怎么把超大excel文件变小

为了减小超大Excel文件的大小，你可以采取以下几种方法：删除不必要的数据和列、压缩图片、使用Excel的内置工具、移除不必要的格式。

其中，删除不必要的数据和列是最关键的一步。很多时候，Excel文件之所以变得很大，是因为包含了大量无用的数据和空白单元格。通过对数据进行清理和删除不必要的行列，可以显著减小文件大小。接下来，我们将详细讨论这些方法和一些其他技巧。

一、删除不必要的数据和列

Excel文件变大的一个常见原因是包含了大量无用的数据和列。清理这些数据和列可以显著减小文件大小。

删除空白单元格

在Excel文件中，空白单元格也会占用存储空间。你可以使用“查找和选择”功能找到并删除这些空白单元格。

1. 打开Excel文件。
2. 按Ctrl+G打开“定位”对话框。
3. 点击“定位条件”。
4. 选择“空值”，然后点击“确定”。
5. 删除选中的空白单元格。

删除重复数据

重复数据不仅占用存储空间，还可能影响数据分析的准确性。你可以使用“删除重复项”功能来清理重复的数据。

1. 选择包含数据的列或行。
2. 点击“数据”选项卡中的“删除重复项”。
3. 选择要检查的列，然后点击“确定”。

二、压缩图片

如果Excel文件包含大量图片，图片的大小也会显著影响文件的整体大小。通过压缩图片，可以减小文件的大小。

压缩图片

1. 选择要压缩的图片。
2. 点击“格式”选项卡中的“压缩图片”。
3. 在弹出的对话框中，选择“删除裁剪的区域”和“电子邮件（96 PPI）”等选项。
4. 点击“确定”。

替换高分辨率图片

如果文件中包含高分辨率图片，可以考虑替换为低分辨率版本，减少文件大小。

1. 打开图片编辑软件，将图片分辨率降低。
2. 保存为新的图片文件。
3. 在Excel中替换原有的高分辨率图片。

三、使用Excel的内置工具

Excel提供了一些内置工具，可以帮助你减小文件大小，例如“压缩文件”和“清理格式”。

压缩文件

1. 打开Excel文件。
2. 点击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
3. 在“保存类型”中选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
4. 点击“保存”。

