excel怎么连接外部表格

EXCEL 连接外部表格的方法有多种，包括使用“数据”选项卡中的“获取数据”功能、使用Power Query、通过VBA编程等。本文将详细描述如何使用这些方法连接外部表格、导入数据和保持数据同步。

一、使用“获取数据”功能

Excel提供了一个直观的“获取数据”功能，可以轻松地从各种外部来源导入数据，包括其他Excel文件、SQL数据库、Web数据源等。

1.1 导入Excel文件

1. 打开Excel工作表，点击“数据”选项卡。
2. 在“获取和转换数据”组中，点击“获取数据”。
3. 从下拉菜单中选择“自文件”，然后点击“自工作簿”。
4. 选择你要导入的Excel文件，点击“导入”。
5. 在出现的导航器窗口中，选择你要导入的数据表或范围，然后点击“加载”。

1.2 导入SQL数据库

1. 打开Excel工作表，点击“数据”选项卡。
2. 在“获取和转换数据”组中，点击“获取数据”。
3. 从下拉菜单中选择“自数据库”，然后点击“自SQL Server数据库”。
4. 在弹出的窗口中，输入服务器名称和数据库名称，点击“确定”。
5. 选择你要导入的数据表或视图，点击“加载”。

详细描述：“获取数据”功能是Excel内置的数据导入工具，非常适合那些不熟悉编程或高级数据操作的用户。这个功能支持多种数据源，包括文本文件、Excel文件、数据库和Web数据源。通过这个功能，你可以轻松地将外部数据导入到你的Excel工作簿中，并且可以选择是将数据加载到新的工作表中，还是添加到现有的工作表中。

二、使用Power Query

Power Query是Excel中的一个强大工具，专门用于数据连接、清洗和转换。它提供了更高级的功能和更灵活的操作。

2.1 启用Power Query

1. 打开Excel，点击“数据”选项卡。
2. 在“获取和转换数据”组中，点击“获取数据”。
3. 选择你要导入的数据源，例如“自文件”、“自数据库”或“自Web”。
4. 选择具体的数据源类型，例如“自Excel工作簿”或“自SQL Server”。

2.2 使用Power Query编辑数据

1. 在导航器窗口中选择你要导入的数据表或范围，点击“加载”。
2. 在Power Query编辑器中，你可以对数据进行各种操作，例如过滤、排序、合并、追加等。
3. 完成数据编辑后，点击“关闭并加载”将数据导入到Excel工作簿中。

详细描述：Power Query是Excel中一个非常强大的数据处理工具，适用于需要进行复杂数据操作的用户。它不仅支持从各种外部数据源导入数据，还提供了丰富的数据转换和清洗功能。例如，你可以使用Power Query将多个数据表合并为一个，将数据进行分组和汇总，或者根据条件筛选数据。

三、通过VBA编程连接外部表格

VBA（Visual Basic for Applications）是Excel中的编程语言，可以用于自动化各种任务，包括连接外部表格。

3.1 启用开发者选项卡

1. 打开Excel，点击“文件”选项卡。
2. 选择“选项”，然后点击“自定义功能区”。
3. 在右侧的“主选项卡”列表中，勾选“开发工具”，然后点击“确定”。

3.2 编写VBA代码连接外部表格

1. 在“开发工具”选项卡中，点击“Visual Basic”。
2. 在VBA编辑器中，插入一个新的模块。
3. 编写如下代码连接外部Excel文件：

Sub ConnectExternalWorkbook()

    Dim wb As Workbook
    Set wb = Workbooks.Open("C:PathToYourExternalWorkbook.xlsx")
    ' 处理数据
    wb.Close False
End Sub

3.3 运行VBA代码

1. 返回Excel工作表，点击“开发工具”选项卡。
2. 点击“宏”，选择你编写的宏，点击“运行”。

详细描述：通过VBA编程连接外部表格是一种非常灵活的方法，适用于需要进行复杂数据操作和自动化任务的用户。VBA可以编写复杂的逻辑，例如根据特定条件筛选数据、将数据导入到特定的工作表中，甚至可以结合其他Office应用程序（如Word和Access）进行跨应用程序的数据操作。

四、数据同步和更新

无论你使用哪种方法导入外部数据，保持数据同步和更新都是非常重要的。Excel提供了多种方法来实现这一点。

4.1 手动刷新数据

1. 打开Excel工作表，点击“数据”选项卡。
2. 在“查询和连接”组中，点击“全部刷新”。
3. Excel会重新从外部数据源获取数据，并更新工作表中的数据。

