Excel不连打印机怎么看预览

在Excel中查看不连打印机的预览，可以通过“打印预览”功能、使用“页面布局”视图、借助“视图”选项卡来实现。其中，最常用的方法是通过“打印预览”功能来查看。这不仅直观，还能够帮助你在打印之前发现并修正任何潜在的问题。下面将详细介绍如何使用“打印预览”功能。

通过“打印预览”功能，你可以预览将要打印的内容。这一功能可以帮助你在正式打印之前确保表格的布局、格式和分页都符合预期。要使用“打印预览”功能，你只需点击“文件”菜单，然后选择“打印”。在打印界面中，你可以看到即将打印的页面预览，无需连接打印机。

一、打印预览功能的使用

1. 打印预览的基本操作

在Excel中，打印预览功能是一个非常有用的工具，可以在不连接打印机的情况下查看即将打印的页面布局。要进入打印预览，首先需要打开你想要预览的Excel文件。接着，点击“文件”菜单，然后选择“打印”。在“打印”页面，你会看到一个预览窗口，其中显示了即将打印的页面。这一预览窗口是动态的，会根据你在打印设置中做出的更改实时更新。

在打印预览页面，你可以通过以下几种方式对页面进行调整：

调整纸张大小和方向：在打印预览页面的右侧，你可以选择不同的纸张大小和方向，如A4、A3、横向、纵向等。
调整页边距：点击页面底部的“显示边距”按钮，可以调整页面的上下左右边距，使内容更好地适应打印页面。
缩放比例：在预览窗口下方，你可以选择“适应一页”或“适应宽度”等选项，使内容在一页或多页上显示。

2. 打印预览的高级设置

除了基本的打印预览功能外，Excel还提供了一些高级设置，可以帮助你更好地控制打印输出。这些设置包括：

页眉和页脚：在“打印设置”页面，你可以为每个页面添加页眉和页脚。这些内容可以包括页码、日期、文件名等信息，使打印输出更具专业性。
分页符：在预览窗口中，你可以手动调整分页符的位置，以确保每一页的内容都符合你的要求。要调整分页符，只需在预览窗口中拖动蓝色的分页线即可。
打印区域：如果你只想打印工作表的一部分内容，可以在Excel中选择你想要打印的区域，然后在“打印设置”页面中选择“打印选定区域”。

通过这些高级设置，你可以更精确地控制打印输出，确保最终的打印结果符合你的预期。

二、使用页面布局视图

1. 什么是页面布局视图

页面布局视图是Excel提供的一种视图模式，可以帮助你在不连接打印机的情况下查看工作表的打印布局。在页面布局视图中，你可以直观地看到页面的边界、页眉和页脚，以及分页符的位置。这一视图模式非常适合在设计和调整工作表的打印布局时使用。

要切换到页面布局视图，你只需点击Excel窗口底部的“页面布局”按钮，或者在“视图”选项卡中选择“页面布局”选项。在页面布局视图中，Excel会自动显示每一页的边界，并根据当前的打印设置显示内容的布局。

2. 调整页面布局视图中的内容

在页面布局视图中，你可以对页面布局进行多种调整，以确保内容在打印时能够正确显示。这些调整包括：

调整列宽和行高：在页面布局视图中，你可以直接拖动列标和行标来调整列宽和行高，以使内容更好地适应页面。
设置页眉和页脚：在页面布局视图中，Excel会自动显示页眉和页脚区域。你可以双击这些区域来编辑页眉和页脚的内容，添加页码、日期、文件名等信息。
调整分页符：在页面布局视图中，你可以直观地看到分页符的位置。如果需要调整分页符的位置，只需在页面布局视图中拖动蓝色的分页线即可。

通过这些调整，你可以确保工作表的打印布局符合你的要求，避免在实际打印时出现格式问题。

三、借助视图选项卡

1. 使用分页预览

除了打印预览和页面布局视图外，Excel还提供了一种称为分页预览的视图模式，可以帮助你更好地控制工作表的打印布局。在分页预览模式中，Excel会自动显示每一页的边界，并突出显示即将打印的内容。这一视图模式非常适合在调整分页符和打印区域时使用。

