excel怎么设置打印发票

在Excel中设置打印发票的步骤包括：创建发票模板、输入发票数据、调整页面设置、预览并打印。 其中，创建发票模板是关键步骤。首先，需要设计一个符合公司需求的发票模板，包括公司标志、客户信息、产品或服务明细、价格、税率和总金额等。接下来，可以通过输入数据、调整页面设置等步骤来确保打印效果符合预期。

一、创建发票模板

在Excel中设置打印发票的首要任务是创建一个符合公司需求的发票模板。这一部分内容包括设计发票的基本结构、输入公司和客户信息、添加产品或服务的明细等。

1、设计基本结构

一个好的发票模板应该清晰、简洁，并包含所有必要的信息。可以在Excel中插入表格，并根据需要调整列宽和行高，以便更好地安排发票内容。通常，发票模板包括以下几个部分：

公司标志和联系方式：在发票顶部插入公司标志，并在旁边或下方添加公司名称、地址、电话和电子邮件等信息。
发票编号和日期：在公司信息下方添加发票编号和日期，以便于跟踪和记录。
客户信息：在发票的另一部分添加客户的名称、地址和联系方式。
产品或服务明细：在发票的主要部分插入一个表格，列出所有产品或服务的名称、数量、单价和总价。
税率和总金额：在发票底部添加税率和总金额的计算公式。

2、输入公司和客户信息

在设计好基本结构后，可以开始输入具体的信息。对于公司信息，可以将其固定在模板中，而客户信息则需要根据每次的发票内容进行更新。可以使用Excel的单元格引用功能，将客户信息从其他工作表或数据库中导入。

3、添加产品或服务明细

在发票的主要部分，可以插入一个表格，用于列出所有产品或服务的明细。可以使用Excel的格式化工具，将表格的边框、背景色和字体样式进行调整，使其更加美观和易读。

在表格的最后一列，可以添加一个计算公式，用于计算每项产品或服务的总价。例如，可以在“总价”列中输入公式=数量*单价，以自动计算每项的总价。

二、调整页面设置

在创建好发票模板后，接下来需要调整页面设置，以确保打印效果符合预期。这一部分内容包括设置页面大小、边距、方向和页眉页脚等。

1、设置页面大小和方向

根据发票的实际需求，可以选择合适的页面大小和方向。通常，发票可以选择A4或Letter大小，并根据内容的排布选择横向或纵向。可以在Excel的“页面布局”选项卡中进行这些设置。

2、调整边距和缩放比例

为了确保发票内容在打印时不被截断，可以适当调整页面的边距和缩放比例。在“页面布局”选项卡中，可以找到“边距”选项，并根据需要调整上下左右的边距。同时，可以使用“缩放比例”选项，将页面内容缩放到合适的大小，以适应打印纸张。

3、设置页眉和页脚

在发票的页眉和页脚中，可以添加一些固定的信息，如公司名称、发票编号、页码等。可以在“插入”选项卡中找到“页眉和页脚”选项，并根据需要进行编辑。

三、预览并打印

在完成页面设置后，可以进行预览并打印发票。通过预览，可以检查发票的排版和内容是否正确，并根据需要进行调整。

1、预览发票

在Excel中，可以通过“文件”菜单中的“打印”选项，进入打印预览界面。在预览界面中，可以查看发票的整体效果，并根据需要进行调整。如果发现内容超出页面边界或排版不美观，可以返回“页面布局”选项卡，进行相应的调整。

2、打印发票

在确认预览效果无误后，可以选择打印机，并进行打印。在打印设置中，可以选择打印的份数、纸张类型和打印质量等选项，以确保打印效果符合预期。

3、保存发票模板

为了方便后续使用，可以将设计好的发票模板保存为Excel模板文件（.xltx）。这样，每次需要打印发票时，只需打开模板文件，输入具体的客户信息和产品明细，即可生成新的发票。

四、使用Excel公式和函数

在发票模板中，合理使用Excel的公式和函数，可以提高效率，并确保计算结果的准确性。以下是一些常用的公式和函数。

1、计算总价

在产品或服务明细表中，可以使用公式=数量*单价，自动计算每项产品或服务的总价。将公式拖动到所有行中，即可完成所有项目的总价计算。

2、计算税率和总金额

在发票底部，可以添加计算税率和总金额的公式。例如，可以在“税率”单元格中输入税率（如10%），并在“税额”单元格中输入公式=SUM(所有项目的总价)*税率，自动计算总税额。在“总金额”单元格中，可以输入公式=SUM(所有项目的总价)+税额，自动计算总金额。