清理格式

不必要的格式和样式也会增加文件的大小。你可以使用“清除格式”功能来清理这些无用的格式。

1. 选择包含数据的单元格。
2. 点击“开始”选项卡中的“清除”。
3. 选择“清除格式”。

四、移除不必要的格式

格式化单元格可以让数据更易读，但过多的格式会增加文件大小。你可以通过移除不必要的格式来减小文件大小。

移除条件格式

条件格式是一种有用的工具，但它也会增加文件的大小。你可以通过移除不必要的条件格式来减小文件大小。

1. 选择包含条件格式的单元格。
2. 点击“开始”选项卡中的“条件格式”。
3. 选择“清除规则”，然后选择“清除选定单元格的规则”。

移除样式

样式是一种快速应用一组格式的工具，但不必要的样式也会增加文件大小。你可以通过移除不必要的样式来减小文件大小。

1. 打开Excel文件。
2. 点击“开始”选项卡中的“单元格样式”。
3. 右键点击不必要的样式，然后选择“删除”。

五、优化数据表

有时，优化数据表的结构也能帮助你减小文件的大小。通过合并相似的数据表或使用更加紧凑的数据结构，可以显著减少文件的大小。

合并相似的数据表

如果你的Excel文件中包含多个相似的数据表，可以考虑将它们合并为一个表。这样不仅能减少文件大小，还能简化数据管理。

1. 创建一个新的数据表，包含所有相似表中的列。
2. 将相似表中的数据复制并粘贴到新的数据表中。
3. 删除原有的相似表。

使用紧凑的数据结构

有时，数据表中的结构也会影响文件大小。通过使用更加紧凑的数据结构，可以减少文件的大小。

1. 将宽表转换为长表，即将多个列合并为一个列，并添加一个新的列来标识原始列的名称。
2. 使用数据透视表或其他工具来分析和汇总数据。

六、使用外部数据源

如果你的Excel文件包含大量数据，可以考虑将这些数据存储在外部数据源中，例如数据库或云存储。通过链接到外部数据源，可以显著减小Excel文件的大小。

使用数据库

将数据存储在数据库中，可以减小Excel文件的大小，并提高数据管理的效率。

1. 创建一个数据库，并将数据导入到数据库中。
2. 在Excel中使用“数据”选项卡中的“从其他来源”功能，链接到数据库。

使用云存储

将数据存储在云存储中，可以减小Excel文件的大小，并便于数据共享和协作。

1. 将数据上传到云存储，例如Google Drive或Dropbox。
2. 在Excel中使用“数据”选项卡中的“从Web”功能，链接到云存储中的数据。

七、使用数据压缩工具

除了Excel内置的工具外，还有一些第三方数据压缩工具，可以帮助你减小Excel文件的大小。这些工具通常提供更加高级的压缩算法和功能。

使用Zip工具

将Excel文件压缩为Zip文件，可以显著减小文件的大小。

1. 右键点击Excel文件。
2. 选择“发送到”，然后选择“压缩（zipped）文件夹”。
3. 等待压缩完成。

使用专用压缩工具

有一些专用的压缩工具，例如WinRAR或7-Zip，可以提供更高的压缩率和更多的压缩选项。

1. 下载并安装WinRAR或7-Zip。
2. 右键点击Excel文件，选择“添加到压缩文件”。
3. 选择压缩选项，然后点击“确定”。

八、优化公式和计算

复杂的公式和计算会增加文件的大小和计算时间。通过优化公式和计算，可以减小文件的大小，并提高计算效率。

使用简单的公式

复杂的公式会占用更多的存储空间和计算资源。你可以通过使用简单的公式来减小文件的大小。

1. 使用简单的算术运算代替复杂的函数。
2. 将重复使用的公式存储在单独的单元格中，然后引用这些单元格。

使用数组公式

数组公式是一种强大的工具，可以同时处理多个数据集。通过使用数组公式，可以减少文件中公式的数量，从而减小文件的大小。

1. 选择包含数据的单元格。
2. 输入数组公式，然后按Ctrl+Shift+Enter。

九、分割文件

如果Excel文件仍然过大，可以考虑将文件分割为多个较小的文件。这样不仅能减小每个文件的大小，还能提高文件的管理和处理效率。

分割工作表

将一个大的工作表分割为多个较小的工作表，可以减小每个工作表的大小。

1. 创建新的工作表。
2. 将原工作表中的部分数据复制并粘贴到新的工作表中。
3. 重复此过程，直到所有数据都被分割到多个工作表中。

分割工作簿

将一个大的工作簿分割为多个较小的工作簿，可以减小每个工作簿的大小。

1. 创建新的工作簿。
2. 将原工作簿中的部分工作表复制并粘贴到新的工作簿中。
3. 重复此过程，直到所有工作表都被分割到多个工作簿中。

十、定期维护和管理

定期对Excel文件进行维护和管理，可以保持文件的大小在可控范围内，并提高文件的使用效率。

定期清理数据

定期清理不必要的数据和格式，可以防止文件大小过度增长。

1. 定期检查并删除不必要的数据和空白单元格。
2. 定期检查并删除重复的数据和不必要的格式。

定期压缩文件

定期将Excel文件压缩为Zip文件，可以保持文件的大小在可控范围内。

1. 定期将Excel文件压缩为Zip文件。
2. 定期检查压缩文件的大小，并根据需要进行进一步优化。

通过以上方法和技巧，你可以有效地减小超大Excel文件的大小，提高文件的管理和处理效率。这不仅能节省存储空间，还能提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 为什么我的Excel文件大小超过了正常范围？

Excel文件的大小通常取决于其中包含的数据量和格式。大量的数据、复杂的公式、图表和格式化样式都会增加文件的大小。

2. 如何减小Excel文件的大小？

• 删除不必要的数据和工作表： 首先，检查文件中是否存在不需要的数据和工作表，删除它们可以显著减小文件的大小。
• 压缩图像： 如果文件中包含大量的图像，尝试将其压缩以减小文件大小。可以使用Excel的“图片工具”或其他图像编辑软件来完成此操作。
• 删除隐藏的对象和链接： 检查文件中是否存在隐藏的对象、链接或嵌入的对象，删除它们可以减小文件大小。
• 减少格式化样式： 复杂的格式化样式会增加文件的大小。考虑简化样式或删除不必要的格式化，以减小文件大小。

3. 如何处理超大的Excel文件以提高性能？

• 分割数据： 如果文件中包含大量数据，可以考虑将数据分割为多个工作簿或工作表，以提高文件的性能。
• 使用数据透视表和过滤器： 使用数据透视表和筛选器来过滤和汇总数据，而不是在单个工作表中显示所有数据。这可以减少文件的复杂性和大小。
• 禁用自动计算： 如果文件中包含复杂的公式，禁用自动计算功能可以提高文件的性能。只在需要计算时手动计算公式。

请注意，在执行任何操作之前，请务必备份原始文件，以防意外情况发生。