excel怎么压缩发送邮箱

Excel怎么压缩发送邮箱

使用压缩软件、拆分文件、转换格式是将Excel文件压缩后发送邮件的常用方法。使用压缩软件是其中最方便和常见的方法。具体操作如下：首先需要选择一个合适的压缩软件，如WinRAR、7-Zip等，将需要发送的Excel文件添加到压缩文件中，并进行压缩。这样不仅可以减少文件的大小，还能在一定程度上保护文件的安全性。在展开详细描述之前，让我们深入探讨其他方法和相关技巧。

一、使用压缩软件

1.1、选择压缩软件

目前市场上有多种压缩软件可以使用，如WinRAR、7-Zip、WinZip等。每种软件都有其独特的优点和功能。WinRAR和7-Zip是最常用的两种，它们可以处理多种压缩文件格式，并且具有较高的压缩效率。

WinRAR是一款功能强大的压缩软件，它支持RAR、ZIP等多种压缩格式，能够创建和解压缩文件。它的界面友好，操作简单，非常适合初学者使用。

7-Zip是一款开源的压缩软件，它具有高效的压缩算法，可以将文件压缩到最小的体积。7-Zip支持多种压缩格式，包括7z、ZIP、RAR等，并且可以处理大于4GB的文件。

1.2、压缩文件步骤

以WinRAR为例，压缩文件的步骤如下：

下载并安装WinRAR：从官方网站下载WinRAR安装包，按照提示进行安装。
选择要压缩的Excel文件：在文件资源管理器中找到需要压缩的Excel文件，右键点击该文件。
选择“添加到压缩文件”选项：在右键菜单中选择“添加到压缩文件”选项。
设置压缩选项：在弹出的对话框中，可以选择压缩格式（如RAR、ZIP）、压缩方式（如最快、最好）、分卷大小等参数。
开始压缩：点击“确定”按钮，WinRAR将开始压缩文件，压缩完成后会生成一个压缩包文件。

二、拆分文件

2.1、为什么拆分文件

有时，Excel文件过大，压缩后仍然无法通过邮件发送。在这种情况下，可以考虑将文件拆分成多个小文件。拆分文件可以使每个文件的大小更小，便于通过邮件发送。

2.2、拆分文件的方法

手动拆分：手动拆分是最简单的方法，可以将Excel文件中的数据分成多个工作表或多个文件，然后分别保存。这种方法适用于文件内容较简单，数据量不大的情况。
使用工具拆分：对于数据量较大的Excel文件，可以使用一些工具进行拆分。例如，可以使用Excel自带的“拆分”功能，将一个大的工作表拆分成多个小的工作表。也可以使用一些第三方工具，如文件分割器，将一个大的Excel文件拆分成多个小文件。

2.3、发送拆分后的文件

拆分后的文件可以分别发送邮件。可以将每个拆分后的文件分别压缩，然后发送给收件人。收件人在收到所有文件后，可以将它们解压缩并合并成一个完整的文件。

三、转换格式

3.1、为什么转换格式

有时Excel文件包含大量的图片、图表、公式等，导致文件体积较大。转换文件格式可以有效地减少文件大小。例如，可以将Excel文件转换成PDF格式，这样文件大小会大幅度减少。

3.2、转换格式的方法

使用Excel自带功能：Excel提供了将文件导出为PDF格式的功能。打开需要转换的Excel文件，点击“文件”菜单，选择“另存为”，在文件类型中选择PDF格式，然后点击“保存”。
使用在线转换工具：如果没有安装Excel软件，可以使用一些在线转换工具进行格式转换。例如，可以使用Smallpdf、PDF24等网站，将Excel文件上传到网站上，然后选择转换为PDF格式，最后下载转换后的PDF文件。

3.3、发送转换后的文件

转换后的PDF文件通常比原始的Excel文件小很多，可以直接通过邮件发送。收件人在收到PDF文件后，可以使用PDF阅读器查看文件内容。

四、使用云存储服务

4.1、为什么使用云存储服务

有时Excel文件的体积过大，即使经过压缩或拆分，仍然无法通过邮件发送。在这种情况下，可以考虑使用云存储服务。云存储服务可以提供大容量的存储空间，并且支持文件的在线共享和下载。

4.2、常见的云存储服务

Google Drive：Google Drive是谷歌提供的云存储服务，用户可以免费获得15GB的存储空间。用户可以将Excel文件上传到Google Drive，然后生成共享链接，将链接发送给收件人。
Dropbox：Dropbox是另一款流行的云存储服务，用户可以免费获得2GB的存储空间。用户可以将Excel文件上传到Dropbox，然后生成共享链接，将链接发送给收件人。
OneDrive：OneDrive是微软提供的云存储服务，用户可以免费获得5GB的存储空间。用户可以将Excel文件上传到OneDrive，然后生成共享链接，将链接发送给收件人。

4.3、使用云存储服务的步骤

以Google Drive为例，使用云存储服务的步骤如下：

登录Google Drive：使用谷歌账号登录Google Drive。
上传文件：点击“新建”按钮，选择“文件上传”，在弹出的对话框中选择需要上传的Excel文件。
生成共享链接：文件上传完成后，右键点击该文件，选择“获取链接”，在弹出的对话框中选择“任何拥有链接的人可以查看”，然后点击“复制链接”。
发送链接：将生成的共享链接通过邮件发送给收件人，收件人可以点击链接下载文件。

五、注意事项

5.1、确保文件安全

在发送Excel文件前，确保文件中没有包含敏感信息。如果文件中包含敏感信息，可以考虑对文件进行加密。大多数压缩软件都提供了加密功能，可以在压缩文件时设置密码。

5.2、检查文件完整性

在发送文件前，确保文件是完整的，没有损坏。可以尝试打开文件，检查文件内容是否正确。如果文件过大，可以考虑使用分卷压缩，将文件分成多个部分，然后发送。

5.3、选择合适的压缩格式

选择合适的压缩格式可以提高压缩效率。一般来说，ZIP格式的压缩效率较高，适合大多数情况。如果需要更高的压缩率，可以选择RAR或7z格式。

5.4、了解收件人的需求

在发送文件前，了解收件人的需求和设备情况。如果收件人没有安装解压缩软件，可以选择发送未压缩的文件或使用云存储服务。

六、总结

在将Excel文件压缩后发送邮件时，可以选择使用压缩软件、拆分文件或转换格式的方法。其中，使用压缩软件是最常用的方法，可以有效地减少文件大小。拆分文件和转换格式也是常见的方法，适用于特定情况。此外，可以使用云存储服务，将大文件上传到云端，然后生成共享链接发送给收件人。在发送文件前，确保文件安全、完整，并选择合适的压缩格式和方法。了解收件人的需求和设备情况，可以提高文件发送的成功率。