excel表格修改发送给别人怎么看

在Excel中，修改表格并发送给他人可以通过共享、评论、使用版本控制以及保护工作表等方式来实现。 其中一种最有效的方法是使用Excel的“跟踪更改”功能，这样接收者可以清楚地看到所有的修改内容。跟踪更改功能、使用共享和协作工具、添加评论和笔记、使用版本控制、保护工作表，这些都是确保表格修改清晰可见的有效方法。

一、跟踪更改功能

Excel中有一个强大的功能叫做“跟踪更改”，可以记录和显示表格中的所有更改。这对于团队协作或审计非常有用。

如何启用跟踪更改

1. 打开要编辑的Excel文件。
2. 点击“审阅”选项卡。
3. 选择“跟踪更改”下的“突出显示修订”选项。
4. 勾选“在屏幕上显示更改”和“突出显示修订”。
5. 选择要跟踪的更改类型，例如插入、删除或格式更改。

查看和接受更改

1. 在“审阅”选项卡中，点击“接受”或“拒绝”更改选项。
2. 逐条查看每一个更改，并选择接受或拒绝。

二、使用共享和协作工具

Excel提供了多种共享和协作工具，允许多个用户同时编辑和查看同一个文档。Microsoft 365、Google Sheets等平台都支持实时协作。

使用Microsoft 365共享文档

1. 打开Excel文件，点击右上角的“共享”按钮。
2. 输入接收者的电子邮件地址。
3. 设置权限为“可以编辑”或“可以查看”。
4. 点击“发送”。

使用Google Sheets共享文档

1. 将Excel文件上传到Google Drive。
2. 打开文件并点击右上角的“分享”按钮。
3. 输入接收者的电子邮件地址。
4. 设置权限为“编辑”、“评论”或“查看”。
5. 点击“发送”。

三、添加评论和笔记

在Excel中添加评论和笔记可以帮助接收者理解为什么进行了特定的更改。

添加评论

1. 选择要添加评论的单元格。
2. 右键点击选择“新建评论”。
3. 输入你的评论，然后点击“发布”。

添加笔记

1. 选择要添加笔记的单元格。
2. 右键点击选择“新建笔记”。
3. 输入你的笔记，然后点击“确定”。

四、使用版本控制

版本控制可以帮助你和接收者查看文件的历史版本，了解每次更改的具体内容。

使用Microsoft 365版本历史

1. 打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
2. 选择“信息”。
3. 点击“版本历史”。
4. 查看和恢复之前的版本。

使用Google Sheets版本历史

1. 打开Google Sheets文件。
2. 点击“文件”菜单。
3. 选择“版本历史”。
4. 查看和恢复之前的版本。

五、保护工作表

保护工作表可以防止未经授权的更改，并确保所有的更改都可以追溯到特定的用户。

设置工作表保护

1. 打开Excel文件，选择要保护的工作表。
2. 点击“审阅”选项卡。
3. 选择“保护工作表”。
4. 设置密码和权限。
5. 点击“确定”。

通过这些步骤，你可以确保在Excel中进行的修改清晰可见，并且接收者能够轻松理解和处理这些更改。使用跟踪更改功能、共享和协作工具、添加评论和笔记、版本控制、保护工作表等方法将极大提高团队协作的效率和准确性。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中修改表格并将其发送给他人？

• 首先，在Excel中打开需要修改的表格文件。
• 然后，对需要进行修改的单元格进行编辑，例如更改数据或者添加新的行列。
• 接下来，点击“文件”选项卡，选择“保存”或者使用快捷键Ctrl + S，将修改后的表格保存到本地计算机上。
• 最后，将保存好的表格文件通过电子邮件或其他传输方式发送给他人。

2. 如何确保他人可以正确查看我修改后的Excel表格？

• 首先，确保将表格保存为常见的Excel文件格式，如.xlsx或.xls。
• 其次，如果表格中使用了特殊的字体或格式，建议将其转换为常用的字体和格式，以免接收者的电脑上没有相同的字体导致显示问题。
• 另外，如果表格中包含了宏或公式，请确保接收者的计算机上已经安装了相应的宏或公式库，以免出现兼容性问题。
• 最后，建议在发送之前，将表格文件发送给自己或其他测试人员，以确保接收者能够正确查看和编辑表格。

3. 如何保护Excel表格中的修改内容不被他人更改？

• 首先，可以使用Excel的密码保护功能，设置一个密码，只有知道密码的人才能打开和修改表格。
• 其次，可以将表格保存为只读模式，这样他人只能查看表格内容，而无法进行编辑和修改。
• 另外，可以使用Excel的保护工作表功能，选择需要保护的单元格或区域，并设置权限，只允许特定的人进行编辑和修改。
• 最后，如果需要更高级的保护措施，可以考虑使用Excel的信息权限管理功能，对表格进行更严格的权限控制，限制不同用户的操作权限。