怎么样把文件夹里的EXCEL缩小

要有效地将文件夹中的Excel文件缩小，可以采取以下措施：清理数据、压缩图片、删除不必要的格式、使用压缩软件。

其中，压缩图片是一个重要的步骤。Excel文件中嵌入的图片通常会占用大量空间，通过压缩这些图片，可以显著减少文件大小。具体操作是在Excel中选择图片，点击“图片工具”下的“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，选择适当的分辨率并应用到所有图片。这样可以在不明显降低图片质量的情况下，减少文件的大小。

一、清理数据

清理数据是缩小Excel文件大小的重要步骤。Excel文件中可能包含大量不必要的数据，如隐藏的行和列、多余的工作表、重复的数据等。

1、删除隐藏的行和列

在Excel中，隐藏的行和列仍然占用存储空间。因此，清理这些隐藏的行和列可以显著减少文件大小。首先，选择整个工作表，然后点击“查找和选择”中的“定位条件”，选择“可见单元格”，这样可以删除所有隐藏的行和列。

2、删除多余的工作表

有时Excel文件中包含多个工作表，但其中一些工作表可能是多余的。删除这些多余的工作表可以显著减少文件大小。右键点击不需要的工作表标签，选择“删除”即可。

3、清理重复数据

重复的数据不仅占用存储空间，还可能导致数据分析结果不准确。使用Excel中的“删除重复项”功能，可以快速清理重复的数据，从而减少文件大小。

二、压缩图片

图片通常是Excel文件中占用空间最大的元素之一。通过压缩图片，可以显著减少文件的大小。

1、使用Excel的图片压缩功能

Excel提供了内置的图片压缩功能，可以帮助用户压缩嵌入的图片。在Excel中，选择图片后，点击“图片工具”下的“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，选择适当的分辨率，并确保选中“应用于此图片”或“应用于所有图片”。

2、使用外部工具压缩图片

除了Excel内置的图片压缩功能，还可以使用外部工具对图片进行压缩。例如，使用Adobe Photoshop、GIMP等图像编辑软件，可以在不明显降低图片质量的情况下，显著压缩图片大小。将压缩后的图片重新插入Excel文件中，可以进一步减少文件大小。

三、删除不必要的格式

Excel文件中的格式设置（如颜色、字体、边框等）也会占用存储空间。删除不必要的格式设置，可以显著减少文件大小。

1、清理单元格格式

选择整个工作表，然后点击“开始”选项卡下的“清除”按钮，选择“清除格式”。这样可以删除所有不必要的格式设置，减少文件大小。

2、使用简单的格式

使用简单的格式（如单一的字体、颜色和边框）可以减少文件大小。例如，避免使用复杂的条件格式和大面积的填充颜色，可以显著减少文件的存储空间。

四、使用压缩软件

使用压缩软件（如WinRAR、7-Zip等）可以进一步减少Excel文件的大小。这些工具可以将文件压缩成较小的体积，便于存储和传输。

1、选择合适的压缩格式

不同的压缩格式具有不同的压缩效率。选择合适的压缩格式（如ZIP、RAR等）可以最大程度地减少文件大小。一般来说，RAR格式的压缩效率比ZIP格式更高，但需要使用专门的软件进行解压。

2、批量压缩文件

如果文件夹中包含多个Excel文件，可以使用压缩软件对整个文件夹进行批量压缩。这样可以进一步减少文件夹的总大小，便于存储和传输。

五、优化公式和宏

复杂的公式和宏也会增加Excel文件的大小。通过优化这些公式和宏，可以显著减少文件的存储空间。

1、简化公式

复杂的公式（如嵌套的IF函数、大量的数组公式等）会占用大量的存储空间。通过简化公式，可以减少文件大小。例如，使用简单的数学运算代替复杂的函数，或者将重复使用的公式放在单独的单元格中，然后引用这些单元格。

