做好的excel怎么设置打印出来

一、明确设置Excel打印的核心步骤

调整页面布局、设置打印区域、预览打印效果、调整打印比例。其中，设置打印区域是最关键的一步，通过定义需要打印的区域可以确保打印效果符合预期。

调整页面布局

在设置打印之前，首先要对页面布局进行调整。打开Excel文件后，可以在“页面布局”选项卡中找到各种页面设置选项。在这里，你可以设置纸张方向（纵向或横向）、纸张大小（如A4、A3等），并调整页边距。正确的页面布局设置可以确保打印出的文档看起来整齐美观。

设置纸张方向和大小

根据内容的排布选择合适的纸张方向和大小。对于宽度较大的表格，选择横向打印可以避免内容被压缩得过于狭窄；而对于高度较大的表格，纵向打印则更加合适。在“页面布局”选项卡中，点击“纸张大小”可以选择合适的纸张尺寸，例如A4或A3。

调整页边距

页边距影响到打印内容与纸张边缘的距离。适当的页边距可以使打印内容更加集中，避免重要信息被裁剪掉。在“页面布局”选项卡中，点击“边距”按钮可以选择预设的边距设置，或者自定义边距大小。

设置打印区域

打印区域决定了哪些部分会被打印出来。在Excel中，可以通过选中需要打印的区域，然后点击“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮来设置打印区域。设置好打印区域后，Excel只会打印你指定的部分，避免了不必要的空白页面。

选择打印区域

首先，选中需要打印的单元格区域。然后，点击“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮，并选择“设置打印区域”。这样，你选中的区域就会被标记为打印区域。

清除打印区域

如果需要重新设置打印区域，可以点击“打印区域”按钮，并选择“清除打印区域”。这样，之前设置的打印区域将被取消，你可以重新选择新的打印区域。

预览打印效果

在进行实际打印之前，预览打印效果可以帮助你发现并解决潜在的问题。在Excel中，可以通过点击“文件”选项卡，选择“打印”来进入打印预览界面。在预览界面中，你可以看到打印效果，并进行必要的调整。

检查分页

在打印预览界面中，可以检查分页情况，确保每一页的内容都完整且没有被裁剪。如果发现某些页面内容超出了页面范围，可以通过调整页面布局、缩放比例或重新设置打印区域来解决。

调整打印比例

在预览界面中，可以通过调整打印比例来确保内容适合纸张大小。可以选择“缩放到一页”选项，将所有内容缩放到一页纸上，或者根据需要设置自定义缩放比例。

调整打印比例

根据需要调整打印比例，可以确保打印内容适合纸张大小。在打印预览界面中，可以选择“缩放到一页”选项，将所有内容缩放到一页纸上，或者根据需要设置自定义缩放比例。

缩放到一页

如果希望将所有内容打印在一页纸上，可以选择“缩放到一页”选项。这样，Excel会自动缩放内容，以适应纸张大小。不过需要注意的是，过度缩放可能会导致内容过小，难以阅读。

自定义缩放比例

如果需要更灵活的打印比例，可以选择自定义缩放比例。在打印预览界面中，可以手动设置缩放比例，例如将内容缩放到50%或150%。这样，你可以根据实际需要调整打印效果。

打印标题行和列

在打印较大的表格时，可能需要在每页上重复打印标题行或列。这样可以确保每页上的数据都有对应的标题信息，便于阅读和理解。可以在“页面布局”选项卡中，点击“打印标题”按钮来设置。

设置标题行

在“打印标题”设置窗口中，可以选择需要重复打印的行。例如，如果表格的第一行是标题行，可以在“顶端标题行”字段中输入$1:$1，这样每页的顶部都会打印第一行。

设置标题列

如果需要在每页的左侧重复打印标题列，可以在“打印标题”设置窗口中的“左端标题列”字段中输入相应的列范围。例如，如果表格的第一列是标题列，可以输入$A:$A，这样每页的左侧都会打印第一列。

设置页眉和页脚

页眉和页脚可以添加额外的信息，如页码、日期、文件名称等。在“插入”选项卡中，点击“页眉和页脚”按钮可以进行设置。页眉和页脚的内容会在每页的顶部或底部打印，提供有用的参考信息。

添加页码

在页眉和页脚设置窗口中，可以选择“页码”选项，将页码添加到每页的页眉或页脚。这样，在打印的每页上都会显示当前页码，方便查阅和整理。

添加日期和文件名称

如果需要在每页上显示当前日期或文件名称，可以在页眉和页脚设置窗口中选择相应的选项。这样，每页的页眉或页脚都会显示当前日期或文件名称，提供更多的参考信息。

设置打印选项

在进行实际打印之前，最后一步是设置打印选项。在打印预览界面中，可以点击“打印”按钮，进入打印设置窗口。在这里，你可以选择打印机、设置打印份数、选择打印范围等。

选择打印机

在打印设置窗口中，可以选择要使用的打印机。确保选择的打印机已连接并处于工作状态。

设置打印份数

如果需要多份打印，可以在打印设置窗口中设置打印份数。例如，如果需要打印3份，可以在“份数”字段中输入3。

选择打印范围

在打印设置窗口中，可以选择打印范围。例如，如果只需要打印选定的区域，可以选择“打印选定区域”选项；如果需要打印整个工作表，可以选择“打印整个工作表”选项。

实际打印

完成所有设置后，可以点击“打印”按钮进行实际打印。确保打印机已连接并处于工作状态，纸张已正确放置。等待打印完成后，检查打印效果，确保所有内容都正确打印。

处理打印问题

在实际打印过程中，可能会遇到一些问题。以下是一些常见的打印问题及其解决方法：

打印内容超出纸张范围

如果打印内容超出纸张范围，可以通过调整页面布局、缩放比例或重新设置打印区域来解决。确保所有内容都在纸张范围内。

打印内容过小

如果打印内容过小，可以通过调整缩放比例来解决。例如，将缩放比例设置为100%或更高，以确保内容清晰可读。

打印内容不完整

如果打印内容不完整，可以检查打印区域设置，确保所有需要打印的内容都在打印区域内。还可以检查分页情况，确保每页内容都完整。

总结

通过上述步骤，可以有效设置Excel的打印选项，确保打印效果符合预期。调整页面布局、设置打印区域、预览打印效果、调整打印比例等步骤是确保打印成功的关键。在实际操作中，可以根据具体需求进行灵活调整，确保最终打印效果符合要求。

相关问答FAQs：

1. 如何设置Excel打印时保持单元格边框完整？

• 在打印预览界面，点击“页面布局”选项卡，然后选择“边框”按钮，确保选中“所有单元格”选项，这样可以确保打印出的Excel表格边框完整。

2. 如何设置Excel打印时自动调整页面大小？

• 在打印预览界面，点击“页面布局”选项卡，然后选择“调整到”按钮，然后选择“1页宽”或“1页高”，Excel会自动调整页面大小以适应打印。

3. 如何设置Excel打印时同时显示行号和列标？

• 在打印预览界面，点击“页面布局”选项卡，然后选择“标题”按钮，然后在“左页边”和“上页边”中输入“&R”和“&C”，这样就可以在打印时同时显示行号和列标了。