4.2 自动刷新数据

1. 打开Excel工作表，点击“数据”选项卡。
2. 在“查询和连接”组中，点击“查询和连接”。
3. 在右侧的“查询和连接”窗格中，右键点击你要自动刷新的查询，选择“属性”。
4. 在“查询属性”窗口中，勾选“启用后台刷新”和“刷新频率”，设置刷新间隔时间。

详细描述：数据同步和更新是确保数据始终最新的关键步骤。手动刷新数据是最基本的方法，适用于不频繁更新的数据。自动刷新数据则适用于需要定期更新的数据，可以设置特定的时间间隔来自动刷新数据，确保工作表中的数据始终与外部数据源保持同步。

五、处理常见问题

在连接外部表格时，你可能会遇到一些常见问题，例如数据格式不一致、连接失败等。以下是一些解决方法。

5.1 解决数据格式不一致

1. 在导入数据前，确保外部数据源中的数据格式一致。例如，所有日期字段使用相同的日期格式，所有数值字段使用相同的小数位数。
2. 使用Excel的“文本到列”功能，将数据格式转换为你需要的格式。
3. 在Power Query编辑器中，使用“更改类型”功能，将数据类型转换为你需要的类型。

5.2 解决连接失败

1. 检查外部数据源的路径是否正确，确保文件或数据库存在且可访问。
2. 确保你有足够的权限访问外部数据源。例如，检查数据库用户权限，确保你有读写权限。
3. 检查Excel的安全设置，确保启用了宏和数据连接。

详细描述：在实际操作中，数据格式不一致和连接失败是最常见的问题。数据格式不一致可能导致数据导入失败或数据错误，因此在导入数据前，确保外部数据源中的数据格式一致非常重要。连接失败通常是由于路径错误、权限不足或Excel安全设置导致的，通过检查这些因素可以解决大部分连接问题。

六、总结

连接外部表格是Excel中一个非常强大的功能，可以帮助用户将外部数据导入到Excel工作簿中，进行数据分析和处理。本文详细介绍了使用“获取数据”功能、Power Query、VBA编程连接外部表格的方法，以及数据同步和更新的方法。通过这些方法，你可以轻松地将外部数据导入到Excel中，并保持数据的最新状态。无论你是Excel新手还是高级用户，都可以根据自己的需求选择合适的方法来连接外部表格。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中连接外部表格？

连接外部表格是Excel中的一项强大功能，可以使您在Excel中直接访问和分析其他数据源的数据。以下是连接外部表格的步骤：

• 打开Excel并选择要插入连接的工作表。
• 在Excel菜单中选择“数据”选项卡。
• 点击“来自其他来源”下拉菜单中的“获取外部数据”选项。
• 选择适合您数据源类型的选项，例如“从文本”、“从Web”或“从数据库”等。
• 根据您选择的数据源类型，按照提示输入或选择相关的连接信息和设置。
• 确认连接信息并点击“确定”按钮。
• 根据需要进行数据的转换和整理，并将其插入到工作表中。

2. Excel中连接外部表格有哪些常见的数据源类型？

Excel支持多种常见的数据源类型，您可以根据需要选择适合的数据源类型进行连接。以下是一些常见的数据源类型：

• 文本文件：您可以连接各种文本文件，如CSV（逗号分隔值）文件或TXT（纯文本）文件。
• 数据库：您可以连接各种数据库，如Microsoft SQL Server、MySQL、Oracle等。
• Web数据：您可以从Web页面或Web服务中获取数据，并将其连接到Excel。
• XML文件：您可以连接XML（可扩展标记语言）文件，以便从中提取数据。
• 数据源文件：您可以连接其他类型的数据源文件，如Access数据库文件或Power BI文件。

3. 如何在Excel中更新连接的外部表格数据？

当连接的外部表格中的数据发生变化时，您可以通过刷新数据来更新Excel中的连接数据。以下是更新连接的外部表格数据的步骤：

• 选择包含连接数据的工作表。
• 在Excel菜单中选择“数据”选项卡。
• 点击“刷新所有”按钮，或选择“刷新”下拉菜单中的“刷新”选项。
• Excel将根据连接的数据源类型和设置，更新并刷新连接数据。
• 如果您只想更新特定的连接数据，可以选择该数据并点击“刷新”按钮。

请注意，某些数据源可能需要您提供身份验证信息或其他设置才能成功更新连接数据。