不会显示为可点击的链接，但可以提供额外的信息来源。

2、添加批注

选中需要添加批注的单元格，然后在“审阅”选项卡中，点击“新建批注”按钮。输入批注内容后，可以通过右键菜单中的“显示/隐藏批注”选项，控制批注的显示状态。批注在打印输出中可以作为注释部分，提供更多解释。

九、使用宏和脚本

对于复杂的打印需求，可以使用Excel的宏和脚本功能，自动化打印设置和操作。

1、录制宏

在“开发工具”选项卡中，点击“录制宏”按钮。执行需要自动化的打印设置和操作，然后停止录制宏。录制完成后，可以通过“宏”对话框运行已录制的宏，自动执行相同的操作。

2、编辑脚本

对于高级用户，可以使用VBA（Visual Basic for Applications）编辑脚本，实现更复杂的自动化任务。在“开发工具”选项卡中，点击“Visual Basic”按钮，打开VBA编辑器。编写和调试脚本后，可以通过宏运行这些脚本。

十、总结与实践

通过上述方法，Excel的打印设置可以变得更加灵活和专业。无论是简单的页脚设置，还是复杂的宏和脚本，都可以帮助用户实现固定表尾的打印需求。

1、综合应用

在实际应用中，可以结合多种方法，确保打印输出符合预期。例如，可以同时设置页脚、打印区域和条件格式，确保每页都有固定的表尾内容，同时保持表格的美观和可读性。

2、反复测试

在完成所有设置后，务必通过打印预览反复测试，确保打印效果符合预期。如果发现问题，可以及时调整设置，直到满意为止。通过反复测试和调整，可以确保最终的打印输出既专业又美观。