excel怎么能保存文件小

Excel文件可以通过压缩、删除不必要的数据、使用较少的图片和图表、选择适当的文件格式等方法来缩小文件大小。其中，选择适当的文件格式是一个非常有效的方法，可以通过将文件保存为二进制格式（.xlsb）来大幅减小文件大小。这种格式不仅可以显著减少文件体积，而且在打开和保存文件时还可以提升速度。

选择适当的文件格式可以显著缩小Excel文件的大小。例如，将.xlsx格式转换为.xlsb格式，因为二进制文件格式更紧凑，并且能够有效地压缩文件中的数据和公式。此外，二进制格式在处理复杂表格和大量数据时，性能表现也更好。

一、压缩文件

1、使用Excel内置压缩功能

Excel自带的压缩功能可以有效地减少文件大小。首先，打开Excel文件，点击“文件”选项，然后选择“另存为”。在保存文件的对话框中，选择“工具”按钮，并点击“压缩图片”。在弹出的对话框中，选择适当的分辨率，比如“电子邮件（96 ppi）”，然后保存文件。这种方法主要针对包含图片的Excel文件，能够显著减少文件体积。

2、使用压缩软件

压缩软件如WinRAR或7-Zip也可以帮助减小文件大小。首先，将Excel文件保存到本地，然后用压缩软件将文件压缩为.zip或.rar格式。这种方法在传输文件时尤其有用，因为压缩后的文件占用更少的存储空间和带宽。

二、删除不必要的数据

1、移除空白行和列

很多时候，Excel文件中包含大量的空白行和列，这些无用的数据会占用文件空间。通过删除这些空白行和列，可以显著减小文件大小。首先，选中空白行或列，右键点击并选择“删除”。这种方法不仅能减小文件体积，还能提高文件的可读性和整洁度。

2、清理冗余数据

在数据分析过程中，可能会生成大量的中间数据和临时表格。这些数据在最终文件中往往是不必要的，可以在保存文件之前将其删除。通过清理这些冗余数据，文件大小可以显著减少，而且也有助于提高文件的处理速度和响应时间。

三、优化图片和图表

1、减少图片分辨率

在Excel文件中插入高分辨率图片会显著增加文件大小。通过降低图片的分辨率，可以有效减少文件体积。选中图片后，点击“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，选择较低的分辨率，比如“网页（150 ppi）”或“电子邮件（96 ppi）”。

2、使用矢量图形

与位图图片相比，矢量图形（如SVG格式）具有更小的文件大小和更高的缩放性。在Excel中使用矢量图形而不是位图图片，可以显著减小文件大小。此外，矢量图形在放大和缩小时不会失真，能够保持高质量的显示效果。

四、选择适当的文件格式

1、保存为二进制格式（.xlsb）

将文件保存为二进制格式（.xlsb）是一个非常有效的方法，可以显著减小文件大小。首先，打开Excel文件，点击“文件”选项，然后选择“另存为”。在保存文件的对话框中，选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”格式，然后保存文件。这种格式不仅可以减少文件体积，而且在打开和保存文件时还可以提升速度。

2、使用压缩格式（.zip）

将Excel文件压缩为.zip格式可以进一步减少文件大小。首先，将Excel文件保存到本地，然后用压缩软件如WinRAR或7-Zip将文件压缩为.zip格式。这种方法在传输文件时尤其有用，因为压缩后的文件占用更少的存储空间和带宽。

五、优化公式和函数

1、减少嵌套公式

复杂的嵌套公式会增加文件的计算量和大小。通过减少嵌套公式，可以显著提高文件的性能和缩小文件体积。例如，可以将复杂的公式拆分为多个单独的公式，并将其放在不同的单元格中进行计算。

2、使用数组公式

数组公式可以一次性处理多个数据，从而减少文件中的公式数量。通过使用数组公式，可以减少文件的计算量和大小。例如，可以使用SUMPRODUCT函数来替代多个SUMIF或COUNTIF函数，从而减少文件中的公式数量。

六、清理格式和样式

1、移除多余的格式

多余的格式如边框、填充颜色和字体样式会增加文件大小。通过移除这些多余的格式，可以显著减小文件体积。首先，选中需要清理的单元格，右键点击并选择“清除格式”。这种方法不仅能减小文件体积，还能提高文件的可读性和整洁度。

2、统一格式和样式

在Excel文件中使用统一的格式和样式，可以减少文件的复杂性和大小。例如，可以创建和应用样式模板，而不是为每个单元格单独设置格式。通过统一格式和样式，可以减少文件中的重复信息，从而减小文件体积。

七、使用外部数据源

1、链接外部数据源

将数据存储在外部数据源（如SQL数据库或SharePoint）中，并在Excel文件中创建链接，可以显著减小文件大小。首先，在Excel中选择“数据”选项卡，然后点击“从其他来源”并选择适当的数据源。通过链接外部数据源，可以减少Excel文件中的数据量，从而减小文件体积。

2、使用Power Query

Power Query是Excel中的一项强大功能，可以用于连接、整理和转换数据。通过使用Power Query，可以将数据存储在外部数据源中，并在Excel文件中创建链接，从而减少文件中的数据量和大小。此外，Power Query还可以提高数据处理的效率和灵活性。

八、其他优化技巧

1、删除隐藏的工作表

隐藏的工作表会增加文件的大小，但在最终文件中可能是不必要的。通过删除这些隐藏的工作表，可以显著减小文件体积。首先，点击“视图”选项卡，然后选择“取消隐藏”。在弹出的对话框中，选择需要删除的工作表并点击“删除”。

2、禁用宏和VBA代码

宏和VBA代码会增加文件的复杂性和大小。如果不再需要这些宏和代码，可以将其删除或禁用。首先，点击“开发工具”选项卡，然后选择“宏”。在弹出的对话框中，选择需要删除的宏并点击“删除”。此外，还可以在“Visual Basic编辑器”中删除不需要的VBA代码。

通过以上方法，可以有效地减小Excel文件的大小，提高文件的性能和可读性。这不仅有助于节省存储空间，还能提高文件的处理速度和传输效率。