excel表打印怎么设置更好看

要想将Excel表格打印得更好看，关键在于设置页边距、调整页面布局、使用合适的字体和格式、添加页眉页脚、应用网格线、和适当的颜色和样式。这些设置不仅能提升表格的美观度，还能提高其可读性和专业性。下面我们详细探讨如何通过这些步骤来优化Excel表格的打印效果。

一、设置页边距

适当的页边距设置可以确保内容不会过于拥挤，同时为页面留出足够的空白区域，提升整体观感。

1、适当的页边距

在Excel中，可以通过“页面布局”选项卡来设置页边距。选择“页边距”选项，可以使用默认的“普通”、“窄”、“宽”选项，或者选择“自定义页边距”来进行更细致的调整。一般来说，普通的页边距设置已经足够满足大多数需求，但如果内容较多，可以选择“窄”页边距，以充分利用页面空间。

2、设置居中打印

为了使表格在页面上更加对称，可以选择将表格内容在页面上水平和垂直居中。在“页面布局”选项卡中，点击“页面设置”对话框启动器，选择“页边距”选项卡，然后勾选“水平居中”和“垂直居中”选项，这样可以确保表格内容在页面上居中显示，提升整体的美观度。

二、调整页面布局

页面布局的调整是为了确保表格在打印时能完整显示，避免内容被截断或分页不合理。

1、选择合适的纸张大小和方向

在“页面布局”选项卡中，可以选择合适的纸张大小和方向。一般常用的纸张大小为A4，如果表格内容较宽，可以选择横向打印。点击“方向”选项，选择“横向”或“纵向”来适应表格的宽度。

2、调整缩放比例

有时候表格内容较多，单页无法完全显示，可以通过调整缩放比例来压缩表格内容。在“页面布局”选项卡中，点击“页面设置”对话框启动器，选择“页面”选项卡，设置缩放比例，或者选择“调整为”选项，将表格内容调整到一页或几页内，以确保打印效果最佳。

三、使用合适的字体和格式

字体和格式的选择对表格的可读性和美观度有着直接影响。

1、选择清晰的字体

为了确保打印效果，选择清晰、易读的字体尤为重要。常用的字体如Arial、Calibri、Times New Roman都是不错的选择。字体大小一般设置在10到12之间，如果内容较多，可以适当缩小字体，但不要小于8，以免影响阅读。

2、使用一致的格式

保持表格格式的一致性，包括字体、字号、颜色等，可以提升表格的专业性和美观度。可以在表头使用加粗、背景色等格式来突出重点信息，提升表格的层次感。

四、添加页眉页脚

页眉页脚的添加可以为表格增加注释信息，提高其专业度和实用性。

1、添加页眉

在“插入”选项卡中，选择“页眉页脚”选项，可以添加页眉信息，如表格标题、日期、作者等。这样不仅可以增加表格的信息量，还可以使其在多页打印时保持一致性。

2、添加页脚

页脚部分可以添加页码、总页数等信息。在“页眉页脚”工具中，选择“页脚”选项，可以插入页码、文件路径等内容，方便查看和整理。

五、应用网格线和边框

网格线和边框的应用可以使表格内容更加清晰，提升其可读性和美观度。

1、打印网格线

在“页面布局”选项卡中，勾选“打印”选项下的“网格线”，可以确保表格在打印时包含网格线，使各单元格内容更加清晰。

2、设置边框

在表格中，适当设置边框可以突出重点信息或分隔不同内容。在“开始”选项卡中，选择“边框”选项，可以根据需要设置不同类型的边框，如实线、虚线、粗线等，增强表格的层次感。

六、适当的颜色和样式

颜色和样式的应用可以使表格更加美观，但需注意不要过于花哨，以免影响阅读。

1、使用适当的背景色

在表格中，可以使用适当的背景色来区分不同类型的信息或突出重点内容。在“开始”选项卡中，选择“填充颜色”选项，可以为单元格或单元格区域设置背景色。一般来说，浅色背景较为适合，既能突出信息，又不会影响阅读。

