excel表格做大了怎么变小

优化Excel表格的大小可以通过删除不必要的行和列、压缩图像、减少公式复杂度、使用适当的数据格式等方法实现。 其中，删除不必要的行和列是最直接且简单的方法，通过精简数据可以显著减少文件的大小。

一、删除不必要的行和列

1. 删除空白行和列

在使用Excel时，常常会因为数据的调整而留下许多空白的行和列。这些空白行和列会占用不必要的空间，增加文件的大小。通过以下步骤可以删除这些空白行和列：

选择整个工作表：点击左上角的三角形按钮以选择整个工作表。
查找和选择：在“开始”选项卡中，找到“查找和选择”按钮，然后选择“转到特殊”。
选择空白单元格：在弹出的对话框中，选择“空白单元格”选项，然后点击“确定”。
删除空白行和列：选中所有空白单元格后，可以右键选择“删除”选项，选择“整行”或“整列”进行删除。

2. 删除隐藏的行和列

有时候我们会隐藏一些行和列，这些隐藏的行和列虽然在视图中不可见，但它们仍然占用存储空间。可以通过以下步骤来删除这些隐藏的行和列：

显示隐藏的行和列：首先，通过选择整个工作表并点击右键选择“取消隐藏”来显示所有隐藏的行和列。
删除不必要的行和列：然后，手动检查并删除那些不再需要的行和列。

二、压缩图像

1. 使用Excel的内置压缩功能

在Excel中插入的图像可以占用大量的文件空间。通过压缩图像可以显著减少文件的大小：

选择图像：点击你要压缩的图像。
图片工具：在“格式”选项卡中，找到“压缩图片”按钮。
选择压缩选项：在弹出的对话框中，可以选择适当的压缩选项，如删除裁剪区域、选择适合屏幕分辨率等。
应用压缩：点击“确定”以应用压缩。

2. 使用外部工具压缩图像

除了使用Excel内置的压缩功能，还可以使用外部的图像压缩工具，如TinyPNG、JPEGmini等，将图像压缩后再插入Excel表格中。

三、减少公式复杂度

1. 使用简单的公式

复杂的公式不仅会增加计算时间，还会占用更多的存储空间。尽量简化公式，例如：

避免使用数组公式：数组公式会占用更多的内存，尽量使用简单的单元格公式来代替。
减少嵌套函数：嵌套过多的函数会增加计算复杂度，可以将复杂的计算拆分成多个步骤来处理。

2. 使用值替换公式

对于不再需要动态更新的计算结果，可以将公式替换为静态值：

选择公式单元格：选中包含公式的单元格区域。
复制并粘贴为值：按Ctrl+C复制，然后右键选择“粘贴为值”选项。

四、使用适当的数据格式

1. 选择合适的单元格格式

使用合适的单元格格式可以减少文件大小，例如：

日期和时间：使用标准的日期和时间格式，而不是自定义格式。
数字格式：使用数字格式而不是文本格式来存储数字数据。

2. 避免多余的格式设置

过多的格式设置（如字体、颜色、边框等）会增加文件的大小，尽量使用简洁的格式：

清除格式：选择单元格区域，点击“开始”选项卡中的“清除格式”按钮。
使用样式：通过Excel的样式功能来统一设置格式，而不是对每个单元格单独设置。

五、使用数据透视表和外部数据连接

1. 使用数据透视表

数据透视表可以有效地汇总和分析大量数据，而不需要在工作表中保留所有详细数据：

插入数据透视表：选择数据区域，点击“插入”选项卡中的“数据透视表”按钮。
汇总数据：通过拖拽字段来创建所需的汇总表。

2. 使用外部数据连接

对于非常大的数据集，可以考虑将数据存储在外部数据库中，而不是直接在Excel中存储：

创建外部数据连接：在“数据”选项卡中，选择“从其他来源”按钮，然后选择适当的外部数据源进行连接。
查询数据：通过Excel的查询功能来获取和分析外部数据。

六、分割工作表

1. 创建多个工作表

将一个非常大的工作表分割成多个较小的工作表，可以减小每个文件的大小，同时提升Excel的运行速度：

按主题分割：根据数据的不同主题，将数据分割到不同的工作表中。
按时间分割：根据时间段将数据分割到不同的工作表中，例如按年度、季度或月度分割。

2. 使用链接和合并

在需要汇总数据时，可以使用链接和合并功能来获取分散在不同工作表中的数据：

创建链接：在目标单元格中输入等号，然后选择源单元格来创建链接。
使用合并功能：在“数据”选项卡中，选择“合并”按钮，按照提示操作来合并数据。

七、清理数据

1. 删除重复数据

重复的数据不仅会增加文件的大小，还会影响数据分析的准确性：

删除重复项：选择数据区域，点击“数据”选项卡中的“删除重复项”按钮，然后按照提示操作。

2. 删除不必要的格式和对象

有时候我们会在表格中插入一些对象（如图形、文本框等），这些对象会增加文件的大小：

查找和删除对象：在“开始”选项卡中，找到“查找和选择”按钮，然后选择“对象”，检查并删除不必要的对象。

八、压缩文件

1. 使用Excel内置的压缩功能

Excel提供了内置的文件压缩功能，可以在保存文件时选择压缩选项：

另存为：点击“文件”菜单，选择“另存为”选项。
选择压缩选项：在保存对话框中，点击“工具”按钮，选择“常规选项”，然后勾选“压缩文件”选项。

2. 使用外部压缩工具

还可以使用外部的压缩工具（如WinRAR、7-Zip等）来进一步压缩Excel文件：

压缩文件：将Excel文件添加到压缩工具中，然后选择适当的压缩选项进行压缩。

九、使用适当的文件格式

1. 使用XLSX格式

对于较大的数据文件，使用XLSX格式而不是旧的XLS格式可以显著减小文件的大小：

另存为XLSX：点击“文件”菜单，选择“另存为”选项，然后选择“Excel工作簿(*.xlsx)”格式。

2. 使用CSV格式

对于纯文本数据，可以使用CSV格式来存储数据，这种格式会比XLSX格式占用更少的空间：

另存为CSV：点击“文件”菜单，选择“另存为”选项，然后选择“CSV(逗号分隔)(*.csv)”格式。

十、定期维护和检查

1. 定期清理数据

定期检查和清理数据可以防止文件过于臃肿：

每月检查：每月定期检查工作表，删除不必要的数据和对象。
年度归档：将不再需要的历史数据归档到单独的文件中，以减小当前文件的大小。

2. 监控文件大小

通过监控文件的大小，可以及时发现和处理文件变大的问题：

文件属性：通过文件属性查看文件大小，及时发现异常增长。
版本控制：使用版本控制系统来保存不同版本的文件，便于回溯和比较文件大小的变化。

通过以上方法，您可以有效地减小Excel表格的大小，提高文件的运行速度和响应时间，从而提升工作效率。