excel表格怎么把数据变小

用Excel表格将数据变小的方法有多种，包括使用数据压缩、调整单元格格式、应用公式、数据透视表、数据筛选、宏等。在本文中，我们将着重探讨这些方法，并提供详细的操作步骤和实例分析。

一、数据压缩

数据压缩工具

Excel自带的数据压缩功能可以有效减少文件大小。具体操作如下：

1. 打开Excel文件，点击“文件”菜单。
2. 选择“保存为”，并选择适当的文件格式，如.XLSX（压缩率较高）。
3. 点击“工具”按钮，选择“压缩图片”选项。
4. 选择适当的压缩选项，如“电子邮件（96 ppi）”，然后点击“确定”。

删除冗余数据

冗余数据包括重复的行、列和无用的数据。删除这些数据可以显著减少文件大小。

1. 选择数据区域，点击“数据”菜单。
2. 选择“删除重复项”并根据需要选择要删除的列。
3. 确认删除。

二、调整单元格格式

使用数字格式

通过调整数字格式，可以减少数据所占的空间。例如，将小数点后的位数减少。

1. 选择需要调整的单元格区域。
2. 右键点击选择“设置单元格格式”。
3. 在“数字”选项卡中，选择“数字”类别，并调整小数位数。

使用文本格式

如果数据不需要进行计算，可以将其转换为文本格式，这样可以减少一些不必要的存储空间。

1. 选择需要调整的单元格区域。
2. 右键点击选择“设置单元格格式”。
3. 在“数字”选项卡中，选择“文本”类别。

三、应用公式

使用SUMIF和AVERAGEIF

这些公式可以帮助你在特定条件下对数据进行求和或平均，从而减少数据的复杂性。

1. 在目标单元格中输入公式，例如：=SUMIF(A1:A100, ">10", B1:B100)。
2. 按下Enter键，公式将自动计算并显示结果。

使用VLOOKUP和HLOOKUP

这些查找公式可以帮助你从大数据集中提取所需数据，从而减少数据量。

1. 在目标单元格中输入公式，例如：=VLOOKUP("目标值", A1:B100, 2, FALSE)。
2. 按下Enter键，公式将自动计算并显示结果。

四、数据透视表

创建数据透视表

数据透视表是一个强大的工具，可以帮助你汇总和分析大量数据，从而减少数据量。

1. 选择数据区域，点击“插入”菜单。
2. 选择“数据透视表”，并选择放置数据透视表的位置。
3. 在数据透视表字段列表中，选择需要的字段并拖动到适当的区域。

使用数据透视表分析数据

通过数据透视表，你可以轻松地筛选、分类和汇总数据，从而减少数据量。

1. 点击数据透视表中的下拉箭头，选择需要的筛选条件。
2. 数据透视表将自动更新并显示筛选后的数据。

五、数据筛选

使用自动筛选

自动筛选功能可以帮助你快速筛选出所需数据，从而减少数据量。

1. 选择数据区域，点击“数据”菜单。
2. 选择“筛选”，然后点击列标题上的下拉箭头。
3. 选择需要的筛选条件，数据将自动更新。

使用高级筛选

高级筛选功能可以帮助你根据复杂条件筛选数据，从而减少数据量。

1. 选择数据区域，点击“数据”菜单。
2. 选择“高级”，并设置筛选条件。
3. 点击“确定”，数据将自动更新。

六、宏

创建宏

宏是一个强大的工具，可以帮助你自动化重复的任务，从而减少数据量。

1. 点击“开发工具”菜单，选择“录制宏”。
2. 执行需要自动化的操作，然后点击“停止录制”。

编辑宏

你可以编辑宏以优化数据处理过程，从而减少数据量。

1. 点击“开发工具”菜单，选择“宏”。
2. 选择需要编辑的宏，然后点击“编辑”。
3. 在VBA编辑器中，修改宏代码以优化数据处理过程。

七、压缩和优化外部链接和嵌入对象

删除未使用的外部链接

外部链接会增加文件的大小，删除未使用的外部链接可以有效减少文件大小。

1. 点击“数据”菜单，选择“编辑链接”。
2. 选择未使用的链接，点击“断开链接”。

删除未使用的嵌入对象

嵌入对象（如图表、图片）会增加文件的大小，删除未使用的嵌入对象可以有效减少文件大小。

1. 选择未使用的嵌入对象，按下Delete键删除。

八、图表优化

简化图表数据源

图表数据源过大也会增加文件的大小，通过简化数据源可以减少文件大小。

1. 选择图表，右键点击选择“选择数据”。
2. 在数据源中选择需要简化的数据区域。

删除未使用的图表

未使用的图表会增加文件的大小，删除未使用的图表可以减少文件大小。

1. 选择未使用的图表，按下Delete键删除。

九、使用第三方工具

压缩工具

有许多第三方工具可以帮助你压缩Excel文件，从而减少文件大小。常见的工具包括WinRAR、7-Zip等。

1. 下载并安装压缩工具。
2. 选择需要压缩的Excel文件，右键点击选择“添加到压缩文件”。
3. 选择适当的压缩选项，然后点击“确定”。

优化工具

有些优化工具可以帮助你自动化优化Excel文件，从而减少文件大小。常见的工具包括Excel Optimizer等。

1. 下载并安装优化工具。
2. 打开优化工具，选择需要优化的Excel文件。
3. 选择适当的优化选项，然后点击“开始优化”。

十、总结

通过使用上述方法，你可以有效地将Excel表格中的数据变小，从而提高文件的性能和可管理性。数据压缩、调整单元格格式、应用公式、数据透视表、数据筛选、宏、压缩和优化外部链接和嵌入对象、图表优化、使用第三方工具等方法都可以帮助你实现这一目标。希望本文对你有所帮助，并祝你在使用Excel的过程中更加高效和顺利。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel表格中将数据缩小？
在Excel表格中，您可以使用以下方法将数据缩小：

• 使用“缩小比例”选项：在Excel工具栏的右下角，可以找到一个“缩小比例”的选项。通过单击该选项，您可以将整个工作表的显示比例缩小，从而将数据变小。
• 使用单元格格式设置：选择要缩小的单元格或区域，然后在Excel的“开始”选项卡中，找到“单元格格式”选项。在“单元格格式”对话框中，选择“字体”选项卡，并将字体大小设置为较小的值，以将数据缩小。

2. 如何在Excel中缩小特定行或列的数据？
如果您只想缩小Excel表格中的特定行或列的数据，您可以按照以下步骤进行操作：

• 选择要缩小的行或列：点击行号或列号来选择要缩小的行或列。
• 调整行高或列宽：在Excel的“开始”选项卡中，找到“格式”选项，然后选择“行高”或“列宽”。通过设置较小的值，可以将选定的行或列缩小。

3. 如何在Excel中缩小图表的大小？
如果您想要缩小Excel中的图表以适应特定的工作表或页面，您可以尝试以下方法：

• 选择图表并调整大小：选中您想要缩小的图表，然后将鼠标指针放在图表的边缘，直到光标变为双向箭头。通过拖动边缘，可以缩小图表的大小。
• 使用“缩放”选项：在Excel的“页面布局”选项卡中，找到“缩放”选项。通过选择较小的缩放比例，可以将整个工作表的显示比例缩小，从而缩小图表的大小。