excel格式表怎么发邮件

在Excel中发送邮件的最佳方法包括：使用Excel内置功能、将Excel文件作为附件发送、利用自动化工具、确保文件安全性。其中，使用Excel内置功能是一种方便且高效的方式。你可以通过Excel中直接发送电子邮件的选项，将当前工作簿作为附件发送给指定的收件人。下面将详细介绍这种方法以及其他几种常用的方法。

一、使用Excel内置功能发送邮件

Excel提供了内置的邮件发送功能，用户可以直接在Excel中发送电子邮件，而无需切换到邮件客户端。这种方法特别适合需要频繁发送Excel文件的用户。

1、启用“开发工具”选项卡

首先，需要启用Excel中的“开发工具”选项卡，因为很多邮件发送的功能都在这里。

打开Excel，点击“文件”选项卡。
选择“选项”，然后在弹出的对话框中选择“自定义功能区”。
在右侧列表中勾选“开发工具”，然后点击“确定”。

2、使用VBA代码发送邮件

启用“开发工具”选项卡后，可以使用VBA代码实现自动发送邮件的功能。以下是一个简单的VBA代码示例：

Sub SendEmail()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
    On Error Resume Next
    With OutMail
        .To = "recipient@example.com"
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "Subject of the email"
        .Body = "Body of the email"
        .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName
        .Send
    End With
    On Error GoTo 0
    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing
End Sub

将上述代码粘贴到VBA编辑器中，并运行该宏即可实现自动发送邮件的功能。

二、将Excel文件作为附件发送

将Excel文件作为邮件附件发送是一种最常见的方法。这种方法不需要任何特殊的设置，只需将文件附加到邮件中即可。

1、使用Outlook发送附件

打开Outlook，点击“新建邮件”。
在新邮件窗口中，点击“附件”图标，选择需要发送的Excel文件。
输入收件人地址、邮件主题和正文内容，然后点击“发送”。

2、使用其他邮件客户端发送附件

无论是Gmail、Yahoo还是其他邮件客户端，发送附件的步骤大同小异：

打开邮件客户端，点击“撰写”或“新建邮件”。
点击“附件”图标，选择需要发送的Excel文件。
输入收件人地址、邮件主题和正文内容，然后点击“发送”。

三、利用自动化工具发送邮件

利用自动化工具可以大大提高工作效率，尤其是在需要批量发送邮件的情况下。常用的自动化工具包括Microsoft Flow、Zapier等。

1、使用Microsoft Flow发送邮件

Microsoft Flow是一款强大的自动化工具，可以帮助用户自动执行多种任务，包括发送邮件。

登录Microsoft Flow，创建一个新的Flow。
选择触发器，例如“当Excel文件更新时”。
添加一个“发送电子邮件”操作，设置收件人地址、邮件主题和正文内容。
保存并启用Flow，之后每次更新Excel文件时，Flow都会自动发送邮件。

2、使用Zapier发送邮件

Zapier是一款类似于Microsoft Flow的自动化工具，也可以用于自动发送邮件。

登录Zapier，创建一个新的Zap。
选择触发器，例如“当Google Sheets行更新时”。
添加一个“发送电子邮件”操作，设置收件人地址、邮件主题和正文内容。
保存并启用Zap，之后每次更新Google Sheets时，Zapier都会自动发送邮件。

四、确保文件安全性

在发送Excel文件时，确保文件的安全性非常重要。以下是一些建议：

1、加密Excel文件

加密Excel文件可以保护文件内容，防止未经授权的访问。

打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
选择“信息”，然后点击“保护工作簿”。
选择“用密码进行加密”，输入密码并确认。

2、使用云存储链接

使用云存储链接发送Excel文件是一种安全且高效的方法。这样不仅可以确保文件的安全性，还可以方便接收者下载。

将Excel文件上传到云存储服务，例如OneDrive、Google Drive等。
生成文件共享链接，并设置访问权限。
将共享链接添加到邮件正文中，发送邮件。

3、注意邮件安全

发送邮件时，确保邮件安全也是非常重要的。以下是一些建议：

使用强密码保护邮件账户。
启用双重身份验证。
避免在邮件中包含敏感信息。
确保邮件客户端和操作系统是最新版本。

五、优化邮件发送流程

优化邮件发送流程可以提高效率，减少错误。以下是一些建议：

1、创建邮件模板

创建邮件模板可以节省时间，避免重复输入相同的内容。

在邮件客户端中创建新邮件，输入常用的邮件内容。
将邮件保存为模板，之后可以直接使用该模板发送邮件。

2、使用邮件合并功能

邮件合并功能可以帮助用户批量发送个性化的邮件，每封邮件都可以包含不同的收件人信息。

在Excel中创建一个包含收件人信息的表格。
打开Word，选择“邮件”选项卡，点击“开始邮件合并”。
选择“电子邮件”，然后选择Excel表格作为数据源。
编辑邮件内容，插入合并字段，最后点击“完成并合并”。

3、定期备份邮件

定期备份邮件可以防止数据丢失，确保邮件记录的完整性。

在邮件客户端中导出邮件数据。
将邮件数据备份到安全的位置，例如外部硬盘、云存储等。

六、处理邮件发送问题

在发送邮件过程中，可能会遇到各种问题。以下是一些常见问题及其解决方法：

1、邮件被标记为垃圾邮件

如果邮件被标记为垃圾邮件，接收者可能无法收到邮件。以下是一些避免邮件被标记为垃圾邮件的方法：

避免使用过多的图片和链接。
使用真实的发件人姓名和电子邮件地址。
避免使用过多的感叹号和大写字母。
确保邮件内容简洁明了。

2、邮件发送失败

如果邮件发送失败，可能是由于网络问题、邮件服务器问题等原因。以下是一些解决方法：

检查网络连接，确保网络正常。
检查邮件服务器设置，确保设置正确。
尝试重新发送邮件。

3、附件过大

如果附件过大，可能会导致邮件发送失败。以下是一些解决方法：

压缩附件，减小文件大小。
使用云存储链接发送附件。
将附件分成多个小文件，分别发送。

七、总结

发送Excel文件邮件的方法有很多，每种方法都有其优缺点。通过合理选择和优化发送方法，可以提高工作效率，确保文件的安全性。希望本文对你在发送Excel文件邮件时有所帮助。