excel怎么知道之前改动数据

通过历史版本、使用追踪修订功能、查看更改记录，可以知道Excel中之前改动的数据。历史版本功能对于在云端保存的文件非常有用，通过此功能可以查看和恢复之前的版本。使用追踪修订功能可以记录每一个改动，包括谁在什么时候做了哪些更改。最后，查看更改记录可以帮助你在数据发生变化时进行详细的审计。

一、历史版本

1.1 云端文件版本控制

在现代办公环境中，许多Excel文件都会保存在云端，例如OneDrive或SharePoint。云端存储的一个主要优点是文件的历史版本控制功能。通过这一功能，你可以轻松地查看和恢复文件的早期版本。

当文件保存在OneDrive或SharePoint时，Excel会自动保存文件的不同版本。你可以通过以下步骤访问这些版本：

打开你要查看的Excel文件。
单击文件菜单，然后选择“信息”。
在“信息”页面中，选择“版本历史记录”。你将看到文件的所有保存版本。
单击你想查看的版本，你可以查看、比较，甚至恢复这个版本。

1.2 本地文件版本控制

对于本地保存的文件，你也可以启用自动保存功能，每次保存文件时，Excel会生成一个新的版本。要查看这些版本，可以使用Excel的内置功能：

打开你要查看的文件。
单击文件菜单，然后选择“信息”。
在“信息”页面中，选择“管理工作簿”。
从下拉菜单中选择“恢复未保存的工作簿”或“恢复自动保存的工作簿”，你将看到所有保存版本。

二、追踪修订功能

2.1 启用追踪修订

Excel提供了一个非常强大的功能，称为追踪修订。启用这个功能后，Excel会记录所有的更改，包括谁在什么时候做了哪些更改。要启用追踪修订，请按照以下步骤操作：

打开你要跟踪的Excel文件。
单击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，单击“修订”，然后选择“修订”。
在弹出的对话框中，选择“跟踪修订”。

2.2 查看和处理修订

启用追踪修订后，你可以随时查看和处理这些修订：

打开你要查看的文件。
单击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，单击“修订”，然后选择“显示修订”。

你将看到所有的修订记录，每一个更改都会标注出来，包括更改的内容、时间和作者。你可以选择接受或拒绝每一个修订，从而确保文件的完整性。

三、查看更改记录

3.1 使用审阅功能

Excel的审阅功能可以帮助你详细审计文件的更改记录。通过此功能，你可以查看谁在什么时候做了哪些更改，并且可以生成详细的报告。要使用审阅功能，请按照以下步骤操作：

打开你要审阅的Excel文件。
单击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，单击“审阅工作簿”。

3.2 生成更改报告

生成更改报告可以帮助你更好地理解文件的历史和变化。要生成更改报告，请按照以下步骤操作：

打开你要生成报告的Excel文件。
单击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，单击“审阅工作簿”。
在弹出的对话框中，选择“生成报告”。

生成的报告将详细列出所有的更改记录，包括更改的时间、作者和内容。你可以使用这些信息来进行详细的审计和分析。

四、数据恢复和保护

4.1 数据恢复

有时，尽管有历史版本和修订记录，仍然可能需要恢复被误删或错误修改的数据。Excel提供了几种数据恢复方法，包括使用撤销功能、恢复自动保存的版本以及从备份文件中恢复数据。

撤销功能是最简单的方法，可以立即恢复最近的更改。你可以使用快捷键Ctrl+Z来撤销更改，或者通过“编辑”菜单中的“撤销”选项来恢复数据。

4.2 数据保护

为了避免数据被意外修改或删除，你可以使用Excel的保护功能来保护工作簿和工作表。通过保护功能，你可以限制对文件的访问和修改权限，从而确保数据的完整性。

要保护工作簿，请按照以下步骤操作：

打开你要保护的Excel文件。
单击“审阅”选项卡。
在“更改”组中，单击“保护工作簿”。
在弹出的对话框中，选择你要设置的保护选项。

五、使用外部工具和插件

5.1 外部工具

除了Excel内置的功能外，还有许多外部工具和插件可以帮助你更好地管理和跟踪文件的更改。这些工具通常提供更高级的功能，例如详细的更改日志、自动生成报告和实时监控。

5.2 插件

一些常用的Excel插件可以帮助你更好地管理文件的更改。例如，Collabio和Ablebits等插件提供了强大的版本控制和审计功能，可以帮助你更好地管理和跟踪Excel文件的更改。

六、最佳实践

6.1 定期备份

定期备份是确保数据安全和完整性的最佳方法之一。通过定期备份，你可以确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。你可以使用Excel的自动保存功能进行定期备份，也可以使用第三方备份工具进行更高级的备份。

6.2 用户权限管理

为了防止数据被未经授权的用户修改或删除，你可以设置用户权限管理。通过设置用户权限，你可以限制对文件的访问和修改权限，从而确保数据的安全性。你可以使用Excel的保护功能进行用户权限管理，也可以使用SharePoint或其他云存储平台的权限管理功能。

七、培训和教育

7.1 培训

培训是确保团队成员了解并正确使用Excel功能的关键。通过培训，你可以确保团队成员了解如何使用版本控制、追踪修订和审计功能，从而更好地管理和跟踪文件的更改。

你可以组织定期的培训课程，邀请Excel专家进行讲解和示范。此外，你还可以提供在线培训资源，例如视频教程和在线课程，帮助团队成员随时学习和提高技能。

7.2 教育

除了培训，你还可以通过教育提高团队成员的数据管理意识。例如，你可以制定数据管理政策和指南，明确规定如何使用Excel功能进行数据管理和跟踪。通过教育，你可以确保团队成员了解数据管理的重要性，并在日常工作中遵循最佳实践。

总之，通过历史版本、使用追踪修订功能和查看更改记录，你可以轻松地知道Excel中之前改动的数据。通过实施这些功能和最佳实践，你可以确保数据的完整性和安全性，并提高团队的工作效率。