2、应用条件格式

条件格式可以根据特定条件自动应用格式，如颜色、字体等。在“开始”选项卡中，选择“条件格式”选项，可以设置不同的条件格式，如数据条、色阶、图标集等，使表格内容更加直观。

七、调整列宽和行高

适当调整列宽和行高，可以确保表格内容在打印时不被截断，提升可读性。

1、自动调整列宽

在选择需要调整的列后，可以双击列标题之间的分隔线，Excel会自动调整列宽以适应内容。这样可以确保每列内容都能完整显示，不会被截断。

2、调整行高

类似地，可以通过选择行并拖动行标题之间的分隔线来调整行高，确保行内内容显示完整。如果内容较多，可以选择“自动换行”选项，使内容在单元格内换行显示，提高表格的整齐度。

八、预览打印效果

在正式打印前，预览打印效果可以帮助发现问题并进行调整。

1、使用打印预览

在“文件”选项卡中，选择“打印”选项，可以进入打印预览界面，查看表格的打印效果。通过预览，可以检查页边距、布局、字体等设置是否合适，发现问题后及时调整。

2、进行试打印

在预览后，可以进行一次试打印，查看实际打印效果。如果发现问题，可以根据需要进行调整，直到满意为止。

九、使用模板和样式

利用Excel内置的模板和样式，可以快速创建美观专业的表格。

1、选择合适的模板

在“文件”选项卡中，选择“新建”选项，可以浏览并选择适合的表格模板。Excel提供了多种模板，如预算、项目管理、日程安排等，可以根据需要选择合适的模板，省时省力。

2、应用表格样式

在“开始”选项卡中，选择“表格样式”选项，可以应用Excel内置的多种表格样式。这些样式包括不同的颜色、边框、字体等，可以快速提升表格的美观度和专业性。

十、使用宏和脚本

宏和脚本可以帮助自动化表格设置和格式调整，提高效率。

1、录制宏

在“开发工具”选项卡中，选择“录制宏”选项，可以记录一系列的操作步骤，如格式设置、数据输入等。录制完成后，可以通过运行宏来自动执行这些步骤，提高工作效率。

2、编写脚本

对于更复杂的操作，可以编写VBA（Visual Basic for Applications）脚本。在“开发工具”选项卡中，选择“Visual Basic”选项，可以打开VBA编辑器，编写脚本来自动化表格处理操作。这对于需要经常处理大量数据和复杂表格的用户来说，非常实用。

十一、保护和共享表格

在设置好表格后，保护和共享表格可以确保数据安全和方便协作。

1、保护工作表

在“审阅”选项卡中，选择“保护工作表”选项，可以设置密码保护工作表，防止未经授权的修改。在保护工作表时，可以选择允许的操作，如选择单元格、输入数据等，确保数据安全。

2、共享工作簿

在“审阅”选项卡中，选择“共享工作簿”选项，可以与其他用户共享工作簿，方便多人协作。在共享工作簿时，可以设置权限，如只读、可编辑等，提高协作效率。

十二、打印设置保存和导出

在完成所有设置后，可以保存打印设置或将表格导出为PDF等格式，方便打印和分享。

1、保存打印设置

在“文件”选项卡中，选择“另存为”选项，可以保存包含打印设置的工作簿。在保存时，可以选择不同的文件格式，如xlsx、xlsm等，确保打印设置得到保存，方便以后使用。

2、导出为PDF

在“文件”选项卡中，选择“导出”选项，可以将表格导出为PDF格式。PDF格式具有良好的跨平台兼容性，打印效果稳定，适合分享和存档。在导出时，可以选择导出整个工作簿或选定的工作表，满足不同需求。

通过以上详细步骤，可以确保Excel表格在打印时效果更好看，提升其专业性和美观度。