excel报表做好了怎么打印

在Excel中打印报表的步骤包括：设置页面布局、调整打印区域、预览打印效果、选择合适的打印设置。 其中，设置页面布局是确保打印结果与预期相符的关键步骤。你需要调整页面方向、纸张大小、页边距等，以确保数据能够正确地显示在打印纸上。

一、设置页面布局

页面方向与纸张大小

在Excel中，页面方向和纸张大小的设置直接影响到打印效果。通常情况下，报表的页面方向可以选择“纵向”或“横向”：

• 纵向：适用于列数较少、行数较多的报表，如月度销售报表。
• 横向：适用于列数较多、行数较少的报表，如年度财务汇总表。

纸张大小可以根据实际需求选择常见的A4、A3等。具体设置方法如下：

1. 打开Excel文件，点击“页面布局”选项卡。
2. 点击“方向”按钮，选择“纵向”或“横向”。
3. 点击“纸张大小”按钮，选择合适的纸张大小。

页边距与标题行设置

页边距是指页面内容与纸张边缘的距离。合理的页边距可以确保打印内容不被裁切，同时提供适当的留白以便装订或备注。设置方法如下：

1. 在“页面布局”选项卡中，点击“页边距”按钮。
2. 选择预设的页边距，或点击“自定义页边距”，手动输入具体数值。

如果报表的标题行需要在每一页重复出现，可以进行标题行设置：

1. 点击“页面布局”选项卡中的“打印标题”按钮。
2. 在“顶端标题行”框中输入需要重复的行号，例如“$1:$1”表示第一行作为标题行。

二、调整打印区域

选择打印区域

在Excel中，打印区域是指需要打印的数据范围。如果不设置打印区域，默认会打印整个工作表。设置打印区域的方法如下：

1. 选中需要打印的数据区域。
2. 点击“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。

分页预览与调整

分页预览功能可以帮助你直观地查看打印结果，并进行调整。具体操作如下：

1. 点击“视图”选项卡中的“分页预览”按钮。
2. 在分页预览模式下，可以看到蓝色的虚线表示分页线。通过拖动这些虚线，可以调整每页的打印范围。
3. 调整完毕后，点击“普通视图”按钮返回正常视图模式。

三、预览打印效果

打印预览

在正式打印前，通过打印预览可以检查报表的打印效果，避免浪费纸张和墨水。打印预览的步骤如下：

1. 点击“文件”选项卡，选择“打印”。
2. 在打印预览窗口中，可以看到报表的预览图。检查是否有内容被裁切、分页是否合理等。
3. 如果发现问题，可以返回工作表进行调整，再次预览。

调整缩放比例

如果报表内容过多，无法在一页内打印，可以通过调整缩放比例来缩小内容。具体操作如下：

1. 在打印预览窗口中，点击“无缩放”下拉菜单。
2. 选择“适合页面”或“适合宽度”，根据需要调整缩放比例，使报表内容能够恰好打印在一页或多页内。

四、选择合适的打印设置

打印机与纸张选择

选择合适的打印机和纸张类型，是确保打印质量的重要步骤。具体操作如下：

1. 在打印预览窗口中，点击“打印机”下拉菜单，选择合适的打印机。
2. 确认打印机的纸张类型与设置的纸张大小一致。

打印选项

在打印选项中，可以选择打印的份数、页面范围等。具体操作如下：

1. 在打印预览窗口中，选择“页面范围”，输入需要打印的页码范围。
2. 选择需要打印的份数，点击“打印”按钮，开始打印报表。

打印质量与颜色设置

根据需求，可以调整打印质量和颜色设置。具体操作如下：

1. 在打印预览窗口中，点击“打印机属性”按钮。
2. 在弹出的对话框中，选择合适的打印质量（如“高质量”或“草稿模式”）。
3. 如果需要彩色打印，确保选择“彩色”选项；如果只需黑白打印，选择“灰度”或“黑白”选项。

