怎么见小excel大小

使用减少文件格式大小、删除多余数据、压缩图片等方法可以有效减小Excel文件的大小。特别是删除多余数据这一点，在许多情况下，Excel文件体积庞大是因为里面存储了许多不必要的数据。可以通过删除不需要的行和列、清理隐含数据等方法来减小文件大小。

删除多余数据：Excel文件中往往会有许多无用的数据，这些数据可能是由于复制粘贴、导入数据等操作产生的。为了减小文件大小，首先可以检查并删除这些不必要的数据。例如，如果你有一个包含大量空白行和列的表格，删除这些空白行和列可以显著减小文件大小。此外，还可以使用Excel的内置功能清理隐含数据，例如清除格式、删除隐藏的行和列等。

以下是一些具体方法和步骤，详细介绍如何减少Excel文件的大小。

一、减少文件格式大小

1、使用二进制格式（.xlsb）

Excel文件的默认保存格式是.xlsx，但你可以选择保存为二进制格式（.xlsb），这种格式通常会减小文件大小。你可以通过“另存为”功能选择不同的文件类型进行保存。

2、删除不必要的工作表

检查你的Excel文件，看看是否有不需要的工作表。如果有，删除这些工作表可以显著减小文件大小。确保只保留必要的数据和表格。

二、删除多余数据

1、删除空白行和列

空白行和列会占用额外的存储空间，所以删除它们是减小文件大小的一个简单方法。你可以通过选择空白行或列，右键点击并选择“删除”来完成此操作。

2、清理隐含数据

有时，Excel表格中可能会有一些隐含数据，这些数据并不直接显示在表格中，但仍然占用存储空间。使用“清除格式”、“清除内容”等功能可以清理这些隐含数据。

三、压缩图片和对象

1、压缩图片

如果Excel文件中包含大量图片，可以通过压缩图片来减小文件大小。选中图片后，点击“图片工具”中的“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。

2、删除不必要的对象

Excel文件中可能包含一些不必要的对象，例如图表、形状、SmartArt等。删除这些不必要的对象可以有效减小文件大小。

四、使用数据表而不是范围

1、使用数据表

将数据转换为Excel数据表而不是普通的范围，可以帮助Excel更高效地管理数据。选中数据范围后，点击“插入”选项卡中的“表格”按钮。

2、减少数据表的复杂性

如果数据表中包含过多的公式、条件格式等复杂内容，可以尝试简化这些内容，从而减小文件大小。

五、分割大文件

1、分割大文件为多个小文件

如果Excel文件非常大，可以考虑将其分割为多个小文件。这不仅可以减小每个文件的大小，还可以提高文件的打开和操作速度。

2、使用外部链接

将数据分割到多个文件后，可以使用外部链接将这些文件连接起来，从而保持数据的一致性和可访问性。

六、清理条件格式和样式

1、清理条件格式

条件格式可以显著增加Excel文件的大小。检查并删除不必要的条件格式，可以减小文件大小。你可以通过“条件格式”菜单中的“管理规则”功能来清理条件格式。

2、清理样式

Excel文件中可能包含许多未使用的样式，这些样式会占用存储空间。使用“样式”菜单中的“管理样式”功能，可以删除未使用的样式。

七、使用宏和VBA脚本

1、使用宏自动清理数据

你可以编写宏或VBA脚本，自动执行上述清理操作。例如，编写宏来删除空白行和列、清理隐含数据、压缩图片等。

2、优化VBA代码

如果Excel文件中包含大量的VBA代码，优化这些代码可以减小文件大小并提高执行效率。例如，通过减少循环次数、使用更高效的算法等方法优化代码。

八、检查数据源和连接

1、清理无效数据连接

Excel文件中可能包含一些无效的数据连接，这些连接会占用存储空间。检查并删除这些无效的连接，可以减小文件大小。你可以通过“数据”选项卡中的“连接”功能来管理数据连接。

2、优化数据源

如果Excel文件中包含大量外部数据源，可以尝试优化这些数据源。例如，通过减少数据量、使用更高效的数据格式等方法优化数据源。

通过以上方法，你可以有效减小Excel文件的大小，提高文件的打开和操作速度。每种方法都有其特定的应用场景和效果，你可以根据实际需要选择合适的方法进行操作。