excel表格怎么预览打印

在Excel中预览打印的方法有多种：使用“打印预览”功能、调整页边距、使用页面布局视图、插入分页符、设置打印区域。其中，“打印预览”功能是最直观和常用的方法。通过这个功能，你可以在实际打印之前预览打印效果，并进行必要的调整，以确保打印结果符合预期。

打印预览功能可以帮助用户在打印之前查看整个工作表的打印效果，从而避免纸张和墨水的浪费。使用打印预览功能，你可以调整页边距、页面方向、缩放比例等参数来优化打印效果。接下来，我们将详细介绍如何在Excel中实现打印预览及相关设置。

一、使用“打印预览”功能

1、进入打印预览模式

在Excel中，进入打印预览模式非常简单。你可以通过以下步骤进行操作：

1. 打开你需要预览的Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”菜单。
3. 选择“打印”选项。
4. 在右侧的预览窗口中，你可以看到当前工作表的打印效果。

在这里，你可以通过左右箭头来浏览每一页的打印效果。如果发现有任何需要调整的地方，可以返回到工作表进行修改。

2、调整打印设置

在打印预览模式下，你可以对打印设置进行调整，包括纸张大小、页面方向、边距等。具体操作如下：

1. 在打印预览窗口中，点击“打印设置”。
2. 选择你需要的纸张大小，例如A4、Letter等。
3. 选择页面方向，可以选择纵向或者横向。
4. 调整页边距，确保内容不会超出打印区域。
5. 如果需要，可以设置页码、标题行等。

通过这些设置，你可以确保打印出来的内容整洁、美观，符合预期。

二、调整页边距

1、设置页边距

在Excel中，页边距是指工作表内容与纸张边缘之间的距离。合理的页边距设置可以确保打印效果更加美观。你可以通过以下步骤来调整页边距：

1. 打开你需要设置页边距的Excel文件。
2. 点击“页面布局”选项卡。
3. 在“页面设置”组中，点击“页边距”。
4. 选择预设的页边距，或者点击“自定义页边距”进行手动设置。

2、自定义页边距

如果预设的页边距无法满足你的需求，你可以手动设置页边距：

1. 在“页面布局”选项卡中，点击“页边距”。
2. 选择“自定义页边距”。
3. 在弹出的对话框中，输入你需要的页边距数值。
4. 点击“确定”保存设置。

这样，你就可以根据实际需要调整页边距，确保打印效果符合要求。

三、使用页面布局视图

1、进入页面布局视图

页面布局视图是Excel中一个非常实用的功能，它可以帮助你在工作表中直观地查看打印效果。你可以通过以下步骤进入页面布局视图：

1. 打开你需要预览的Excel文件。
2. 点击“视图”选项卡。
3. 在“工作簿视图”组中，点击“页面布局”。

在页面布局视图中，你可以直接查看每一页的打印效果，并进行必要的调整。

2、调整页面布局

在页面布局视图中，你可以对页面布局进行调整，包括插入页眉和页脚、调整列宽和行高等。具体操作如下：

1. 在页面布局视图中，点击需要调整的列或行。
2. 拖动列宽或行高线，调整到合适的大小。
3. 如果需要插入页眉或页脚，可以点击页面顶部或底部的区域，输入你需要的内容。

通过这些调整，你可以确保每一页的打印效果整洁、美观。

四、插入分页符

1、手动插入分页符

在Excel中，分页符用于划分打印页面，确保每一页的内容符合预期。你可以通过以下步骤手动插入分页符：

1. 打开你需要插入分页符的Excel文件。
2. 选择需要插入分页符的行或列。
3. 点击“页面布局”选项卡。
4. 在“页面设置”组中，点击“分页符”。
5. 选择“插入分页符”。

2、调整分页符位置

如果插入的分页符位置不合适，你可以对其进行调整：

1. 在页面布局视图中，找到需要调整的分页符。
2. 将鼠标移到分页符线上，等待光标变成双箭头。
3. 拖动分页符线到合适的位置。

通过这些操作，你可以确保每一页的内容符合打印需求。

五、设置打印区域

1、定义打印区域

在Excel中，打印区域是指你希望打印的工作表部分。你可以通过以下步骤定义打印区域：

1. 打开你需要设置打印区域的Excel文件。
2. 选择需要打印的单元格区域。
3. 点击“页面布局”选项卡。
4. 在“页面设置”组中，点击“打印区域”。
5. 选择“设置打印区域”。