3、使用VLOOKUP函数

如果需要从其他工作表或数据库中导入客户信息或产品价格，可以使用VLOOKUP函数。例如，可以在客户信息表中输入客户编号，并使用VLOOKUP函数，从客户数据库中查找并填充客户的名称、地址和联系方式。

五、优化发票模板

为了提高发票的可读性和专业性，可以对发票模板进行一些优化，包括格式化、添加图表和使用数据验证等。

1、格式化表格

通过格式化表格，可以使发票的内容更加美观和易读。可以使用Excel的格式化工具，调整表格的边框、背景色、字体样式和对齐方式等。例如，可以使用粗体和下划线，突出显示重要的信息，如总金额和税额。

2、添加图表

在发票中添加图表，可以帮助客户更直观地了解产品或服务的分布情况。例如，可以在发票的空白区域，插入一个饼图或柱状图，显示各项产品或服务的占比情况。

3、使用数据验证

为了确保输入数据的准确性，可以使用Excel的数据验证功能。例如，可以对“数量”列设置数据验证，只允许输入正整数；对“单价”列设置数据验证，只允许输入正数。这样，可以避免输入错误，确保计算结果的准确性。

六、自动化发票生成

如果需要频繁生成发票，可以考虑使用Excel的宏和VBA（Visual Basic for Applications），实现发票生成的自动化。通过编写宏，可以自动完成数据输入、计算和打印等操作，大大提高效率。

1、录制宏

在Excel中，可以通过“开发工具”选项卡中的“录制宏”功能，记录一系列操作步骤，并将其保存为宏代码。录制宏后，可以通过快捷键或按钮，快速执行这些操作。

2、编写VBA代码

对于更复杂的自动化需求，可以使用VBA编写自定义代码。例如，可以编写一个VBA函数，从数据库中读取客户信息和产品价格，填充到发票模板中，并自动计算总金额和税额。编写VBA代码需要一定的编程基础，但可以实现更灵活和强大的功能。

3、结合外部数据源

通过Excel的外部数据源功能，可以从其他系统或数据库中导入发票所需的数据。例如，可以通过ODBC连接，访问ERP系统中的客户和产品信息，自动生成发票。这样，可以减少手动输入的工作量，确保数据的一致性和准确性。

七、维护和更新发票模板

在实际使用中，可能需要对发票模板进行维护和更新，以适应业务需求的变化。以下是一些常见的维护和更新操作。

1、修改模板布局

随着业务的发展，可能需要调整发票的布局和内容。例如，可以增加新的信息字段，如付款方式和付款期限，或调整表格的列宽和行高，以适应新的需求。在修改模板布局时，应确保公式和函数的正确性，避免影响计算结果。

2、更新公司信息

如果公司地址、电话或电子邮件等信息发生变化，需要及时更新发票模板中的相关内容。可以通过全局搜索和替换功能，快速更新模板中的所有相关信息。

3、调整税率和价格

在税率或产品价格发生变化时，需要相应调整发票模板中的计算公式和数据。例如，可以在税率单元格中输入新的税率，并更新“税额”和“总金额”单元格中的计算公式。对于产品价格的调整，可以通过VLOOKUP函数，从更新后的价格表中查找新的价格。

八、常见问题及解决方案

在使用Excel设置打印发票的过程中，可能会遇到一些常见问题。以下是几个常见问题及其解决方案。

1、打印内容超出页面边界

如果打印内容超出页面边界，可以通过调整页面边距和缩放比例，确保所有内容都在打印范围内。可以在“页面布局”选项卡中，找到“边距”和“缩放比例”选项，进行相应调整。

2、公式计算错误

如果发现公式计算结果不正确，可能是由于输入数据或公式设置有误。可以检查输入数据的格式和范围，确保公式中引用的单元格正确无误。可以使用Excel的“审阅”功能，跟踪公式的计算过程，找出错误的原因。

3、数据验证失败

在使用数据验证功能时，如果输入数据不符合验证规则，Excel会提示错误。可以检查数据验证的设置，确保规则符合实际需求。例如，可以对“数量”列设置数据验证，只允许输入正整数；对“单价”列设置数据验证，只允许输入正数。

通过以上步骤，可以在Excel中设置打印发票，并确保发票的格式美观、数据准确。在实际使用中，可以根据具体需求，进行相应的调整和优化，提高工作效率和专业性。