五、处理常见打印问题

打印内容被裁切

如果打印内容被裁切，通常是因为页面设置或打印区域不合理。可以通过以下方式解决：

1. 检查页面方向和纸张大小，确保与报表内容匹配。
2. 在分页预览模式下，调整分页线的位置。

打印结果模糊

打印结果模糊可能是因为打印机设置或纸张质量问题。可以尝试以下方法：

1. 在打印机属性中选择“高质量”打印模式。
2. 确保使用的纸张质量良好，避免使用劣质纸张。

打印速度慢

打印速度慢可能是因为打印文件过大或打印机性能问题。可以尝试以下方法：

1. 将报表内容简化，减少不必要的图表或图片。
2. 在打印机属性中选择“草稿模式”，提高打印速度。

六、优化Excel报表的打印效果

使用合适的字体与字号

选择合适的字体和字号，可以提高报表的可读性和美观度。建议使用常见的字体，如Calibri、Arial等，避免使用过于花哨的字体。字号可以根据实际需求调整，一般建议使用10-12号字体。

合理使用颜色与格式

在报表中使用颜色和格式，可以帮助突出重点信息，但需要注意合理使用，避免过于花哨。建议使用浅色背景和深色文字，确保打印时对比度清晰。使用粗体、斜体等格式，可以帮助突出关键信息。

使用表格与图表

在报表中使用表格和图表，可以更直观地展示数据。建议在打印前检查图表的大小和位置，确保其在打印纸上清晰可见。可以通过调整图表的尺寸和位置，优化打印效果。

七、打印多工作表报表

打印多个工作表

在Excel中，可以一次性打印多个工作表。具体操作如下：

1. 按住Ctrl键，依次点击需要打印的工作表标签，选中多个工作表。
2. 点击“文件”选项卡，选择“打印”。
3. 在打印预览窗口中，选择“打印整个工作簿”，然后点击“打印”按钮。

设置工作表间的分页符

在打印多工作表时，可以设置工作表间的分页符，确保每个工作表单独打印在新的页面上。具体操作如下：

1. 在“页面布局”选项卡中，点击“分页符”按钮，选择“插入分页符”。
2. 在需要分页的位置，插入分页符。

八、保存打印设置与模板

保存打印设置

为了方便以后使用，可以将当前的打印设置保存下来。具体操作如下：

1. 点击“文件”选项卡，选择“另存为”。
2. 在弹出的对话框中，选择保存位置，输入文件名，选择文件类型为“Excel模板（*.xltx）”。
3. 点击“保存”按钮，保存当前工作簿为模板文件。

使用打印模板

在以后使用时，可以直接打开保存的模板文件，避免重复设置打印选项。具体操作如下：

1. 打开Excel，点击“文件”选项卡，选择“新建”。
2. 在“可用模板”中，选择之前保存的模板文件。
3. 打开模板文件，根据需要修改数据，直接进行打印。

通过以上详细步骤和方法，可以有效地解决在Excel中打印报表时遇到的各种问题，并确保打印效果符合预期。希望这篇文章能为你提供有价值的帮助，使你在处理Excel打印报表时更加得心应手。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中设置打印区域？
在Excel中，你可以通过设置打印区域来确定想要打印的范围。点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域”下的“设置打印区域”选项，接着用鼠标选中想要打印的区域。这样，你就可以确保只打印你想要的内容。

2. 如何调整Excel报表的打印设置？
如果你想要调整Excel报表的打印设置，可以点击“页面布局”选项卡中的“页面设置”按钮。在弹出的对话框中，你可以选择纸张大小、打印方向、页边距等设置，以满足你的打印需求。

3. 如何在Excel中设置打印标题行？
如果你希望在打印Excel报表时保留标题行，可以选择标题行所在的区域，然后点击“页面布局”选项卡中的“打印标题”按钮。在弹出的对话框中，选择“行”选项，并输入标题行所在的行号。这样，标题行将会在每页的顶部显示，方便阅读。