excel考勤表怎么一条条发给个人

制作Excel考勤表并逐条发送给个人的几种方法：

利用邮件合并功能、使用VBA宏、通过第三方工具、手动复制粘贴

其中，利用邮件合并功能是最方便和高效的方式之一，它可以直接从Excel表格生成个人化的考勤记录并通过Outlook等邮件客户端发送给每个员工。下面将详细介绍如何利用邮件合并功能完成这一任务。

一、准备工作

首先，确保你的Excel考勤表格中包含所有需要的信息，例如员工的姓名、工号、出勤日期、出勤状态等。同时，准备好一个模板邮件，它将包含变量字段，这些字段将在邮件合并过程中被Excel表格中的数据替换。

二、利用邮件合并功能

1. 准备Excel数据源

在Excel中，确保你的表格数据整齐且没有多余的空白行或列。数据应该包括员工的邮箱地址，因为这是邮件合并发送邮件所必需的。例如，表格可以如下所示：

| 姓名 | 工号 | 出勤日期 | 出勤状态 | 邮箱地址          |
|------|------|----------|----------|-------------------|
| 张三 | 001  | 2023-01-01 | 正常    | zhangsan@example.com |
| 李四 | 002  | 2023-01-01 | 迟到    | lisi@example.com     |

2. 创建邮件模板

在Word中，创建一个新的文档并编写邮件的正文。在需要插入变量字段的地方，使用双花括号，例如：{{姓名}}、{{出勤日期}}等。

示例如下：

亲爱的{{姓名}}，
您的考勤记录如下：
工号：{{工号}}
日期：{{出勤日期}}
状态：{{出勤状态}}
谢谢！

3. 启动邮件合并向导

在Word中，点击“邮件”选项卡，然后选择“开始邮件合并”->“电子邮件信息”。接下来，点击“选择收件人”->“使用现有列表”，然后选择你准备好的Excel文件。

4. 插入合并字段

在Word文档中，将光标移动到要插入变量字段的位置，然后点击“插入合并字段”并选择相应的字段。例如，将光标移动到{{姓名}}位置，选择“姓名”字段。

5. 完成邮件合并

在“邮件”选项卡中，选择“完成并合并”->“发送电子邮件信息”。在弹出的对话框中，选择“邮箱地址”字段作为收件人地址，设置邮件主题，并选择邮件格式（一般选择HTML格式）。

点击“确定”，邮件合并功能将自动从Excel表格中读取数据并逐条发送邮件。

三、使用VBA宏

对于一些高级用户，可以使用VBA宏来实现更复杂的功能，如发送附件、批量操作等。以下是一个简单的VBA宏示例，用于从Excel发送个性化邮件：

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim cell As Range
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    OutApp.Session.Logon
    For Each cell In ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("E2:E" & Cells(Rows.Count, "E").End(xlUp).Row)
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        On Error Resume Next
        With OutMail
            .To = cell.Value
            .Subject = "考勤记录"
            .Body = "亲爱的 " & cell.Offset(0, -4).Value & "," & vbNewLine & _
                    "您的考勤记录如下：" & vbNewLine & _
                    "工号: " & cell.Offset(0, -3).Value & vbNewLine & _
                    "日期: " & cell.Offset(0, -2).Value & vbNewLine & _
                    "状态: " & cell.Offset(0, -1).Value & vbNewLine & _
                    "谢谢！"
            .Send
        End With
        On Error GoTo 0
        Set OutMail = Nothing
    Next cell
    Set OutApp = Nothing
End Sub

此宏假设你的数据在Sheet1中，邮箱地址在E列，其他信息分别在A到D列。运行此宏将会通过Outlook发送邮件。

四、通过第三方工具

市场上有许多第三方工具可以帮助自动化发送个性化邮件，如Mail Merge Toolkit、Gmass等。这些工具通常提供更多的功能和更友好的用户界面，但可能需要支付一定的费用。

五、手动复制粘贴

虽然效率低下，但对于小规模操作，手动复制粘贴也是一种可行的方法。具体步骤是：

打开Excel表格，复制某员工的考勤信息。
打开邮件客户端，粘贴信息并发送给该员工。
重复上述步骤，直到所有邮件发送完毕。

结论

通过邮件合并功能、VBA宏、第三方工具或手动复制粘贴，你可以将Excel考勤表逐条发送给个人。根据具体情况选择最适合的方法，可以有效提高工作效率，确保信息准确传达。