2、清除打印区域

如果你需要清除之前设置的打印区域，可以通过以下步骤进行操作：

1. 打开你需要清除打印区域的Excel文件。
2. 点击“页面布局”选项卡。
3. 在“页面设置”组中，点击“打印区域”。
4. 选择“清除打印区域”。

通过这些操作，你可以灵活地定义和调整打印区域，确保打印效果符合需求。

六、使用缩放功能

1、设置缩放比例

在Excel中，缩放功能可以帮助你调整打印内容的大小，以便更好地适应纸张大小。你可以通过以下步骤设置缩放比例：

1. 打开你需要设置缩放比例的Excel文件。
2. 点击“页面布局”选项卡。
3. 在“页面设置”组中，点击“缩放比例”。
4. 输入你需要的缩放比例，例如100%、75%等。

2、自动缩放

如果你不确定需要设置的缩放比例，可以使用自动缩放功能，让Excel自动调整打印内容的大小：

1. 在“页面布局”选项卡中，点击“缩放比例”。
2. 选择“调整为页面宽度”或“调整为页面高度”。
3. Excel会自动调整打印内容的大小，以适应纸张大小。

通过这些操作，你可以确保打印内容清晰可见，并符合纸张大小。

七、设置页眉和页脚

1、添加页眉和页脚

页眉和页脚可以帮助你在打印时添加一些额外的信息，例如页码、日期、文档标题等。你可以通过以下步骤添加页眉和页脚：

1. 打开你需要添加页眉和页脚的Excel文件。
2. 点击“插入”选项卡。
3. 在“文本”组中，点击“页眉和页脚”。
4. 输入你需要的内容，例如页码、日期等。

2、自定义页眉和页脚

如果你需要添加一些特殊的内容，可以自定义页眉和页脚：

1. 在“插入”选项卡中，点击“页眉和页脚”。
2. 选择“自定义页眉”或“自定义页脚”。
3. 在弹出的对话框中，输入你需要的内容，并进行格式设置。
4. 点击“确定”保存设置。

通过这些操作，你可以在打印时添加一些额外的信息，使文档更加专业。

八、打印选项设置

1、选择打印机

在打印之前，你需要选择合适的打印机。你可以通过以下步骤选择打印机：

1. 打开你需要打印的Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”菜单。
3. 选择“打印”选项。
4. 在打印设置窗口中，选择你需要的打印机。

2、设置打印份数

如果你需要打印多份文档，可以设置打印份数：

1. 在打印设置窗口中，找到“份数”选项。
2. 输入你需要的打印份数，例如2份、3份等。
3. 点击“打印”按钮，开始打印。

通过这些操作，你可以确保打印机和打印份数设置正确，顺利完成打印任务。

九、检查打印预览

1、预览每一页

在打印之前，最好检查每一页的打印预览，确保没有错误。你可以通过以下步骤进行预览：

1. 打开你需要打印的Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”菜单。
3. 选择“打印”选项。
4. 在打印预览窗口中，通过左右箭头浏览每一页的打印效果。

2、进行最后调整

如果在预览过程中发现任何问题，可以进行最后的调整：

1. 返回到工作表，修改需要调整的内容。
2. 再次进入打印预览模式，检查调整后的效果。
3. 确认所有内容都正确无误后，点击“打印”按钮。

通过这些操作，你可以确保打印效果符合预期，避免浪费纸张和墨水。

十、总结

在Excel中预览打印是一个非常重要的步骤，它可以帮助你在打印之前检查和调整打印效果，确保最终的打印结果符合预期。通过使用打印预览功能、调整页边距、使用页面布局视图、插入分页符、设置打印区域、使用缩放功能、添加页眉和页脚以及设置打印选项，你可以灵活地管理和优化打印效果。

在实际操作中，合理利用这些功能和技巧，可以大大提高工作效率，确保打印效果专业、美观。希望本文提供的详细步骤和操作指南，能够帮助你在Excel中更好地预览和打印工作表。

相关问答FAQs：

1. 为什么我在Excel中预览打印时看到的页面与实际打印出来的有差异？

预览打印时，Excel会根据页面设置和打印区域来显示内容，但实际打印时可能会受到打印机设置、纸张大小等因素的影响，导致页面显示与实际打印有差异。

2. 如何调整Excel表格的打印区域以确保完整打印？

若您在预览打印时发现表格部分被截断，可以通过调整打印区域来确保完整打印。在页面布局视图或打印预览视图中，选择“页面布局”选项卡，然后使用鼠标拖动调整打印区域的边界，确保包含您想要打印的所有内容。

3. 如何在Excel中设置页眉和页脚以显示标题和页码等信息？

若您想在打印时在每一页的顶部或底部显示标题、页码等信息，可以设置页眉和页脚。在页面布局视图或打印预览视图中，选择“页面布局”选项卡，然后点击“页眉和页脚”按钮。在弹出的对话框中，您可以选择要显示的内容，如标题、日期、页码等，并进行自定义设置。完成后，点击确定即可应用到打印页面上。