wps怎么压缩excel表格

WPS压缩Excel表格的方法有多种，包括减小文件大小、删除不必要的数据和优化图片等。最常用的方法有：删除不必要的行和列、压缩图片、使用适当的文件格式。其中，删除不必要的行和列是最有效的方法之一，因为这可以显著减小文件大小，尤其是在文件包含大量空白行或列的情况下。

一、删除不必要的行和列

1.1 删除空白行和列

在Excel表格中，删除不必要的空白行和列是一种简单而有效的方法来减小文件大小。空白行和列虽然看起来无害，但它们会占用文件空间，特别是在大型数据表中。

1. 选择空白行或列：使用Shift键和鼠标左键选择需要删除的空白行或列。
2. 删除行或列：右键点击选择的行或列，然后选择“删除”。

1.2 删除重复数据

重复数据不仅会增加文件大小，还会影响数据分析的准确性。通过删除重复数据，可以有效减小文件大小。

1. 选择数据区域：选择需要检查的整个数据区域。
2. 删除重复项：在“数据”选项卡中，选择“删除重复项”，然后按照提示删除重复数据。

二、压缩图片

2.1 使用内置图片压缩工具

WPS Excel提供了内置的图片压缩工具，可以帮助用户减少图片占用的文件空间，从而减小文件大小。

1. 选择图片：点击需要压缩的图片。
2. 压缩图片：在“格式”选项卡中，选择“压缩图片”，然后根据需要选择压缩选项。

2.2 使用外部图片压缩工具

如果内置工具不能达到预期效果，可以使用外部图片压缩工具，如TinyPNG、JPEG-Optimizer等，进一步压缩图片，然后重新插入到Excel表格中。

三、使用适当的文件格式

3.1 保存为压缩格式

将文件保存为压缩格式，如XLSX，而不是老旧的XLS格式，因为XLSX本身就具有压缩功能，可以显著减小文件大小。

1. 另存为：点击“文件”菜单，然后选择“另存为”。
2. 选择格式：在文件类型下拉菜单中选择“Excel工作簿 (*.xlsx)”，然后保存文件。

3.2 使用外部压缩工具

除了使用WPS自带的压缩功能，还可以使用外部压缩工具，如WinRAR、7-Zip等，对文件进行进一步压缩。

四、优化公式和数据

4.1 使用有效的公式

复杂的公式会增加文件大小，并影响Excel的运行速度。尽量使用简单有效的公式，或者将公式计算结果转化为数值。

1. 简化公式：检查复杂公式，尽量使用简单的公式来代替。
2. 转换为数值：选中计算结果区域，复制，然后右键选择“选择性粘贴”，选择“数值”。

4.2 分析数据区域

一些数据区域可能包含大量不必要的细节数据，通过合理分析和过滤数据，可以去除不必要的数据，从而减小文件大小。

1. 使用筛选功能：在“数据”选项卡中，选择“筛选”，然后根据需要筛选出重要数据。
2. 删除不必要的数据：筛选出重要数据后，删除不需要的数据行或列。

五、减少使用嵌入对象和链接

5.1 删除不必要的嵌入对象

嵌入对象如图表、图形、文本框等会占用较大的文件空间。删除不必要的嵌入对象可以有效减小文件大小。

1. 选择嵌入对象：点击需要删除的嵌入对象。
2. 删除嵌入对象：按Delete键删除选中的嵌入对象。

5.2 减少外部链接

外部链接会增加文件的复杂性和大小。尽量减少外部链接的使用，或者将外部数据导入到Excel表格中。

1. 检查外部链接：在“数据”选项卡中，选择“编辑链接”，查看和管理外部链接。
2. 移除不必要的链接：根据需要删除不必要的外部链接。

六、使用数据压缩插件

6.1 安装数据压缩插件

一些第三方插件可以帮助压缩Excel表格中的数据，显著减小文件大小。例如，Kutools for Excel提供了多种数据压缩工具。

1. 安装插件：下载并安装合适的Excel数据压缩插件。
2. 使用插件：根据插件提供的功能，选择适当的压缩工具对Excel表格进行压缩。

6.2 使用内置功能

一些数据压缩插件提供了自动压缩功能，可以自动分析并压缩Excel表格中的数据。

1. 启用自动压缩：在插件设置中，启用自动压缩功能。
2. 自动压缩：插件会自动分析Excel表格，并根据需要进行压缩。

七、定期维护和清理

7.1 定期清理文件

定期检查和清理Excel文件，删除不必要的数据和内容，可以有效保持文件大小在可控范围内。

1. 定期检查文件：每隔一段时间检查一次Excel文件，确保没有不必要的数据和内容。
2. 清理文件：根据检查结果，删除不必要的数据和内容。

7.2 使用清理工具

一些Excel清理工具可以帮助自动清理文件中的不必要数据和内容，保持文件大小在可控范围内。

1. 安装清理工具：下载并安装合适的Excel清理工具。
2. 使用清理工具：根据清理工具提供的功能，定期清理Excel文件。

八、总结

通过以上方法，可以有效压缩WPS Excel表格，减小文件大小。删除不必要的行和列、压缩图片、使用适当的文件格式、优化公式和数据、减少使用嵌入对象和链接、使用数据压缩插件以及定期维护和清理，都是非常实用的方法。希望通过这些方法，您能更好地管理和压缩Excel文件，提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 我如何在WPS中压缩Excel表格大小？

WPS提供了简单的方法来压缩Excel表格的大小。您可以按照以下步骤进行操作：

• 打开WPS软件并打开要压缩的Excel表格。
• 在菜单栏中选择“文件”选项。
• 选择“另存为”并选择保存位置。
• 在保存类型中选择“Excel文件（.xlsx）”或“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
• 在保存对话框中点击“工具”按钮。
• 选择“压缩”选项，并根据您的需求选择压缩选项。
• 点击“确定”按钮并保存文件。

2. 如何在WPS中减小Excel表格文件大小？

如果您想减小Excel表格的文件大小，可以尝试以下方法：

• 打开WPS软件并打开要减小大小的Excel表格。
• 在菜单栏中选择“文件”选项。
• 选择“另存为”并选择保存位置。
• 在保存类型中选择“Excel文件（.xlsx）”或“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
• 在保存对话框中点击“工具”按钮。
• 选择“压缩”选项，并选择“删除未使用的样式和格式”。
• 点击“确定”按钮并保存文件。

3. WPS中有没有办法压缩Excel表格的大小？

是的，WPS提供了压缩Excel表格大小的功能。您可以按照以下步骤操作：

• 打开WPS软件并打开要压缩的Excel表格。
• 在菜单栏中选择“文件”选项。
• 选择“另存为”并选择保存位置。
• 在保存类型中选择“Excel文件（.xlsx）”或“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
• 在保存对话框中点击“工具”按钮。
• 选择“压缩”选项，并根据您的需求选择压缩选项。
• 点击“确定”按钮并保存文件。

希望以上解答对您有所帮助。如果您还有其他问题，请随时提问。