excel中备注内容怎么打印出来

在Excel中打印备注内容的方法包括：使用Excel内置功能、转换为文本框、设置打印区域。这些方法可以帮助你轻松地在打印时包括所有需要的备注内容。下面将详细介绍这些方法。

一、使用Excel内置功能

Excel提供了内置功能，可以直接打印备注内容。以下是具体步骤：

1. 打开Excel文件：首先，打开包含备注的Excel文件。
2. 进入页面布局视图：点击“视图”选项卡，然后选择“页面布局”。这将使你可以预览打印效果，并做出相应调整。
3. 配置打印设置：点击“文件”选项卡，然后选择“打印”。在打印设置窗口中，点击“页面设置”按钮。
4. 选项卡切换到“工作表”：在“页面设置”窗口中，切换到“工作表”选项卡。
5. 选择“打印备注”：在“打印”部分，选择“在工作表末尾的备注”，然后点击“确定”。

通过上述步骤，Excel会在打印时将所有备注内容打印在工作表的末尾。

二、转换为文本框

将备注内容转换为文本框，可以更灵活地控制备注内容的打印位置。以下是具体步骤：

1. 复制备注内容：右键点击包含备注的单元格，选择“显示/隐藏备注”以显示备注内容。然后，选中备注内容，右键点击并选择“复制”。
2. 插入文本框：点击“插入”选项卡，然后选择“文本框”。在工作表中拖动鼠标以插入一个文本框。
3. 粘贴备注内容：在文本框中右键点击并选择“粘贴”，将备注内容粘贴到文本框中。
4. 调整文本框位置：根据需要拖动文本框，调整其位置和大小，使其适应工作表布局。

这种方法可以确保备注内容与相关数据紧密结合，并且在打印时保持一致的布局。

三、设置打印区域

设置打印区域可以确保所需的备注内容在打印时被包含。以下是具体步骤：

1. 选择包含备注的单元格：使用鼠标拖动选择包含备注的单元格区域。
2. 设置打印区域：点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域”下拉菜单，点击“设置打印区域”。
3. 配置页面设置：点击“文件”选项卡，然后选择“打印”。在打印设置窗口中，点击“页面设置”按钮。
4. 调整打印选项：在“工作表”选项卡中，确保“打印备注”选项设置为“在工作表末尾的备注”。

通过设置打印区域，可以确保只有所需的备注内容被打印，同时避免不必要的数据干扰。

四、导出为PDF

导出为PDF可以确保所有备注内容都被正确打印。以下是具体步骤：

1. 打开Excel文件：打开包含备注的Excel文件。
2. 进入页面布局视图：点击“视图”选项卡，然后选择“页面布局”。
3. 导出为PDF：点击“文件”选项卡，然后选择“导出”，选择“创建PDF/XPS文档”。
4. 配置PDF设置：在导出设置窗口中，确保“选项”设置中包括所有备注内容。点击“确定”并导出PDF。

导出为PDF可以确保打印效果一致，同时避免打印机设置的问题。

五、使用VBA代码

使用VBA代码可以自动化备注内容的打印过程。以下是示例代码：

Sub PrintComments()

    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet
    Dim cmt As Comment
    For Each cmt In ws.Comments
        cmt.Visible = True
    Next cmt
    ws.PrintOut
    For Each cmt In ws.Comments
        cmt.Visible = False
    Next cmt
End Sub

1. 打开VBA编辑器：按“Alt + F11”打开VBA编辑器。
2. 插入模块：点击“插入”菜单，然后选择“模块”。
3. 粘贴代码：将上述代码粘贴到模块窗口中。
4. 运行代码：关闭VBA编辑器，回到Excel，按“Alt + F8”打开宏对话框，选择“PrintComments”并点击“运行”。

这段代码会自动显示所有备注，打印工作表，然后隐藏备注。

六、手动复制到新工作表

将备注内容手动复制到新工作表可以确保打印时的布局和内容更灵活。以下是具体步骤：

1. 显示所有备注：右键点击包含备注的单元格，选择“显示/隐藏备注”。
2. 复制备注内容：选中备注内容，右键点击并选择“复制”。
3. 创建新工作表：点击“插入”选项卡，然后选择“工作表”。
4. 粘贴备注内容：在新工作表中右键点击并选择“粘贴”。
5. 调整布局：根据需要调整备注内容的布局，使其适应打印需求。

通过手动复制，可以更灵活地控制打印内容和布局，同时确保备注内容的准确性。

七、使用第三方工具

使用第三方工具可以提供更多高级选项和功能，以确保备注内容的打印效果。以下是一些常用工具：

1. Kutools for Excel：提供多种高级功能，包括批量显示/隐藏备注，导出备注内容等。
2. Excel Add-ins：一些Excel插件可以提供更多打印选项和功能，确保备注内容的准确打印。

八、总结

在Excel中打印备注内容有多种方法，包括使用内置功能、转换为文本框、设置打印区域、导出为PDF、使用VBA代码、手动复制到新工作表以及使用第三方工具。每种方法都有其独特的优点和适用场景，可以根据具体需求选择合适的方法。

关键点总结：

• 使用Excel内置功能：适合简单的备注打印需求。
• 转换为文本框：适合需要灵活控制备注内容位置的情况。
• 设置打印区域：确保所需的备注内容被打印。
• 导出为PDF：确保打印效果一致。
• 使用VBA代码：适合需要自动化打印过程的情况。
• 手动复制到新工作表：适合需要灵活控制布局的情况。
• 使用第三方工具：提供更多高级选项和功能。

通过掌握这些方法，可以更高效地在Excel中打印备注内容，确保所有重要信息都被准确传达。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中打印出备注内容？

在Excel中，您可以按照以下步骤打印出备注内容：

• 打开Excel文档，并选择包含备注的单元格。
• 在Excel菜单栏中，选择“文件”>“打印”。
• 在打印设置页面中，可以选择打印备注。请确保“备注”选项已经选中。
• 调整打印设置，如纸张方向、页边距等，以符合您的需求。
• 点击“打印”按钮，即可打印出包含备注内容的Excel表格。

2. 如何在Excel打印时只打印出特定单元格的备注？

如果您只想打印某个特定单元格的备注内容，可以按照以下步骤进行操作：

• 首先，选择需要打印备注的单元格。
• 在Excel菜单栏中，选择“文件”>“打印”。
• 在打印设置页面中，点击“设置”或“页边距”选项，进入页面设置界面。
• 在页面设置界面中，选择“页眉/页脚”选项卡。
• 在“页眉/页脚”选项卡中，找到“自定义页眉”或“自定义页脚”选项。
• 在自定义页眉或页脚的文本框中，输入以下代码：&[备注]。
• 点击“确定”按钮，然后点击“打印”按钮即可打印出特定单元格的备注内容。

3. 如何将Excel中的备注导出为PDF文件并打印？

如果您想将Excel中的备注内容导出为PDF文件并进行打印，可以按照以下步骤进行操作：

• 首先，打开Excel文档，并选择包含备注的单元格。
• 在Excel菜单栏中，选择“文件”>“另存为”。
• 在另存为对话框中，选择要保存的位置和文件名，并将文件类型设置为PDF。
• 点击“保存”按钮，将Excel文档保存为PDF文件。
• 打开保存的PDF文件，并使用PDF阅读器进行打印设置。
• 根据您的需求，调整打印设置，如纸张方向、页边距等。
• 点击“打印”按钮，即可打印出包含备注内容的PDF文件。