怎么按顺序打印excel表格

要按顺序打印Excel表格，首先需要确保表格内容清晰、页边距设置合理、打印区域确定无误、分页符位置适当、并且可以考虑应用分页预览模式。这些步骤可以帮助你按顺序打印Excel表格，并确保打印结果符合预期。以下是详细的步骤：

1. 确认表格内容清晰

确保Excel表格中的内容排列整齐、字体大小合适，避免因字体过小或过大影响阅读效果。可以选择合适的字体和字号，并使用单元格格式化功能，例如边框、背景色等，使表格更加美观和易读。

2. 设置页边距

适当的页边距可以让表格在打印时不会过于紧凑或松散。可以通过“页面布局”选项卡中的“页边距”功能来设置页边距。通常，默认的页边距设置已经足够，但在需要时可以进行调整。

3. 确定打印区域

在Excel中，可以通过选择特定的单元格区域来定义打印区域，这样可以避免打印多余的空白页。可以通过“页面布局”选项卡中的“打印区域”功能来设置打印区域。选择需要打印的单元格区域后，点击“设置打印区域”即可。

4. 设置分页符

分页符用于控制表格在打印时的分页位置。可以通过“页面布局”选项卡中的“分页符”功能来设置分页符。手动调整分页符位置，可以避免在不合适的位置断开表格内容。

5. 应用分页预览模式

分页预览模式可以帮助你更直观地查看打印结果。可以通过“视图”选项卡中的“分页预览”功能来切换到分页预览模式。在此模式下，可以清晰地看到每一页的内容布局，并可以手动调整分页符位置。

一、确认表格内容清晰

在打印前，确保表格内容清晰是非常重要的。以下是一些具体的方法和技巧：

选择合适的字体和字号

选择合适的字体和字号可以提高表格的可读性。常用的字体如Arial、Calibri、Times New Roman等都是不错的选择。字号方面，一般建议使用10-12号字体，这样既不会过小影响阅读，也不会过大占用过多空间。

使用单元格格式化功能

通过单元格格式化功能，可以为表格添加边框、背景色等，使其更加美观和易读。例如，可以为表头添加背景色，以便与其他数据区分开来。还可以为重要数据添加加粗或斜体效果，以突出显示。

合并单元格和调整列宽

在一些情况下，可以通过合并单元格来简化表格结构。例如，在表头部分，可以合并单元格以形成一个统一的标题。此外，调整列宽和行高也是提高表格可读性的重要手段。可以根据内容的长度适当调整列宽和行高，使表格更加紧凑和整齐。

二、设置页边距

页边距的设置直接影响打印结果的布局。以下是一些设置页边距的具体方法：

使用默认页边距设置

Excel默认的页边距设置通常已经能够满足大多数打印需求。可以通过“页面布局”选项卡中的“页边距”功能查看和应用默认设置。如果默认设置适合你的需求，可以直接使用。

自定义页边距设置

在一些特殊情况下，可能需要自定义页边距。可以通过“页面布局”选项卡中的“自定义页边距”功能进行调整。在弹出的对话框中，可以分别设置上、下、左、右的页边距。根据实际需求，可以适当缩小或增大页边距，以达到最佳打印效果。

注意页眉和页脚

在设置页边距时，还需要注意页眉和页脚的设置。页眉和页脚可以包含页码、日期、文件名等信息，有助于提高打印件的规范性和可读性。可以通过“页面布局”选项卡中的“页眉/页脚”功能进行设置。

三、确定打印区域

确定打印区域可以避免打印多余的空白页，以下是具体的方法：

选择需要打印的单元格区域

首先，选择需要打印的单元格区域。可以通过拖动鼠标选择需要打印的单元格，也可以通过输入单元格地址的方式进行选择。例如，可以在名称框中输入“A1:C10”来选择A1到C10的单元格区域。

设置打印区域

选择好需要打印的单元格区域后，可以通过“页面布局”选项卡中的“打印区域”功能来设置打印区域。点击“设置打印区域”后，所选区域将被标记为打印区域。在打印预览时，只会显示打印区域内的内容。

清除打印区域

如果需要重新设置打印区域，可以通过“页面布局”选项卡中的“打印区域”功能来清除打印区域。点击“清除打印区域”后，可以重新选择和设置打印区域。

四、设置分页符

分页符的设置可以控制表格在打印时的分页位置，以下是具体的方法：

手动插入分页符

在需要分页的位置，可以通过“页面布局”选项卡中的“分页符”功能手动插入分页符。将光标放在需要分页的位置，然后点击“插入分页符”即可。手动插入分页符可以避免在不合适的位置断开表格内容。

移动和删除分页符

在分页预览模式下，可以直接拖动分页符的位置进行调整。将鼠标指针移到分页符上，然后按住鼠标左键拖动分页符到合适的位置即可。如果需要删除分页符，可以右键点击分页符，然后选择“删除分页符”。

自动分页符

Excel在打印时会自动插入分页符，但自动分页符的位置可能并不总是理想的。因此，手动调整分页符位置可以帮助你更好地控制打印结果。

五、应用分页预览模式

分页预览模式可以帮助你更直观地查看打印结果，以下是具体的方法：

切换到分页预览模式

可以通过“视图”选项卡中的“分页预览”功能切换到分页预览模式。在此模式下，可以清晰地看到每一页的内容布局。分页预览模式下，页面边界和分页符位置都会以蓝色虚线显示，方便你进行调整。

调整分页符位置

在分页预览模式下，可以直接拖动分页符的位置进行调整。将鼠标指针移到分页符上，然后按住鼠标左键拖动分页符到合适的位置即可。调整分页符位置可以确保每一页的内容都完整和连贯。

返回普通视图模式

在完成分页符调整后，可以通过“视图”选项卡中的“普通”功能返回普通视图模式。在普通视图模式下，可以继续编辑和调整表格内容。

六、打印预览和最终打印

在完成上述设置后，可以进行打印预览和最终打印，以下是具体的方法：

打印预览

在实际打印前，建议先进行打印预览。可以通过“文件”选项卡中的“打印”功能进入打印预览界面。在打印预览界面，可以查看每一页的内容布局，并可以进行必要的调整。如果发现有任何问题，可以返回表格进行修改。

选择打印机和打印设置

在打印预览界面，可以选择打印机和进行打印设置。可以选择合适的打印机，并调整打印设置，如纸张大小、打印方向、份数等。根据实际需求，可以选择单页打印还是双面打印等选项。

最终打印

在确认打印预览和打印设置无误后，可以点击“打印”按钮进行最终打印。确保打印机正常工作，并有足够的纸张和墨水。在打印过程中，注意观察打印效果，确保每一页的内容都符合预期。

七、处理打印问题

在打印过程中，可能会遇到一些问题，以下是一些常见问题及解决方法：

打印内容不完整

如果发现打印内容不完整，可能是因为打印区域设置不正确或分页符位置不合适。可以返回表格检查和调整打印区域和分页符位置，确保所有需要打印的内容都在打印区域内。

打印质量差

如果打印质量差，可能是因为打印机墨水不足或纸张质量不佳。可以检查打印机墨水和纸张，必要时更换新的墨盒或纸张。此外，可以通过打印机设置调整打印质量，如选择高质量打印模式。

打印页数过多

如果打印页数过多，可能是因为页边距设置过大或表格内容过于分散。可以通过调整页边距和表格布局来减少打印页数。例如，可以适当缩小页边距，合并单元格，调整列宽和行高等。

通过以上步骤，可以帮助你按顺序打印Excel表格，并确保打印结果符合预期。希望这些方法和技巧对你有所帮助。