excel大小怎么调小

调整Excel文件大小的核心方法有：删除多余数据、清除格式、减少公式使用、优化图片、压缩文件、使用高效的数据存储格式、分割数据表。

删除多余数据是最直接且常见的方法。很多时候，我们的Excel文件变得庞大，是因为表格中包含了许多无用的行和列数据。这些数据不仅占用了存储空间，还可能影响Excel的运行速度。可以通过删除不必要的数据来大幅度减小文件大小。

一、删除多余数据

删除多余数据是最直接且常见的方法。很多时候，我们的Excel文件变得庞大，是因为表格中包含了许多无用的行和列数据。这些数据不仅占用了存储空间，还可能影响Excel的运行速度。

1. 删除未使用的行和列

在Excel中，某些看似空白的单元格实际上可能包含有数据或格式，导致文件大小增加。为了清除这些多余的内容，可以按照以下步骤操作：

选择实际使用的区域
按下Ctrl + Shift + 右箭头/下箭头，选中多余的列/行
右键点击选择“删除”

2. 清理隐藏的内容

有时候，一些隐藏的内容或表格也会占用大量空间。确保删除所有不需要的隐藏内容：

检查并删除隐藏的工作表
清理所有筛选器和排序
删除隐藏的行和列

二、清除格式

格式化单元格在Excel中占用大量的存储空间，尤其是大规模的条件格式、单元格边框、填充颜色等。因此，合理的清除格式可以显著减小文件大小。

1. 清除条件格式

条件格式是一个强大的工具，但它也可能导致文件过大。可以通过以下步骤清除条件格式：

选择整个工作表或特定区域
点击“开始”选项卡中的“条件格式”
选择“清除规则”

2. 删除多余的单元格格式

有时候，我们不小心给整个工作表应用了某种格式，这会大大增加文件大小。可以使用以下步骤删除多余的格式：

选择实际使用的单元格范围
按下Ctrl + A选择整个工作表
在“开始”选项卡中，点击“格式刷”，然后应用到实际使用的区域之外的所有单元格

三、减少公式使用

复杂的公式和大量的计算会显著增加Excel文件的大小。通过减少公式的使用或将其转换为静态值，可以有效减小文件大小。

1. 将公式转换为值

对于一些不需要动态更新的数据，可以将公式转换为静态值：

选择包含公式的单元格
按Ctrl + C复制
右键点击，选择“选择性粘贴”，然后选择“值”

2. 优化公式

尽量使用简单的公式和函数，避免嵌套过多的复杂公式。例如：

使用SUMIFS、COUNTIFS等函数代替复杂的数组公式
避免使用过多的VLOOKUP、HLOOKUP函数，改用INDEX和MATCH函数

四、优化图片

图片和图表在Excel文件中占用大量的存储空间。通过优化或删除不必要的图片，可以显著减小文件大小。

1. 压缩图片

Excel中内置了图片压缩功能，可以通过以下步骤压缩图片：

选择要压缩的图片
在“图片工具”选项卡中，点击“压缩图片”
选择适当的分辨率，并确保选中“应用于此图片”选项

2. 使用外部链接

如果图片只是作为参考，可以考虑将其存储在外部，并在Excel中使用超链接的方式引用，而不是直接嵌入图片。

五、压缩文件

将Excel文件压缩成ZIP格式，可以显著减小文件大小。尽管这不会减小实际的Excel文件大小，但可以方便传输和存储。

1. 使用内置的压缩功能

在Windows操作系统中，可以直接将Excel文件压缩成ZIP格式：

右键点击Excel文件
选择“发送到” -> “压缩(zipped)文件夹”

2. 使用第三方压缩工具

有些第三方工具如WinRAR、7-Zip等，提供了更强大的压缩功能，可以进一步减小文件大小。

六、使用高效的数据存储格式

选择合适的文件格式，可以帮助减小文件大小。例如，将Excel文件保存为二进制格式（.xlsb），可以显著减小文件大小。

1. 保存为二进制格式

Excel提供了多种文件格式，其中二进制格式（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式占用更少的空间：

点击“文件” -> “另存为”
选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”

2. 使用CSV格式

对于只包含数据的表格，可以考虑将其保存为CSV格式，这种格式占用的空间最小，但不支持格式和公式：

点击“文件” -> “另存为”
选择“CSV (逗号分隔) (*.csv)”

七、分割数据表

如果一个Excel文件中包含大量的数据，可以考虑将其分割成多个文件。这不仅可以减小单个文件的大小，还可以提高数据管理的效率。

1. 分割数据到多个工作表

将大量的数据分割到多个工作表，可以有效减小每个工作表的大小：

创建新的工作表
将数据分割到不同的工作表中，确保每个工作表的数据量适中

2. 使用多个文件

对于特别庞大的数据集，可以考虑将其分割到多个文件中：

创建多个Excel文件
将数据分割到不同的文件中，确保每个文件的数据量适中

八、删除历史版本和恢复文件

Excel会自动保存文件的多个历史版本和恢复文件，这些文件也会占用存储空间。删除这些历史版本和恢复文件，可以减小Excel文件的大小。

1. 删除历史版本

在Excel中，可以通过以下步骤删除历史版本：

点击“文件” -> “信息”
在“版本历史记录”中，删除不需要的历史版本

2. 删除恢复文件

Excel会自动保存临时恢复文件，这些文件占用的空间也可以通过删除来释放：

查找Excel的临时文件夹
删除不需要的临时恢复文件

九、使用数据模型和Power Query

Excel中的数据模型和Power Query功能可以帮助优化数据处理和存储，从而减小文件大小。

1. 使用数据模型

数据模型是一种高效的数据存储和处理方式，可以有效减小文件大小：

在“数据”选项卡中，点击“管理数据模型”
将数据添加到数据模型中，减少数据冗余

2. 使用Power Query

Power Query是一种强大的数据提取、转换和加载工具，可以帮助优化数据处理：

在“数据”选项卡中，点击“获取数据”
使用Power Query清理、转换和加载数据，减少数据冗余

十、优化数据连接

在Excel中，数据连接是指从外部数据源（如数据库、网页等）导入数据的过程。优化数据连接可以帮助减小文件大小。

1. 删除不需要的数据连接

检查并删除不需要的数据连接：

在“数据”选项卡中，点击“连接”
删除不需要的数据连接

2. 使用高效的数据连接方式

尽量使用高效的数据连接方式，如ODBC、OLE DB等，减少数据冗余：

在“数据”选项卡中，点击“获取数据”
选择高效的数据连接方式

结语

通过以上方法，可以有效减小Excel文件的大小，提高文件的管理效率和运行速度。根据实际情况选择合适的方法，并结合多种方式进行优化，将会取得最好的效果。