2、优化宏

宏是Excel中的VBA代码，用于自动化任务。复杂的宏代码会增加文件的大小。通过优化宏代码，可以减少文件的存储空间。例如，删除不必要的注释和空白行，使用更高效的算法和数据结构，可以显著减少宏的大小。

六、使用外部数据源

将数据存储在外部数据源（如数据库、CSV文件等）中，可以显著减少Excel文件的大小。通过外部数据源，可以在不增加Excel文件大小的情况下，处理大量的数据。

1、连接到外部数据源

Excel提供了多种连接到外部数据源的方法。例如，可以使用Excel中的“数据”选项卡下的“获取数据”功能，连接到SQL数据库、CSV文件、Web数据源等。这样可以将数据存储在外部数据源中，而不是Excel文件中，从而减少文件大小。

2、使用Power Query

Power Query是Excel中的一个强大工具，可以用于连接、清理和转换外部数据。通过使用Power Query，可以将外部数据导入Excel，并进行各种数据处理，而不会显著增加Excel文件的大小。

七、分割大型文件

如果Excel文件非常大，可以考虑将其分割成多个较小的文件。这可以显著减少每个文件的大小，并提高文件的打开和处理速度。

1、按工作表分割

将一个大型的Excel文件按工作表分割成多个较小的文件。例如，如果Excel文件中包含多个工作表，可以将每个工作表保存为一个单独的Excel文件。这样可以显著减少每个文件的大小，并便于管理和处理。

2、按数据范围分割

将一个大型的Excel文件按数据范围分割成多个较小的文件。例如，如果Excel文件中包含大量的数据，可以将这些数据按年份、季度、月份等分割成多个较小的文件。这样可以显著减少每个文件的大小，并便于数据分析和处理。

八、使用二进制文件格式

Excel提供了多种文件格式，其中二进制文件格式（.xlsb）通常比默认的XML文件格式（.xlsx）更小。通过将Excel文件保存为二进制文件格式，可以显著减少文件的大小。

1、保存为二进制文件格式

在Excel中，点击“文件”选项卡，选择“另存为”，然后选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”格式。这样可以将Excel文件保存为二进制文件格式，从而减少文件大小。

2、比较文件大小

将文件保存为二进制文件格式后，可以比较文件大小，确定是否显著减少了文件的存储空间。如果文件大小显著减少，可以考虑将所有大型的Excel文件保存为二进制文件格式。

九、使用Excel的内置工具

Excel提供了一些内置工具，可以帮助用户优化文件大小。例如，Excel中的“检查文件”功能可以检测并删除文件中的不必要内容，从而减少文件大小。

1、使用“检查文件”功能

在Excel中，点击“文件”选项卡，选择“信息”，然后点击“检查问题”下的“检查文件”。在弹出的对话框中，选择要检查的内容（如隐藏的属性和个人信息、嵌入的文档属性等），然后点击“检查”。根据检查结果，删除不必要的内容，可以显著减少文件大小。

2、使用“压缩工作簿”功能

Excel中的“压缩工作簿”功能可以自动优化文件大小。在Excel中，点击“文件”选项卡，选择“另存为”，然后选择“工具”下的“压缩工作簿”。这样可以自动优化文件大小，减少存储空间。

十、监控文件大小

定期监控Excel文件的大小，可以帮助用户及时发现和处理文件过大的问题。通过一些工具和方法，可以自动监控文件大小，并在文件大小超出预设阈值时，发出警报。

1、使用文件管理工具

一些文件管理工具（如Total Commander、Beyond Compare等）可以帮助用户监控文件大小。通过这些工具，可以定期扫描文件夹，记录文件大小变化，并在文件大小超出预设阈值时，发出警报。

2、编写脚本自动监控

通过编写脚本（如VBA、Python等），可以自动监控Excel文件的大小。例如，可以编写一个简单的VBA宏，定期检查Excel文件的大小，并在文件大小超出预设阈值时，弹出警告消息。这样可以及时发现和处理文件过大的问题。