excel表格怎么压缩到最小

Excel表格压缩到最小的方法包括：删除空行和空列、使用压缩软件、减少图片分辨率、删除不必要的格式和数据、使用Excel的内置压缩功能。 其中，删除空行和空列是最有效的方法之一，因为空行和空列会占用不必要的存储空间。通过删除这些内容，可以显著减少Excel文件的大小。

一、删除空行和空列

删除空行和空列是压缩Excel文件大小的首要步骤。尽管这些空行和列看似无关紧要，但它们实际占用了存储空间。

1. 删除空行

首先，选择整个工作表或特定区域，然后按住Ctrl键并按下Shift+End。这将选中工作表中的所有单元格。接下来，按F5键，选择“定位条件”，然后选择“空值”。这样会选中所有的空行。最后，右键点击选中的空行并选择“删除”。

2. 删除空列

类似地，选择整个工作表或特定区域，按住Ctrl键并按下Shift+End。然后按F5键，选择“定位条件”，并选择“空值”。这次选中的是所有的空列。右键点击选中的空列并选择“删除”。

二、使用压缩软件

使用压缩软件如WinRAR或7-Zip，可以显著减少Excel文件的大小。这些工具使用高级压缩算法，使文件体积大幅缩小。

1. 使用WinRAR

右键点击Excel文件，选择“添加到压缩文件”。在弹出的窗口中，选择“压缩方式”为“最好”，然后点击“确定”。这样可以最大限度地压缩文件。

2. 使用7-Zip

右键点击Excel文件，选择“添加到压缩文件”。在弹出的窗口中，选择“压缩级别”为“超高”，然后点击“确定”。

三、减少图片分辨率

图片通常是Excel文件变大的主要原因之一。减少图片的分辨率可以显著减小文件大小。

1. 压缩图片

选中工作表中的图片，点击“格式”选项卡，然后点击“压缩图片”。在弹出的窗口中，选择“删除不需要的部分”，并选择较低的分辨率（例如，150 ppi）。点击“确定”即可。

2. 使用外部工具压缩图片

在插入图片之前，可以使用工具如TinyPNG或JPEG-Optimizer来压缩图片。这些工具可以显著减少图片的文件大小而不影响质量。

四、删除不必要的格式和数据

不必要的格式（如条件格式、单元格边框、填充颜色等）和数据会增加文件大小。删除这些不必要的内容可以有效压缩文件。

1. 删除条件格式

选择整个工作表或特定区域，点击“开始”选项卡，然后点击“条件格式”。选择“清除规则”，然后选择“清除整个工作表的规则”。

2. 删除不必要的数据

检查工作表中的数据，删除不再需要的数据。这不仅可以减少文件大小，还可以提高工作表的处理速度。

五、使用Excel的内置压缩功能

Excel 2010及以上版本提供了内置的文件压缩功能，可以通过“另存为”选项来实现。

1. 另存为二进制文件

点击“文件”，选择“另存为”。在文件类型中选择“Excel 二进制工作簿 (*.xlsb)”。这种格式比默认的.xlsx文件更小。

2. 另存为压缩文件

点击“文件”，选择“另存为”。在文件类型中选择“Excel XML工作簿 (*.xml)”。这种格式会将文件压缩到最小。

六、使用外部插件和工具

有些外部插件和工具可以帮助进一步压缩Excel文件。

1. ASAP Utilities

ASAP Utilities是一个Excel插件，提供了多种功能，包括压缩文件。安装后，可以在工具栏中找到相关选项。

2. Kutools for Excel

Kutools for Excel也是一个强大的插件，提供了多种功能，包括文件压缩。安装后，可以在工具栏中找到相关选项。

七、优化公式和函数

复杂的公式和函数也会增加文件大小。优化这些公式和函数可以减少文件大小。

1. 使用简单的公式

尽量使用简单的公式，避免使用过于复杂的嵌套公式。例如，使用SUM函数而不是多重嵌套的IF函数。

2. 使用数组公式

数组公式可以一次性处理多个数据，减少单元格中的公式数量，从而减少文件大小。

八、使用数据透视表

数据透视表是一种强大的数据分析工具，可以有效减少数据冗余。

1. 创建数据透视表

选择数据区域，点击“插入”，然后选择“数据透视表”。在弹出的窗口中，选择数据源和目标位置，点击“确定”。

2. 优化数据透视表

在数据透视表中，去除不必要的字段和数据，可以进一步减少文件大小。

九、定期清理工作表

定期清理工作表中的不必要内容，可以保持文件的最小状态。

1. 删除旧版本

定期删除旧版本的工作表，只保留最新的版本。这样可以减少文件的历史记录和大小。

2. 清理临时数据

定期清理临时数据和缓存，可以保持文件的最小状态。例如，删除不再需要的中间计算结果和临时数据表。

十、使用分离文件

如果文件过大，可以考虑将其分离成多个文件。这不仅可以减小每个文件的大小，还可以提高文件的处理速度。

1. 分离数据表

将数据表分离成多个文件，每个文件只包含一部分数据。例如，可以按年份、部门或项目分离数据表。

2. 分离工作表

将工作表分离成多个文件，每个文件只包含一个工作表。这样可以显著减小每个文件的大小。

结论

通过上述方法，可以有效将Excel表格压缩到最小。删除空行和空列、使用压缩软件、减少图片分辨率、删除不必要的格式和数据、使用Excel的内置压缩功能是最常用的方法。每种方法都有其独特的优势，可以根据具体情况选择合适的方法来实现文件的最小化。通过这些方法，不仅可以减少文件大小，还可以提高工作表的处理速度和效率。