excel怎么制作空白发票打印

开头段落:

在Excel中制作空白发票打印需要掌握以下几个关键步骤：创建发票模版、设置单元格格式、插入公司和客户信息、添加发票内容、设置打印区域。以下将详细展开其中一个步骤“设置单元格格式”，因为它是确保发票打印效果最佳的关键。在设置单元格格式时，需要调整列宽和行高，使其适合打印需求；选择合适的字体和字号，使发票内容清晰易读；使用边框和填充颜色来区分不同的区域，使发票更加美观和专业。

正文:

一、创建发票模版

创建一个发票模版是制作空白发票的第一步。首先打开Excel，并新建一个空白工作簿。将工作簿保存为模板文件，这样可以在需要时快速创建新的发票。

1.1 设置页面布局

在“页面布局”选项卡中，选择适当的纸张大小（如A4）和方向（如纵向）。此外，还可以设置页边距，确保打印时内容不会超出纸张范围。

1.2 创建表头

在表头部分，输入公司名称、地址、联系方式等信息。这些信息通常放在发票的顶部居中位置，可以使用合并单元格的功能将信息居中对齐。

二、设置单元格格式

设置单元格格式是制作发票的重要步骤，可以确保打印效果最佳。

2.1 调整列宽和行高

根据发票的内容，调整每一列的宽度和每一行的高度。可以手动拖动列边界和行边界来调整，或者在“格式”选项卡中进行精确设置。

2.2 选择字体和字号

选择合适的字体和字号，使发票内容清晰易读。常用的字体包括Arial、Calibri等，字号通常设置为10到12。

2.3 使用边框和填充颜色

使用边框和填充颜色来区分不同的区域，使发票更加美观和专业。在“开始”选项卡中，可以找到边框和填充颜色的设置选项。

三、插入公司和客户信息

在发票的顶部或者左侧，插入公司和客户的详细信息。这些信息包括公司名称、地址、电话、传真、电子邮件等。

3.1 公司信息

在发票的顶部居中位置，输入公司名称，可以使用较大的字号和粗体来突出显示。公司地址、电话等信息可以放在公司名称的下方，使用较小的字号。

3.2 客户信息

在发票的左侧，输入客户的详细信息。客户信息包括客户名称、地址、电话等。可以使用表格的形式来排列这些信息，使其整齐有序。

四、添加发票内容

发票的主要部分是发票内容，包括商品或服务的名称、数量、单价、总价等。

4.1 商品或服务列表

在表格中创建商品或服务的列表，每一行代表一项商品或服务。列表的列标题可以包括“编号”、“描述”、“数量”、“单价”、“总价”等。

4.2 计算总价

使用Excel的公式功能，自动计算每一项商品或服务的总价。可以在“总价”列中使用公式“=数量*单价”进行计算。

五、设置打印区域

设置打印区域是确保发票打印效果的关键步骤。在“页面布局”选项卡中，选择“打印区域”，然后选择需要打印的区域。

5.1 预览打印效果

在设置好打印区域后，可以使用“打印预览”功能查看打印效果。如果发现问题，可以返回工作表进行调整。

5.2 打印设置

在“文件”选项卡中，选择“打印”，然后根据需要调整打印设置，如打印份数、打印范围等。确保选择正确的打印机，最后点击“打印”按钮完成打印。

六、保存模板

为了方便以后的使用，可以将制作好的发票保存为模板文件。在“文件”选项卡中，选择“另存为”，然后选择“Excel模板”格式进行保存。这样，在需要制作新的发票时，可以直接使用这个模板，节省时间和精力。

6.1 模板命名

给模板文件命名，可以使用“发票模板”或其他便于识别的名称。

6.2 存储位置

选择合适的存储位置，可以将模板文件保存在本地硬盘或者云端存储，以便随时访问。

七、使用模板创建新发票

在需要创建新的发票时，可以打开保存好的模板文件，然后根据需要修改和填写发票内容。

7.1 填写客户信息

根据实际情况填写客户的详细信息，包括客户名称、地址、电话等。

7.2 填写发票内容

根据实际情况填写发票的内容，包括商品或服务的名称、数量、单价、总价等。使用Excel的公式功能，自动计算每一项商品或服务的总价和发票的总金额。

八、检查和打印发票

在填写好发票内容后，需要仔细检查发票的各项信息，确保无误。然后可以进行打印。

8.1 检查发票信息

仔细检查发票的各项信息，确保无误。如果发现问题，及时进行修改。

8.2 打印发票

在“文件”选项卡中，选择“打印”，然后根据需要调整打印设置，选择正确的打印机，最后点击“打印”按钮完成打印。

九、保存和发送发票

在打印好发票后，可以将发票保存为PDF文件，然后通过电子邮件发送给客户，或者将纸质发票邮寄给客户。

9.1 保存为PDF文件

在“文件”选项卡中，选择“另存为”，然后选择“PDF”格式进行保存。这样可以确保发票的格式和内容在发送过程中不会发生变化。

9.2 发送发票

通过电子邮件将发票发送给客户，或者将纸质发票邮寄给客户。确保客户能够及时收到发票，并确认发票的内容。

十、总结

通过以上步骤，可以在Excel中制作空白发票打印。制作空白发票需要掌握创建发票模版、设置单元格格式、插入公司和客户信息、添加发票内容、设置打印区域等关键步骤。通过合理的设置和调整，可以确保发票打印效果最佳，使发票更加美观和专业。在实际操作中，可以根据需要灵活调整和修改发票的内容和格式，确保发票满足实际需求。