要切换到分页预览模式，你只需在“视图”选项卡中选择“分页预览”选项。进入分页预览模式后，Excel会自动显示蓝色的分页线，表示每一页的边界。你可以拖动这些分页线来调整分页符的位置，以确保每一页的内容都符合你的要求。

2. 调整分页预览中的内容

在分页预览模式中，你可以对工作表的打印布局进行多种调整，以确保内容在打印时能够正确显示。这些调整包括：

调整打印区域：在分页预览模式中，你可以选择并拖动工作表中的内容来调整打印区域，以确保只打印需要的部分。
调整分页符：在分页预览模式中，你可以拖动蓝色的分页线来调整分页符的位置，以确保每一页的内容都符合你的要求。
调整列宽和行高：在分页预览模式中，你可以直接拖动列标和行标来调整列宽和行高，以使内容更好地适应页面。

通过这些调整，你可以确保工作表的打印布局符合你的要求，避免在实际打印时出现格式问题。

四、打印设置优化

1. 设置打印区域

在Excel中，你可以通过设置打印区域来控制打印输出的内容。打印区域是指你希望打印的工作表部分，可以是一个单元格区域、一列或多列、甚至整个工作表。要设置打印区域，只需选中你希望打印的单元格区域，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”>“设置打印区域”。

设置打印区域后，Excel会在打印预览中只显示选定的区域，从而确保打印输出只包含你需要的内容。这一功能非常适合在打印大范围数据时使用，可以避免打印不必要的内容，从而节省纸张和墨水。

2. 使用“适应一页”功能

在打印大范围数据时，常常会遇到内容超出页面的问题。Excel提供了一种称为“适应一页”的功能，可以帮助你将内容缩放到一页或多页上打印。要使用这一功能，只需在打印预览页面的“缩放比例”选项中选择“适应一页”或“适应宽度”等选项。

通过使用“适应一页”功能，你可以确保内容在打印时不会超出页面，从而避免分页不当的问题。这一功能非常适合在打印长表格或复杂数据时使用，可以确保打印输出的清晰度和可读性。

五、常见问题及解决方案

1. 打印预览与实际打印不一致

在使用打印预览功能时，有时会遇到打印预览与实际打印不一致的问题。这通常是由于打印设置或页面布局不当引起的。要解决这一问题，可以尝试以下方法：

检查打印设置：确保打印设置中的纸张大小、方向、页边距等选项与实际打印机设置一致。
调整页面布局：在页面布局视图或分页预览模式中，检查并调整页面布局，确保内容不会超出页面。
更新打印机驱动程序：确保打印机驱动程序是最新版本，以避免由于驱动程序问题引起的打印错误。

2. 页面边距过大或过小

在打印预览中，有时会发现页面边距过大或过小，导致内容显示不完整或过于紧凑。要解决这一问题，可以通过调整页边距来优化打印布局。具体方法如下：

手动调整边距：在打印预览页面底部点击“显示边距”按钮，然后拖动边距线来调整页面边距。
使用预设边距：在“页面布局”选项卡中选择“边距”选项，然后选择预设的边距设置，如“正常”、“窄”、“宽”等。

通过调整边距，可以确保内容在打印时能够正确显示，避免由于边距不当引起的格式问题。

3. 打印区域设置不当

在设置打印区域时，有时会不小心选中不需要的内容，导致打印输出包含多余的部分。要解决这一问题，可以通过重新设置打印区域来确保只打印需要的内容。具体方法如下：

清除打印区域：在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”>“清除打印区域”，然后重新选择需要打印的单元格区域。
使用“打印选定区域”选项：在打印预览页面的“打印设置”选项中选择“打印选定区域”，以确保只打印选中的内容。

通过重新设置打印区域，可以确保打印输出只包含需要的部分，从而避免打印不必要的内容。

六、总结

在Excel中查看不连打印机的预览是一项非常实用的功能，可以帮助你在打印之前确保工作表的布局、格式和分页都符合预期。通过使用打印预览功能、页面布局视图和分页预览模式，你可以直观地查看即将打印的内容，并对页面布局进行调整。此外，通过优化打印设置，如设置打印区域、使用“适应一页”功能等，可以确保打印输出的清晰度和可读性。最后，解决常见的打印预览问题，如打印预览与实际打印不一致、页面边距过大或过小、打印区域设置不当等，可以帮助你更好地控制打印输出，避免在实际打印时出现格式问题。